4 dicas para reuniões produtivas

Como fazer reuniões produtivas de trabalho? Parece difícil, não é mesmo? Você sabia que 47% dos empregados de uma empresa acreditam que as reuniões representam um grande desperdício de tempo? Além disso, alguns profissionais dizem perder mais de 30 horas mensais com reuniões improdutivas. 

Essas estatísticas mostram uma imagem clara: reuniões ineficientes podem gerar enormes prejuízos as organizações uma vez que muitos funcionários se sentem impedidos de realizar um trabalho que consideram mais importante. Reuniões improdutivas também diminuem a satisfação dos funcionários, o que pode levar a mais demissões.

Reuniões produtivas são, portanto, a chave para que os funcionários sintam que estão realizando uma atividade importante e não se sintam desmotivados,  não é mesmo? Mas, por onde começar?

Dicas para reuniões produtivas

1. Crie uma agenda de reunião 

O planejamento é uma ação fundamental para ter reuniões produtivas. Comece definindo por que a sua empresa precisa realizar uma reunião. Ela é mesmo necessária ou é possível se comunicar com a sua equipe por meio de outros canais?

Uma reunião é fundamental quando possui pelo menos um desses objetivos:

  • obter informações sobre projetos de trabalho;
  • passar informações relevantes;
  • pedir aprovação.

Se você verificar que uma reunião é mesmo necessária, é importante determinar qual será o seu objetivo. Descreva-o em palavras. O próximo passo é o planejamento, para isso, crie uma agenda focada. Não permita que uma reunião se desvie do seu objetivo, é preciso manter o foco.

Além disso, seja específico sobre os itens incluídos na agenda. Em vez de listar tópicos vagos, faça perguntas. Por exemplo: em vez de listar “atualizações de mídia social”, diga “Quais atualizações publicaremos nas plataformas XYZ e qual será o cronograma das nossas atualizações?”.

Antes da reunião, envie a agenda para os participantes, explicando claramente o propósito da reunião, bem como onde ela será realizada.

2. Limite o número de participantes

O Google, uma das empresas mais bem-sucedidas do mundo, é famosa por realizar reuniões produtivas e para isso não permite mais de 10 pessoas por reunião.

Ao limitar o número de participantes é possível garantir que se alcance o resultado desejado, ao invés de ter uma sala cheia de pessoas que poderiam contribuir trabalhando mais ativamente em suas tarefas regulares.

Ao limitar o número de participantes e convidar apenas pessoas importantes para a demanda abordada, será possível garantir que a reunião permaneça estruturada e que se alcance o resultado desejado.

3. Faça reuniões curtas

Qual é a duração ideal das reuniões produtivas? Segundo a lei de Parkinson, “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”. Isso também vale para reuniões. Se você agendar uma reunião de 60 minutos, é provável que você e seus colegas de trabalho consumam esse tempo.

Obviamente, isso significa que você não está usando seu tempo de forma produtiva. Em vez disso, opte por manter as reuniões tão curtas e concisas quanto possível.

Idealmente, você deve agendar reuniões de 15 minutos. Por quê? Pesquisas mostram que prestamos atenção a um assunto específico por um período máximo de 18 minutos – use um cronômetro para garantir que esse limite será respeitado.

4. Encerre sua reunião com itens de ação

Por último, mas não menos importante, certifique-se de que uma reunião tenha um resultado claro. Use os últimos minutos para recapitular o que foi dito.

Reuniões produtivas devem terminar com as seguintes perguntas:

  • Quais são os próximos passos?
  • Quem é responsável por eles?
  • Quando implantá-los?

Cada participante deve responder as essas perguntas nos segundos finais da reunião. Desta forma, será fácil encerrar a reunião garantindo que todos estejam cientes de suas responsabilidades.

Após a reunião, envie um resumo do que foi dito a todos os participantes. Dessa forma, você garantirá que o resultado da reunião seja alcançado.

E você? Como tornas as suas reuniões produtivas? Comente e participe da conversa!

DeSTDA: tudo o que você precisa saber sobre essa obrigação

Você já conhece a DeSTDA? Essa é a sigla para a Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação, que é uma declaração acessória que deve ser observada pelas Micro Empresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que são optantes do Simples Nacional.

Com início em 1º de janeiro de 2016, a DesTDA merece uma atenção especial das empresas enquadradas no Simples Nacional que são contribuintes do ICMS. Trata-se de mais uma das obrigações legais que devem ser seguidas para facilitar o controle do poder público e evitar complicações para a sua empresa.

Ao longo deste artigo veremos tudo o que você precisa saber sobre a DeSTDA. Acompanhe.

O que é DeSTDA?

A DeSTDA é uma obrigação acessória que afeta as empresas contribuintes do ICMS e estão enquadradas no Simples Nacional. A sua previsão legal está no Ajuste Sinef 12/15, que define a finalidade da declaração:

O contribuinte deverá utilizar a DeSTDA para declarar o imposto apurado referente a:

I – ICMS retido como Substituto Tributário (operações antecedentes, concomitantes e subsequentes);

II – ICMS devido em operações com bens ou mercadorias sujeitas ao regime de antecipação do recolhimento do imposto, nas aquisições em outros Estados e Distrito Federal;

III – ICMS devido em aquisições em outros Estados e no Distrito Federal de bens ou mercadorias, não sujeitas ao regime de antecipação do recolhimento do imposto, relativo à diferença entre a alíquota interna e a interestadual;

IV – ICMS devido nas operações e prestações interestaduais que destinem bens e serviços a consumidor final não contribuinte do imposto.

Como funciona a obrigação?

A DeSTDA é enviada por meio de um arquivo digital em um aplicativo próprio: o SEDIF-SN. De acordo com o Ajuste Sinef 12/15, devem ser informados os resultados da apuração do ICMS referentes à substituição tributária, antecipação e diferencial de alíquota. Além disso, o processo de entrega da declaração deve conter a assinatura digital do contribuinte.

Planilha de Substituição Tributária

Quem é obrigado a entregar a DesTDA?

Estão obrigadas a entregar a DesTDA todas as empresas optantes do Simples Nacional, com duas exceções previstas no Ajuste Sinef 12/15:

  1. os Microempreendedores Individuais – MEI;
  2. os estabelecimentos impedidos de recolher o ICMS pelo Simples Nacional em virtude de a empresa ter ultrapassado o sublimite estadual, nos termos do § 1º do art. 20 da LC n. 123/2006.

Além disso, também é importante ficar atento à legislação local, pois existe a possibilidade de mudanças regionais, conforme o Ajuste Sinief 14/16, cláusula primeira:

§ 3º Mediante legislação específica, os estados e o Distrito Federal poderão dispensar seus contribuintes ou postergar a exigibilidade da obrigação de que trata o caput, referente a declaração de seu interesse, permanecendo a obrigação de transmissão às demais unidades federadas.

Prazos para entrega da declaração

A DeSTDA deve ser entregue mensalmente pelas empresas do Simples Nacional. Veja a disposição sobre o prazo para a entrega na cláusula décima primeira do Ajuste Sinief 12/2015:

O arquivo digital da DeSTDA deverá ser enviado até o dia 28 (vinte e oito) do mês subsequente ao encerramento do período de apuração, ou quando for o caso, até o primeiro dia útil imediatamente seguinte.

Você já conhecia todas essas informações sobre a DeSTDA? Deixe seu comentário!

DIFAL: o que é e como calcular?

Em operações comerciais entre diferentes estados, as empresas envolvidas precisam estar atentas ao Diferencial de Alíquota (DIFAL) no recolhimento do ICMS. Se o cálculo correto do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços já é um desafio, as particularidades de operações interestaduais podem gerar ainda mais dúvidas. Continue reading “DIFAL: o que é e como calcular?”

DUIMP: tudo sobre a Declaração Única de Importação

Você sabia que uma nova obrigação acessória entrou em vigor no último mês de outubro? A partir de agora, todas as empresas brasileiras que trabalham com comércio exterior devem ficar atentas às recentes mudanças que ocorreram no processo de importação com a criação dessa nova obrigação, a chamada Declaração Única de Importação – Duimp. Continue reading “DUIMP: tudo sobre a Declaração Única de Importação”

6 erros frequentes na EFD Contribuições

A EFD Contribuições é uma das exigências que estão inclusas no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e desperta muitas dúvidas dos empresários brasileiros. Com a modernização do poder público em relação às exigências contábeis, muitas organizações ainda estão em fase de adaptação em relação a todas as obrigações principais e acessórias.

É justamente por conta dessa fase de adaptação que ainda são tão comuns erros na entrega das informações. Você sabe todos os dados que deve inserir na EFD Contribuições? Já enfrentou problemas no momento de preencher todos os campos referentes à escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins?

Para acabar com as suas dúvidas e evitar complicações, veremos neste artigo os 6 erros frequentes na EFD contribuições. Confira.

O que é EFD Contribuições?

A EFD Contribuições é um arquivo digital que faz parte do SPED Fiscal e deve ser entregue pelas pessoas jurídicas para escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo. Para isso, é necessário utilizar como base os documentos e operações representativos das receitas auferidas, custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da não cumulatividade.

Essas informações devem ser transmitidas mensalmente para o poder público. O arquivo da EFD Contribuições deve ser validado, assinado digitalmente e transmitido ao ambiente SPED. Porém, para que a empresa fique longe de complicações, é essencial que todos os dados sejam preenchidos corretamente.

6 erros frequentes na EFD contribuições

Para que você consiga ter mais tranquilidade em relação à entrega das informações exigidas pelo poder público, vamos analisar quais são os erros mais frequentes na EFD Contribuições que você pode estar cometendo.

1. Deixar de informar as receitas financeiras

No Registro F100 (Demais Documentos e Operações Geradoras de Contribuição e Créditos) devem ser informadas todas as operações referentes às demais receitas auferidas, com incidência ou não das contribuições sociais. Além disso, também deve constar as aquisições, despesas, custos e encargos com direito à apuração de créditos das contribuições sociais.

É nesse mesmo local que devem ser informadas as receitas financeiras auferidas no período e muitas empresas pecam no momento de destacar esses dados.

2. Escriturar documentos fiscais que não se referem a operações geradoras de Receita

Na EFD Contribuições só é necessário escriturar os documentos fiscais referentes a operações geradoras de crédito:

  • CST 50 a 56 no caso de créditos básicos;
  • CST 60 a 66, no caso de créditos presumidos.

Portanto, não é preciso escriturar os documentos decorrentes de outras operações: CST 70, 71, 72, 73, 74, 75, 98 ou 99.

3. Erro na base de cálculo e alíquota de PIS e COFINS

Os erros relacionados ao preenchimento errado da base de cálculo e alíquota de PIS e COFINS são muito comuns. Além disso, é preciso observar que esses campos não são de preenchimento obrigatório em todos os casos, devendo ser preenchidos somente para CSTs representativos de operação geradora de contribuição social ou de crédito.

4. Escriturar notas fiscais canceladas

Não é preciso informar documentos fiscais que não estejam relacionados às operações geradoras de receitas ou de créditos de PIS/Pasep e de COFINS na EFD Contribuições. Por essa razão, não é necessário escriturar as notas fiscais eletrônicas que foram canceladas.

5. Não informar os valores retidos na fonte

Os valores retidos na fonte no período informado devem ser informados na EFD Contribuições. Essas retenções são inseridas no Registro F600, sendo que o aproveitamento dos valores ocorre através do campo 06 (VL_RET_NC) ou campo 10 (VL_RET_CUM), do registro M200 (PIS) ou M600 (COFINS). Além disso, os registros 1300 (PIS) e 1700 (COFINS) devem ser usados no controle de eventuais saldos de retenção na fonte.

6. Deixar de detalhar Receitas ou créditos por estabelecimentos

Para pessoas jurídicas que possuem mais de um estabelecimento, a EFD Contribuições pode ser escriturada de forma centralizada. Porém, é preciso detalhar os estabelecimentos em que tenham ocorrido operações geradoras de crédito ou auferimento de receitas no Registro 0140.

Você já cometeu algum desses erros na EFD Contribuições? Quer ter acesso a mais informações sobre gestão fiscal? Então inscreva-se na nossa newsletter!

NFe denegada: o que é e como resolver?

Você já teve que lidar com uma NFe denegada? Esse erro na emissão da Nota Fiscal Eletrônica deixa muitos empresários confusos e gera diversas dúvidas. Por que uma nota fiscal é denegada? Quais são as consequências desse erro? E quais são as melhores formas de evitar esse problema?

A situação da NFe denegada ocorre quando a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) identifica irregularidades fiscais por parte do emissor ou do destinatário do documento fiscal. Ou seja, trata-se de uma situação em que existem erros na sua empresa ou no seu cliente e é necessário identificá-los para resolver a questão.

Neste artigo entenderemos melhor o que é a NFe denegada e como você pode resolver esse problema. Confira.

O que é uma NFe denegada?

Uma NFe denegada é uma nota fiscal que não foi aprovada pelo Sefaz por conta de irregularidades fiscais em alguma das empresas envolvidas na operação. Entretanto, você só fica sabendo dessa notificação após o preenchimento do documento, no momento em que tenta autorizar a sua emissão.

A denegação é o status final da NFe. Após recebida essa notificação, não é mais possível fazer qualquer alteração ou reutilizar a nota fiscal. Nesses casos, o cancelamento acontece automaticamente, mas o documento fiscal deve ser registrado pela contabilidade e guardado pelo prazo de cinco anos.

Os objetivos buscados pela Sefaz com a denegação de uma NFe são:

  • Redução da concorrência desleal.
  • Maior controle sobre as operações intra e interestaduais.
  • Combate a sonegação de impostos.

Quando uma NFe é denegada?

Conforme já vimos, são as irregularidades fiscais que dão origem a uma NFe denegada. Geralmente, elas estão relacionadas à Inscrição Estadual suspensa, cancelada, em processo de baixa ou baixada.

Porém, podem existir outros casos de irregularidades que levam à denegação de uma Nota Fiscal Eletrônica. A Secretaria de Fazenda de cada estado tem autonomia para regular esses critérios, mas a regra geral é que qualquer irregularidade no CNPJ da empresa irá impedir a autorização da nota fiscal.

Diferença entre NFe denegada e NFe rejeitada

Tanto na NFe denegada quanto na NFe rejeitada ocorre uma rejeição no momento da autorização da emissão do documento pela Secretaria da Fazenda. Entretanto, os motivos que levam a esse impedimento são diferentes.

Segundo o Manual de Integração – Contribuinte, existem apenas três casos que levam à denegação da NFe:

  • Erro 301 – Denegação: IE do emitente em situação irregular perante o Fisco.
  • Erro 302 – Denegação: IE do destinatário em situação irregular perante o Fisco.
  • Erro 303 – Denegação: Destinatário não habilitado a operar na UF.

Já a rejeição de NFe pode ocorrer em quase 600 possibilidades diferentes, incluindo erros no cadastro do destinatário, erros de tributação, falta de detalhes sobre os produtos comercializados, entre outros.

Como solucionar esse problema?

A melhor forma para solucionar problemas com NFe denegada e evitar que o problema volte a acontecer é muito simples: garantir que a sua empresa esteja regularizada na Secretaria da Fazenda do seu estado. Ao eliminar as chances de irregularidades da sua empresa, basta ficar atento ao cadastro dos seus clientes.

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No momento em que você tem uma NFe denegada, você pode fazer uma consulta sobre a situação da sua empresa e também da empresa destinatária do documento fiscal. Com base nisso, é possível adotar medidas para corrigir as irregularidades e fazer uma nova emissão da nota fiscal depois de resolvido o problema.

Você já conhecia as particularidades da NFe denegada? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!

Fechamento de balanço patrimonial: tudo o que precisa saber

Você certamente já ouviu falar do balanço patrimonial, não é? Essa demonstração contábil é obrigatória para grande parte das pessoas jurídicas em atividade no Brasil. No entanto, são poucos os empresários que realmente compreendem a importância dessa rotina e extraem o máximo de informações para a gestão do negócio. Continue reading “Fechamento de balanço patrimonial: tudo o que precisa saber”

Picking: o que é e como ele pode melhorar a logística

O Picking é uma metodologia que facilita a localização e a coleta de produtos no estoque de uma empresa depois que uma venda é feita. Uma boa estratégia de Picking deve reduzir o tempo gasto na localização e envio dos produtos para o cliente final.

O número e a classificação de produtos por pedido também definem uma estratégia de Picking eficiente.

Existem diferentes modalidades de Picking que podem ser aplicadas na sua empresa. Mas qual escolher? É o que você vai descobrir agora! Acompanhe!

Picking discreto

Nessa metodologia cada operador fica responsável por apenas um pedido por vez e a coleta também é feita individualmente. É um método bastante lento e exige amplos deslocamentos.

No entanto, o Picking discreto reduz muito os erros durante o processo, uma vez que existe uma única ordem de serviço para cada produto coletado.

Picking por lote

É o método aplicado na maioria das empresas. Envolve uma área de armazenamento, um sistema de manuseio de material e uma área para expedição e coleta. Nessa modalidade os pedidos são coletados por lotes de mercadorias e cada funcionário precisa retirar certa quantidade de cada item para suprir todos os pedidos sob sua responsabilidade.

Funciona melhor em depósitos que apresentam baixa diversidade de produtos e é um método que gera poucos erros.

Bucket brigades

O bucket brigades é um processo que busca compensar a diferença de produtividade entre os funcionários de um depósito e para isso, as tarefas são realizadas de forma sucessiva, como em uma linha de produção.

É um modelo que exige menos planejamento e menos controle por parte da administração da empresa.

Picking por onda

É um misto dos modelos por zona e por lote, em que todas as zonas são coletadas ao mesmo tempo em turnos de revezamento e separados em pedidos individuais na área de consolidação. É muito eficiente, rápido e gera a diminuição de erros.

Picking por zona

Nesse método a área total do depósito é organizada de modo que haja várias zonas de picking, atribuídas a diferentes funcionários. Quando o pedido chega, o responsável pelo setor encaminha o pedido até um local específico, onde o pedido será conferido e finalizado.

Esse modelo permite a redução do tempo de deslocamento, no entanto, para que funcione bem é preciso observar se existem setores onde os funcionários estão ociosos e setores onde os funcionários estão sobrecarregados. E, se for o caso, fazer os ajustes necessários para que todos as zonas apresentem a mesma demanda.

Qual modelo Picking é o ideal para a minha empresa?

Toda empresa é única e uma solução de coleta de pedidos pode ser adequada a um negócio. Também é preciso analisar se o número de funcionários da sua empresa é suficiente para implantar o modelo pretendido.

A escolha de um sistema ideal para a sua empresa depende de vários requisitos, como custo, complexidade, número de pedidos atendidos e tamanho dos produtos vendidos. A determinação de todos esses requisitos garantirá que a solução mais eficiente seja selecionada.

Qual modelo de Picking é usado na sua empresa? Comente aqui!

Boas práticas para armazenagem e controle de estoque

A sua empresa enfrenta problemas de gerenciamento e controle de estoque? Entregar seus produtos ao consumidor final no prazo e por múltiplos canais pode ser desafiador. Também pode ser um problema acompanhar de perto as muitas demandas do estoque da sua empresa e, ao mesmo tempo, monitorar o fluxo do inventário.

É por isso que toda empresa precisa adotar boas práticas a fim de melhorar o gerenciamento do seu estoque. Quer conhecê-las? Continue a leitura e descubra!

Dicas de gerenciamento e controle de estoque

1. Padronize seu estoque

A redução da variedade de classificações dos produtos em estoque é um dos principais objetivos da padronização. A padronização ajuda a otimizar as classificações, composições e práticas para atender às necessidades de gestão de estoque de cada empresa.

Por isso, busque criar uma padronização para o seu estoque. Ela irá reduzir falhas, evitar o retrabalho e aumentar a produtividade dos funcionários.

2. Armazene os produtos conforme suas características

Um controle de estoque eficiente deve armazenar as mercadorias de acordo com as suas características. Por exemplo, artigos perigosos devem ser guardados em locais com acesso controlado, assim como os itens caros. Produtos perecíveis requerem um espaço especial de armazenamento, com refrigeração.

3. Organize o espaço do armazém

O gerenciamento eficiente do estoque deve levar em conta o espaço disponível para armazenamento. Além disso, o local destinado ao estoque de mercadorias deve ser organizado de maneira inteligente, otimizando o espaço disponível.

Busque reestruturar a planta do armazém de modo a melhorar o acesso dos funcionários. Os corredores de acesso as mercadorias devem ser espaçosos e bem localizados permitindo a visualização dos produtos de ambos os lados. Também é preciso reservar espaço para máquinas ou equipamentos de transporte, caso seu uso seja necessário.

Como a oferta e a demanda dos produtos mudam continuamente, é preciso fazer constantes alterações no layout do armazenamento, modificando os planos de armazenamento para corresponder ao seu novo modelo de negócios.

4. Cuidado com a conservação das mercadorias e insumos

O controle de estoque também deve prever a conservação das mercadorias. Os produtos precisam ser armazenados em um espaço adequado, longe das variações de temperatura e da umidade, de acordo com as orientações do fabricante.

Logo após a descarga, é necessário verificar as condições dos produtos recebidos para conferir se o produto foi transportado de acordo as especificações necessárias para a sua conservação.

5. Estoque conforme o tamanho

Produtos pequenos devem ser estocados em locais menores enquanto os grandes devem ser armazenados em locais de dimensões maiores. Para conseguir o armazenamento ideal de produtos de tamanhos variados é importante contar com prateleiras de tamanhos diferentes e racks de altura regulável.

6. Organize por fluxo de saída e popularidade

Uma vantagem de otimizar o gerenciamento do controle de estoque da sua empresa é que esse processo permite rastrear vendas e pedidos de cada produto da empresa. Essas informações permitem melhorar de forma inteligente a organização do seu inventário. Posicione os produtos mais vendidos em um lugar que seja possível acessá-los mais facilmente, como próximo a saída.

Como esses produtos serão acessados continuamente, isso reduzirá o trabalho da equipe e a movimentação dentro do armazém.

Dessa forma, todo o gerenciamento de estoque será mais eficiente e o armazenamento e o envio serão executados com mais rapidez.

7. Organize por similaridade

Produtos recebidos juntos ou expedidos juntos, também devem ser estocados próximos. Aproximar os produtos por similaridade permite localizar mais facilmente esses produtos, diminuindo o tempo de coleta e a circulação de pessoas dentro do armazém.

8. Integridade

A integridade dos produtos em estoque garante que a empresa minimize prejuízos. Todos os produtos recebidos devem ser bem cuidados desde a recepção, passando pela estocagem e pela distribuição.

9. Tenha indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho (KPIs) se destinam a analisar a performance operacional do controle de estoque da empresa e identificar gargalos ou falhas no processo. Quanto mais cedo uma empresa implantar tecnologias logísticas, maiores são as chances de tomar decisões acertadas de acordo com as suas reais necessidades.

Garantir que o produto certo esteja no lugar certo, no momento certo, é fundamental para gerenciar a volatilidade da cadeia de suprimentos. Um software de gestão de estoque pode agilizar as operações, consolidando as informações de vendas e dando aos funcionários acesso a dados atuais e confiáveis do estoque da sua empresa.

Traxo - Sistema de Gestão para Comércio

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Custo do produto: Como montar uma ficha técnica?

Você conhece, verdadeiramente, qual é o custo do produto vendido pela sua empresa? O custo do produto ou de um serviço tem impacto direto nas finanças da empresa, no balanço contábil e nos registros fiscais.  O custo da produção também é responsável diretamente pela formação do preço de venda – conhecer esse valor é fundamental para tornar uma empresa competitiva. Continue reading “Custo do produto: Como montar uma ficha técnica?”