O que é e como funciona o SPED Fiscal?

O Brasil sabidamente é um país conhecido pelo alto grau de burocracia, principalmente quando falamos sobre tributos ou obrigações fiscais e contábeis. Foi justamente para combater isso que surgiu o SPED Fiscal. O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). Ele tem o objetivo de informatizar a relação entre o Fisco e os contribuintes.

Apesar das boas intenções, sabe-se que o governo vem elevando gradativamente o número de obrigações acessórias. Por exemplo, mais recentemente foi incluído um novo bloco no sped fiscal: o bloco K. Basicamente ele consiste em livro de registro de controle de produção e estoque na versão digital.

O fato é que o projeto SPED vem ganhando cada vez mais relevância para o governo. Principalmente em tempos de queda na arrecadação, projetos com o SPED ganham força. Neste artigo veremos o que é e como funciona o SPED Fiscal. Confira.

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SPED Fiscal: o que é e quais são os impactos?

O SPED Fiscal foi criado com o propósito de facilitar o relacionamento entre as empresas e o poder público. Do ponto de vista das empresas, estas se veem obrigadas a investir cada vez mais na informatização de seus processos. O problema é que muitas vezes o o porte da empresa não justifica o nível de gestão e informatização exigido pelo governo.

Com o passar do tempo os sistemas de solução fiscal disponíveis no mercado foram se tornando cada vez mais eficientes e acessíveis. Atualmente, empresas como a Mainô oferecer soluções de geração de SPED dentro de seus sistemas de gestão.

Origem do SPED Fiscal

Toda a modernização dos procedimentos contábeis que surgiram nos últimos anos fazem parte desse novo projeto do governo. O Sistema Público de Escrituração Digital pode ser dividido em três vertentes:

NF-e – Nota Fiscal Eletrônica

Trata-se da mudança mais notável realizada pelo governo, que impacta diretamente as empresas contribuintes. Lançada em 2008, a nota fiscal eletrônica (nf-e) substituiu a antiga nota em papel. Seu propósito é documentar operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços.

ECD – Escrituração Contábil Digital

Consiste no Livro Diário (se houver), Livro Razão (se houver), Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias em formato digital. Em empresas onde a contabilidade é terceirizada, é muito comum que o empreendedor nem mesmo saiba que ela existe, pois o arquivo é emitido pela mesma.

EFD – Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal ICMS)

EFD é o arquivo digital utilizado para enviar informações ao fisco sobre todos os documentos fiscais gerados e recebidos pela empresa. Esse arquivo digital informa todos os documentos fiscais e dados que o Fisco precisa saber, com destaque para a apuração do ICMS e IPI. Basicamente, todo movimento mensal da empresa está descrito no EFD. Também é popularmente conhecido como SPED Fiscal ICMS.

Como funciona o SPED Fiscal?

O SPED Fiscal facilita a entrega da documentação necessária para o Fisco, sem a necessidade de documentos impressos – eliminando grande parte da burocracia envolvida nesse procedimento. Entretanto, é necessário que a empresa saiba como funciona a entrega do SPED Fiscal para que possa fazê-la de forma adequada.

Apesar de muitas vezes feita pela contabilidade, a responsabilidade pela geração do SPED Fiscal é da empresa contribuinte, que deve fazer a entrega mensalmente. Para isso, basta submeter todas as informações no Programa Validador e Assinador (PVA) que é fornecido no site da Receita Federal do Brasil.

Após a validação dos dados pelo PVA, o arquivo deve ser assinado digitalmente e transmitido ao ambiente SPED da Receita Federal. Essa assinatura digital deve ser feita com o uso de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora credenciada.

Quais os blocos do SPED Fiscal?

Entre o registro inicial (registro 0000) e o registro final (9999), o arquivo é constituído de blocos, cada qual com um registro de abertura, com registros de dados e com um registro de encerramento.

Os blocos são os seguintes:

0 – Bloco de Abertura, Identificação da empresa e Referências

C – Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI)

D – Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS)

E – Apuração do ICMS e do IPI

G – Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP

H – Inventário Físico

K – Controle da Produção e do Estoque

1 – Outras Informações

9 – Controle e Encerramento do Arquivo Digital

Principais erros na entrega

A modernização da entrega dos documentos fiscais aumenta a segurança das informações e reduz as chances de erros. Entretanto, ainda é preciso estar atento para que não existam falhas nesse procedimento. Abaixo listamos alguns dos principais erros na entrega do SPED Fiscal:

  • falta do lançamento de notas fiscais de compras, geralmente por desconhecimento;
  • escrituração de notas fiscais com informações equivocadas em campos como CFOP, CST e impostos por produto;
  • campos obrigatórios não preenchidos;
  • regime de apuração de PIS/Cofins não ajustado nas configurações da empresa;
  • alíquota configurada em desacordo com a tabela de alíquotas permitidas pela Receita Federal;
  • outros erros de preenchimento das informações.

Leia também: A Polêmica do SPED! Quem deve entrega: empresa ou contabilidade?

SPED fiscal: quem está dispensado?

Os seguintes tipos de empresas estão dispensados a entregar o SPED:

  • MEI – micro empreendedor individual;
  • Microempresas e as Empresas de Pequeno Porte (MEs e EPPs), optantes pelo Simples Nacional.

Obs: A dispensa de entrega da EFD não se aplica aos contribuintes dos Estados do Acre, Alagoas, Amazonas, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Rondônia e Tocantins, segundo critérios estabelecidos por cada um destes Estados.

Para verificar o cadastro da sua empresa junto ao SPED, a receita disponibiliza um site para as empresas contribuintes consultarem sua situação.

SPED fiscal: Download do manual e validador

No site oficial da Receita Federal relacionado ao projeto SPED você poderá realizar o download do programa validade, que não apenas valida mas também transmite o SPED para a receita. Ainda no site você também terá acesso ao manual de preenchimento. Para acessar o site oficial do projeto clique aqui.

Se voce deseja fazer o download do programa validador, o PVA, acesse este link.

SPED Fiscal: Prazo

Os SPED Fiscal deverá ser entregue até o dia 20 (vinte) do mês subsequente. Por exemplo, o arquivo da referência janeiro de 2019 deverá ser entregue até o dia 20/02/2019. Você pode conferir se houve alguma alteração nos prazos nesse link.

SPED Fiscal: Bloco K

No meu dia a dia, ao lidar com muitos empresários que possuem dúvidas sobre o Bloco K, percebo que muitas vezes, por má orientação, eles acreditam que o bloco K é uma obrigatoriedade fiscal isolada. Isso ocorre porque, até então, geralmente o contador conseguia gerar o SPED Fiscal somente com as notas fiscais emitidas e recebidas. Muitos empresários sequer sabiam o que é SPED.

edf antes do bloco k

Com o Bloco K, a receita passou a solicitar informações internas da empresa que não se apresentam em documentos fiscais, como, por exemplo, a produção. A receita, com o bloco k, quer saber o quanto de matéria-prima foi consumida e o quanto de produtos acabados foram produzidos no mês, fechando assim uma última lacuna que havia nas informações. Perceba que com o Bloco K, a receita terá controle total sobre o estoque das empresas.

Então, primeiramente, é importante entender que o Bloco K nada mais é que um bloco da EDF (ou SPED Fiscal). Dito isso, para empresas que possuem algum processo de produção (transformação de matéria-prima em produto acabado), não há mais nenhuma lógica no SPED ser gerado através da contabilidade, visto que esse não possui acesso aos registros de produção.

A saída mais simples é utilizar um sistema de gestão que gere o SPED Fiscal.

Temos também um artigo completo sobre o Bloco K em nosso blog, caso necessite de  mais informações.

Conclusão

O fato é que o processo de escrituração, muitas vezes, exige conhecimento especializado. Isso faz com que muitos contribuintes deleguem o envio do SPED Fiscal para seus contadores. Há uma grande discussão sobre quem deve emitir o SPED Fiscal. Entretanto, como já foi dito, a responsabilidade é do contribuinte. Cabe ao contador apoiar o empresário pois, no fim das contas, o contador também terá que lidar com possíveis erros.

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