Como ter um controle de estoque ágil, eficiente e seguro?

Toda empresa tem ciência dos setores que precisam ser geridos e controlados, garantindo o seu real funcionamento. Entre esses métodos gerenciais fundamentais para a otimização dos resultados na rotina empresarial, o gerenciamento e controle de estoque ainda representam um grande desafio. Apesar de ser uma tarefa básica e muito importante, esse controle ainda não é muito investido nas empresas e acaba sendo deixado um pouco de lado comparado aos outros setores de gerenciamento. As empresas se enganam muito em achar que o gerenciamento de estoque se limita apenas às entradas e saídas de materiais ou em apenas ter o produto em estoque para a venda. E isso pode trazer diversas consequências para a sua empresa. 

Existe uma grande dificuldade em manter uma boa gestão ou saber por onde começar esse processo. Um bom controle e gerenciamento pode beneficiar a sua empresa em vários aspectos, além de promover uma maior vantagem competitiva no mercado. O principal objetivo da gestão de estoque é não deixar haver despesas ou prejuízos com os seus produtos, garantindo um bom desempenho de todas as operações do estoque, como controlar e registrar todas as entradas e saídas, monitorar o ciclo das mercadorias em estoque, além da distribuição dessas mercadorias em armazéns e o mais importante, garantir a satisfação de seus clientes. 

Mas, como começar a ter esse gerenciamento e controle de estoque? Uma boa maneira é a automatização! Muitas empresas pecam ao não investirem em recursos tecnológicos para controle e gestão de estoque. Porém, automatizar o controle do estoque reduz significativamente os equívocos e falhas nos processos.  Com a Mainô, que é uma solução digital para esse setor, não será mais necessário realizar operações manuais defasadas. O nosso sistema ajuda a facilitar o trabalho operacional da sua empresa, além de tornar os processos mais rápidos, confiáveis, práticos e eficientes. A seguir, alguns pontos de benefícios que a Mainô traz no gerenciamento e controle de estoque.

Estoque

Além do cadastro manual completo de produto no estoque, você consegue alimentar o seu estoque diretamente pelas notas de entrada de seus fornecedores. Para facilitar ainda mais este processo, as empresas que possuem o Certificado Digital A1 contam com uma funcionalidade de “Monitoramento de NF-e Emitidas Contra o CNPJ” onde depois de localizada a nota, basta incorporar todos os produtos dela em seu estoque, fazendo os ajustes necessários e alimentando produtos já existentes também. Além dessa, outra dificuldade muito presente em distribuidoras é quando as mesmas recebem mercadorias de seus fornecedores em grandes quantidades e precisam fazer a conversão da unidade de medida. Por exemplo, se um produto veio do seu fornecedor como caixa com várias quantidades, mas você vende o seu produto para seus clientes em unidades, você conseguirá fazer a conversão da unidade de medida de CX para UN rapidamente e o sistema ainda atualiza o custo médio de cada unidade em cima do valor total da caixa.

Além da conversão da unidade de medida, você também consegue dividir produtos no estoque através da entrada de uma movimentação. Para facilitar, imagine que seu fornecedor lhe vende uma caixa de blusas, mas nessa caixa você tem blusas de cores diferentes. Como que você alimenta o seu estoque da maneira correta? Com a Mainô você consegue dividi-lo de acordo com as quantidades de cada cor, assim os produtos ficam separados no estoque, prontos para as vendas, para o controle e, se precisar, você ainda pode agrupar produtos iguais em seu estoque. 

Relatórios de gerenciamento

Com o relatório de movimentações de estoque é possível fazer um gerenciamento das entradas e saídas de cada produto, permitindo acompanhar melhor as necessidades do mercado e as diversas demandas durante todo o ano. Afinal, toda empresa tem picos de demandas e com o relatório de movimentações por período você consegue prever  isso facilmente. Além disso, você conta também com os relatórios de posição de estoque onde você consegue saber o saldo do seu estoque em um determinado dia e o relatório de produtos mais vendidos, que te ajuda a entender as demandas relacionadas a cada produto. Um plus do Sistema Mainô é o Relatório de Quantidade Crítica e Mínima de Produtos em Estoque. Com ele você recebe um e-mail de aviso toda vez que um produto chega em uma quantidade crítica ou mínima no seu estoque, isso te ajuda a não deixar o seu estoque zerar e consequentemente não atender as demandas de seus clientes. 

Controle do custo médio de entrada dos produtos em estoque

Outro ponto muito importante é ter o controle do custo de aquisição de cada produto no estoque. Com a Mainô você já sabe que consegue alimentar o seu estoque com as notas dos seus fornecedores. Mas, você sabia que, dependendo do regime da empresa, o custo dos impostos já são acrescidos automaticamente no valor de entrada do seu produtos no estoque? E tem mais, o nosso sistema ainda calcula o preço médio de entrada do produto no estoque, que é o resultado da soma dos valores dos produtos antigos com os valores dos produtos novos dividida pela quantidade total de itens disponíveis no estoque. Isso te ajuda a saber quanto realmente gasta na aquisição de cada produto, sem precisar de cálculos confusos e assim encontrar o valor adequado de venda do seu produto, que pode até ser feito em massa em cima de um fator.

Planejamento de produção

Muito importante também para empresas que dependem do seu estoque para produção é o controle através do planejamento de produção. É preciso que se mantenha um bom estoque de matéria prima, por exemplo, para poder garantir a continuação do processo de produção. Com o planejamento de produção da Mainô você consegue informar a quantidade planejada e a quantidade executada de cada produto na produção.

Notas de transferências e armazenagem

Empresas que possuem matriz e filial costumam fazer muitas notas de transferência entre empresas e notas de armazenagem. Com a Mainô você consegue fazer automaticamente uma nota de transferência ou uma nota para o seu armazém em cima de uma nota de entrada do seu fornecedor. Além disso, você poderá deixar as parametrizações de impostos pré definidas para esses tipos de notas. 

 

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Trabalha com importação? Conheça os serviços de Inspeção

Serviços de inspeção são serviços contratados pelo comprador onde uma empresa isenta (que não seja ligada ao ser fornecedor) vai enviar um funcionário ao fornecedor para checar alguns pontos de controle acordados. Uma empresa de inspeção profissional já tem um checklist criado a partir da sua própria experiência, mas você ainda pode personalizar e incluir novos pontos de controle.

Serviços de inspeção são muito importantes, especialmente para quem está começando a importar, ou quando inicia-se o trabalho com um fornecedor novo. Basicamente, servem para dar a certeza de que tudo o que foi negociado está sendo cumprido. Ele praticamente garante (nenhum serviço é 100% seguro) que as informações passadas pelos fornecedores são verídicas.

A inspeção substitui a visita presencial. Dependo do volume da importação, se você quiser fazer uma viagem pra China, é muito bom, mas também muito caro.

A inspeção pode ser feito de duas formas:

  • Empresas de auditoria ou inspeção profissional;
  • Freelancers ou pessoas de sua confiança.

Caso opte por realizar a inspeção com um freelancer, saiba que ele precisará receber mais informações sobre os pontos de controle. Geralmente estes possuem menor experiência. Numa inspeção profissional o relatório costuma ser melhor e mais detalhado.

Pontos de controle

Afinal, quais pontos de controle devem ser inspecionados? Vamos ao checklist:

  • Certificar-se que a fábrica existe (sim, golpistas existem);
  • A fábrica tem os registros e certificados padrões chineses para operar;
  • O número de funcionários compatível com a capacidade produtiva informada;
  • Possui maquinário compatível com a capacidade produtiva informada;
  • A fábrica é limpa e organizada;
  • Possui capacidade de produção e entrega;
  • O produto final atende às especificações técnicas;
  • Você ainda pode adicionar ao checklist padrão itens personalizados, como por exemplo: Possui clientes no Brasil.

Inspeções tradicionais x inspeções acreditadas

Como já percebemos, as inspeções tradicionais são realizadas basicamente para dar mais segurança ao comprador. Mas em alguns casos o órgão regulador brasileiro pode exigir um certificado de inspeção. Nesse caso, devemos utilizar inspeção acreditada.

Inspeção acreditada é quando o certificado de inspeção emitido pela prestadora do serviço serve como válido pelo órgão certificador no Brasil. Como o próprio nome sugere, nas inspeções acreditadas o órgão fiscalizador acredita no laudo do inspetor.

Por exemplo, se você vai importar brinquedos, o INMETRO já possui um padrão de pontos de controle que devem ser checados. Esses pontos são definidos pelo INMETRO, e não por você. Nesse caso, a prestadora de serviço que vai inspecionar, precisa emitir um certificado de acreditação do INMETRO brasileiro. Se você contratar uma empresa que não possui esse certificado, o INMETRO não acreditará no laudo dessa empresa.

Tipos de inspeção

Existem diversos tipos de inspeção que podem ser contratados. As mais comuns são:

Auditoria de fábrica: É a primeira auditoria e deve ser feita antes de enviar qualquer remessa de dinheiro ao fornecedor. Ela verifica itens de controle básicos, por exemplo: Se a fábrica existe, se possui todos os certificados, e se a documentação está em dia.

Dica: Pode ser que a fábrica não aceite a inspeção. Nesse caso, é melhor cancelar o negócio. Uma empresa profissional aceita inspeção, pois entende que é parte do processo. Se a fábrica pedir 30% antes de aceitar a auditoria, tenha quase certeza de que é uma fraude. Geralmente o fato de a fábrica aceitar a inspeção já implica em uma grande redução do risco da operação.

Inspeção pré-embarque: Nesse tipo, o inspetor verifica o seu lote de produto pronto (ou pelo menos 80% pronto). O objetivo é realizar testes técnicos, por exemplo, de espessura, gramatura, e outras especificações. Geralmente é feita antes de pagar os últimos 70% da fatura. As inspeções também podem tirar fotos, gravar vídeos do produto e até enviar uma amostra em via aérea para o Brasil.

Existem também outras inspeções não tão comuns. São elas:

Inspeção de carregamento: É uma inspeção importante, mas não muito utilizada. Serve para acompanhar a carga até o lacre do container. O objetivo é garantir que todas as caixas serão embarcadas corretamente. Como essa inspeção é feita quando a fatura já está liquidada, muita gente prefere não fazer. Acontece que quando a mercadoria é frágil ou quando as condições de transporte são importantes, pode ser necessário verificar como essa mercadoria está disposta no container para evitar surpresas desagradáveis.

Auditoria social: Essa é mais rara, mas considero muito importante para construção de uma marca sólida no mercado. É solicitada para saber se na cadeia de produção não há trabalho infantil, trabalho escravo ou análogo, como carga horária abusiva.

Inspeção de fabricação: É possível inspecionar o produto durante a fabricação. Não é muito usada para produção em lote, mas é muito útil para produção contínua. Se a fábrica sempre produz para você, essa inspeção é uma boa ferramenta para gestão da qualidade do produto.

Quanto custa uma inspeção?

Normalmente, um serviço de inspeção custa em torno de 300 dólares. Dependendo de alguns fatores pode variar, como o tipo de inspeção, a região onde a fábrica está localizada, e etc. Por isso, é importante sempre buscar mais de uma cotação.

Algumas empresas são bastante conhecidas inclusive é possível visualizar os valores e serviços em seu site. São elas:

Já realizou estes serviços em suas importações? Compartilhe sua experiência nos comentários.