Adaptado do artigo original: Nucleus Research: The ROI of Cloud ERP for SMBs
Introdução
Computação nas nuvens é um conceito que vem cada vem mais ganhando força no mercado de softwares empresariais (ERP). Tanto que os fornecedores vêm, ao longo dos últimos anos, se adaptando para oferecer uma versão WEB de seus sistemas. Depois de examinar as pequenas e médias empresas que implementaram ERP em nuvem, o Nucleus Research, grupo que produz artigos para apoiar decisões de aquisição de tecnologias, pode perceber que os clientes analisados alcançaram benefícios substanciais, incluindo a redução dos custos de TI, maior produtividade dos funcionários, e uma melhor gestão de estoque. Este relatório analisa os benefícios da adoção de um ERP em nuvem e fornece exemplos de como fornecedores de software tem ajudado seus clientes a aumentar o retorno sobre o investimento (ROI) e reduzir o custo total de propriedade (CTP).
Contextualização
Novas tecnologias baseadas em internet têm revolucionado o mercado de software empresarial, introduzindo o conceito de nuvem, um novo modelo de entrega, mais flexível e consideravelmente mais acessível. Soluções nas nuvens já são largamente adotadas para gestão de relacionamento com o cliente (CRM) ou de gestão de capital humano (HCM). Fornecedores de software ERP e seus clientes têm abraçado o modelo nas nuvem mais lentamente, principalmente devido à complexidade de uma solução ERP, que abrange toda a organização. No ponto de vista dos fornecedores de software, uma software house cujo produto não é cloud (nas nuvens), adaptar-se significará inevitavelmente reescrever todo seu sistema. Somando-se a tudo isso, existem as preocupações sobre a segurança dos dados que são armazenados fora da empresa e o nível da personalização da solução, que é mais limitado na nuvem do que em soluções cliente-servidor. Todos esses são fatores que explicam a menor adoção de ERPs nas nuvens em relação a CRMs e HCMs.
Ainda assim, ERPs nas nuvens ainda são a excepção e não a regra. Alguns fornecedores têm desenvolvido soluções em nuvem que podem ser usados ??como parte de uma estratégia de ERP em camadas, que combina e integra soluções cliente-servidor e soluções nas nuvens. É comuns encontrar software nas nuvens em apenas algumas áreas de uma empresa, ou mesmo em filiais, visando reduzir custos de manutenção e TI.
Atualmente o mercado de ERP em nuvem representa apenas 2 a 7 por cento do total do mercado de ERP. Entretanto, a previsão é que que esse percentual dobre a cada 5 anos. Para aumentar a adoção, os vendedores estão oferecendo aos seus clientes mais garantias para a segurança através do cumprimento de normas de segurança e certificações. Alguns fornecedores inclusive possibilitam um o retorno ao conceito cliente-servidor se o cliente não estiver satisfeito com o modelo de entrega em nuvem.
Os benefícios apresentados pela pesquisa
Existem muitas discussões sobre como ERPs nas nuvens podem auxiliar as pequenas e médias empresas, entretanto até então nenhum estudo havia apresentado números que provem esse fato. O estudo da Nucleus Research foi elaborado através de entrevistas realizadas em mais de 100 pequenas e médias empresas, em diferentes segmentos de mercado. Com isso, a Nucleus Research foi capaz de calcular o ROI obtido com a adoção de ERPs em nuvem. Este ROI variou de 73 % a 589 % do investimento, sendo que a maioria das empresas obteve ROI superior a 150 %. O tempo de retorno de investimento variou entre 2 a 23 meses, com benefícios médios anuais de U$ 72.790,00 a U$ 715.603,00.
A seguir analisaremos mais a fundo os benefícios mais citados nas entrevistas.
Redução de custos de TI
As empresas que utilizam ERPs em nuvem informaram que foram capazes de reduzir os seus custos de TI com hardware, manutenção e pessoal. Em uma das empresas de tecnologia entrevistadas deixou-se de gastar mais de U$ 100.000,00 em aquisições de hardware e software e pode-se evitar a contratação de pelo menos três funcionários em tempo integral para o seu departamento de TI. Em outra empresa entrevistada estimou-se que a solução CLOUD adotada custa menos da metade de outras soluções de ERP semelhantes cujo software e infraestrutura são locais. Nessa mesma empresa o ERP cloud atende 98% de suas necessidades. Outros relatos dentre os mais comuns são: “Agora estamos gastando pelo menos 40% menos com TI” e “Com a adoção do modelo cloud estimamos que economizamos 50% dos custos com TI.”.
Relatórios e visibilidade
Todas as empresas entrevistadas relataram que a adoção de soluções cloud facilitou a produção de relatórios, ajudando tanto a consolidar os dados que estavam diluídos em múltiplos sistemas e planilhas, como provendo ferramentas para a produção desses relatórios de forma mais simples.
Uma das empresas entrevistadas relatou: “Temos melhor visão em relação aos custos da empresa e agora somos capazes de perceber tendências de custos. Antes era apenas uma sensação, agora sabemos o que vai realmente afetar a empresa no futuro. Com o novo software, quando percebo uma tendência posso reagir dois meses antes de o problema de fato ocorrer.”
Aumento da produtividade dos usuários
A pesquisa constatou também que a adoção de ERPs nas nuvens reduz a necessidade de entrada de dados manual ou a consolidação dos mesmos em planilhas. Com isso, as empresas que utilizam essa tecnologia foram capazes de aumentar a produtividade de seus funcionários. Funcionários de departamentos como contabilidade ou vendas foram mais capazes de encontrar a informação que precisavam e processá-la mais rápido, permitindo-lhes se concentrar em outras atividades mais produtivas. Outra grande vantagem dos ERPs nas nuvens é facilitar o trabalho remoto. Funcionários alocados em clientes, em home office ou mesmo trabalho externo trabalham de forma mais eficiente usando soluções em nuvem, visto que a integração entre as informações é online.
Uma das empresas entrevistadas deu o seguinte depoimento: “Nossa empresa quase quadruplicou de tamanho desde a adoção do ERP, e nossa equipe cresceu apenas 10%”.
No geral, as empresas que adotaram a soluções de ERP nas nuvens foram capazes de aumentar a produtividade em pelo menos 10%, entretanto a maioria alcançou índices ainda mais significativos. Mover as informações da empresa para a nuvem as ajudou reduzir o tempo gasto para elaboração de orçamentos e a aumentar a precisão de seu faturamento. Realizar o fechamento financeiro mensal ou anual se tornou uma tarefa mais simples. A pesquisa descobriu que uma das empresas analisadas foi capaz de reduzir o tempo para gerar relatórios financeiros em 60%.
Aumento de vendas e satisfação do cliente
Como nas soluções de ERP cloud toda a informação é centralizada, profissionais de marketing e vendas podem se envolver de forma mais eficaz com os clientes. Por exemplo, pessoas de vendas podem instantaneamente acessar informações sobre a situação financeira do cliente, histórico de pedidos e pagamentos, o que os coloca em melhor posição para tomar decisões fundamentadas. Além disso, gasta-se menos tempo para responder às solicitações dos clientes. Alguns clientes alcançaram de 30% a 60% de redução no tempo de resolução de atendimentos a clientes.
“O atendimento ao cliente tem crescido consideravelmente, pois o nosso negócio cresce a 50% ao ano, mas o custo de atendimento subiu apenas 35%.”, disse um dos responsáveis por uma das empresas avaliadas. Outro afirmou: “Agora temos informações sobre o cliente e o que eles pediram. Podemos visualizar facilmente os contatos que temos no cliente, seus cargos e a hierarquia da empresa, um quadro completo de pedidos e vendas realizadas. Toda essa informação nos fez uma empresa 20% a 30% mais rentável.”
Conclusão
ERP em nuvem para pequenas e médias empresas pode ser uma boa alternativa em detrimento a ERP tradicionais. Do ponto de vista funcional podem fornecer uma funcionalidade semelhante ao ERP local, mas com características que permitem substancial aumento da produtividade. De uma perspectiva técnica, a solução em nuvem reduz custos de TI e torna possível para os usuários remotos acessá-lo de qualquer lugar onde haja acesso à Internet.
Após a análise de centenas de pequenas e médias empresas, a Nucleus Research constatou que o ROI da adoção de um ERP nas nuvens pode ser alcançado de forma relativamente rápida, e que este modelo de entrega traz redução de custos e aumento da produtividade dos funcionários. Também percebeu-se que pode-se atingir outros benefícios importantes como o aumento da precisão do inventário, da satisfação do cliente e das vendas. Mensurando-se estas informações, na média, o ROI obtido variou entre 73 % a 589 % do investimento realizado, o tempo de retorno de investimento variou entre 2 a 23 meses, com benefícios anuais em média de U$ 72.790,00 a U$ 715.603,00.
