A história da humanidade pode ser contada por meio das inovações tecnológicas. Há milhares de anos, quando as pessoas descobriram o fogo para aumentar a eficiência, isso permitiu elas dormirem de forma mais tranquila, sem a necessidade de manter parte do grupo acordado para proteger o restante da ameaça de animais selvagens. Muitos séculos depois, com a descoberta da agricultura, a invenção dos moinhos de vento livrou os agricultores de passarem horas a triturar grãos de trigo e outros cereais.
Em ambos os casos, a cada nova conquista, o maior benefício era a liberdade para ter foco em trabalhos mais relevantes. É possível afirmar, dessa forma, que a automação é parte fundamental da nossa trajetória. Desde uma tocha acessa em uma caverna até um smartphone de última geração, todas essas invenções tinham como objetivo facilitar o dia a dia e elevar a produtividade.
Não à toa, a automação é um dos grandes trunfos das empresas para melhorar a performance delas. Afinal, executar tarefas repetitivas, além de maçantes e demoradas, pode custar muito dinheiro. Por outro lado, a automação pode servir para realizar funções bem específicas, muitas vezes impossíveis de serem executadas pelas pessoas. O que é importante, contudo, para os negócios, é permitir que cada integrante da equipe tenha o máximo de concentração em trabalhos que importam de verdade, enquanto as ocupações redundantes são executadas com o apoio da
tecnologia. Abaixo, em destaque, estão alguns pontos importantes na hora de automatizar um negócio, assim como algumas dicas.
1- Aumentar a eficiência encontrando as repetições
Antes de automatizar um negócio, o gestor deve, com a ajuda do time dele, analisar quais trabalhos são feitos de maneira repetitiva. Em seguida, este profissional necessita achar uma solução automatizada que atenda os propósitos da equipe, e verificar se ela será capaz de operar a tarefa tão bem ou tão melhor que as pessoas.
2- Ter um Software de CRM
Ter um CRM é imprescindível para quem deseja automatizar um negócio, ainda mais se ele for de pequeno porte. Isso porque esse sistema tem o que uma empresa precisa para visualizar o funil de vendas e relatórios, organizar os leads, fazer a integração com redes sociais, como o WhatsApp CRM e Instagram CRM, entre outras vantagens. É preciso ainda examinar alguns pontos antes de iniciar o uso de um sistema como esse:
- O CRM precisa ser simples de usar: Todos sabem como o CRM é uma ferramenta de negócios poderosa. Entretanto, ela deve ser fácil de usar e oferecer as melhores integrações de fluxo de trabalho para crescer a produtividade e liberar sua equipe de tarefas comuns.
- O CRM deve disponibilizar o maior número de integrações possíveis: Quem já utiliza este tipo de software sabe que o maior diferencial desse sistema é a capacidade de estruturar dados provenientes de diversas fontes. Por isso, a integração do CRM com outras ferramentas é tão relevante para gerenciar um negócio.
- CRM na nuvem: Com tantas pessoas a trabalhar de casa ou de diferentes partes do país, é natural que o CRM a ser escolhido ofereça uma versão online. Assim, independentemente de onde estiver, qualquer profissional tem acesso ao sistema pela Internet.
3- Aumentar a eficiência usando Chatbots
Chatbots são assistentes virtuais programados para interagir com pessoas por meio de uma linguagem bem natural. Com eles, é possível atender milhares de pessoas em simultâneo, sem a necessidade de empregar pessoas para a
função. Eles são muito usados para automatizar o atendimento, sobretudo de questões muito frequentes. Integrados ao WhatsApp Business, por exemplo, eles conseguem responder o horário de atendimento, marcar uma consulta, tirar dúvidas e até mesmo resolver problemas simples. Tudo isso de maneira automática, 24 horas e 7 dias por semana. Sem contar o baixo custo, quando comparado ao valor que seria pago para um profissional.
4- Faça um Recrutamento
A automação dos processos de uma empresa pode servir também para contratar novos funcionários. Afinal, após o anúncio de uma vaga, é normal a companhia receber centenas de currículos. Analisar cada um deles de forma manual, além de muito trabalhoso, pode deixar ótimos candidatos fora do processo seletivo. Hoje, já existem softwares específicos para essa tarefa. Basta que o profissional de RH faça a descrição do cargo, para ela ser anexada em diversos sites de empregos. Além de oferecer um melhor filtro, todo esse material pode ser arquivado em um banco de dados. Assim, caso apareça outra oportunidade, é mais fácil achar o candidato ideal.
5- Pagamento de Contas
Se pagar as contas individuais, por vezes, é cansativo, imagine uma empresa, com inúmeros boletos a vencer. Para que o setor financeiro ganhe tempo e produtividade, o mais indicado é automatizar também o pagamento dessas faturas. Uma das maneiras é colocar essas contas em débito automático. Nesses casos, a companhia deve estar atenta ao seu fluxo de caixa, e certificar-se de estar preparada para quitar essas cobranças.
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Por Pedro Capistrano Ribeiro – Redator e UX Writer apaixonado pelo marketing, design e por ouvir boas histórias.
