Sistema de gestão: redução de custos ou investimento?

Redução de custos: muitos gestores enxergam os custos de uma nova tecnologia apenas como despesas dentro de seus negócios. Porém, é possível ter uma interpretação diferente desse movimento de modernização da organização. Por conta dos benefícios das soluções digitais, a redução de custos pode se transformar em um poderoso investimento para sua empresa.

Pense na estrutura de uma empresa que trabalha com distribuição no setor e bazar, papelaria ou eletro. São vários processos acontecendo simultaneamente e podem ocorrer falhas ou perdas de desempenho em diversos pontos. Se fosse possível reduzir essas situações, os custos também diminuiriam drasticamente – gerando um ótimo retorno financeiro.

Portanto, é preciso criar a visão de que a redução de custos é um investimento para a empresa. Neste artigo vamos entender por que essa é uma visão estratégica que você deveria adotar o mais rápido possível.

Redução de custos

Redução de custos: o paralelo entre despesas e investimentos

Qualquer empresa possui diversas saídas financeiras do seu caixa ao longo dos dias, certo? Porém, é fundamental diferenciar quais delas são apenas despesas e quais delas podem ser entendidas como um investimento – que gera benefícios no futuro.

Enquanto pagar a conta de luz é apenas uma despesa operacional, colocar esse mesmo dinheiro em um fundo de investimento poderia gerar um retorno positivo em alguns meses. Mas nem sempre fica tão claro assim quando estamos falando de um investimento.

Imagine que uma distribuidora de bazar, papelaria e eletro invista na implementação de um sistema de gestão. Inicialmente, essa decisão traria um custo para os cofres da empresa. Porém, em longo prazo, a redução de custos proporcionada pela melhoria dos processos internos compensaria essa despesa inicial e geraria uma lucratividade maior.

Sistema de gestão: redução de custos como investimento

Acabamos de ver que um sistema de gestão pode ser encarado como um investimento que ajuda na redução de custos. Mas como isso acontece na prática?

Ao usar um sistema de gestão, é possível ter acesso a muitos benefícios que – direta ou indiretamente – causam uma redução de custos. Veja quais são os principais desses benefícios:

1. Menores custos de TI

Um sistema de gestão integra diversos processos e informações em uma única plataforma. Dessa forma, não é preciso investir em diversas soluções – reduzindo a carga de trabalho do setor de TI para manter tudo funcionando corretamente.

2. Acessibilidade e produtividade

Um sistema de gestão fornece acesso em tempo real a várias plataformas. Os funcionários acessam dados por meio de telefones, tablets e desktops. Isso lhes dá uma flexibilidade incrível para desenvolver o seu trabalho com mais agilidade – além de melhorar a comunicação interna.

Você já teve que lidar com atrasos na conclusão de tarefas internas pela dificuldade que os funcionários possuem em acessar às informações que necessitam? Esse é um problema que pode ser eliminado – aumentando a produtividade da empresa.

3. Atualização constante

Um bom sistema de gestão apresenta atualizações constantes. Isso evita um tempo de inatividade dispendioso ao atualizar sistemas internos. Além disso, ainda reduz os riscos que existem nos processos fiscais e de contabilidade.

4. Escalabilidade

O crescimento de uma organização é sempre ótimo. Porém, pode levar a outras situações que precisam de um pouco mais de atenção. Com o aumento no volume de transações, ferramentas paliativas podem não dar conta do recado – gerando a necessidade de uma nova despesa.

Um sistema de gestão robusto, como o software Mainô, facilita esse todo esse processo. Você contrata serviços definitivos ao tamanho das suas necessidades como empresa. Dessa forma, pode aumentar os limites do seu plano conforme a sua organização cresce, garantindo uma redução de custos, evitando multas por infrações fiscais, perda de prazos, por falhar na gestão de estoque entre muitos outros fatores que podem onerar o seu orçamento.

5. Backup dos dados

Uma distribuidora de bazar, papelaria e eletro precisa lidar com um grande volume de dados: informações contábeis, dados de clientes, mensagens internas, entre muitos outros. E é de grande importância evitar que essas informações sejam perdidas – afinal, isso geraria muitos prejuízos. É por isso que um sistema de gestão alocado em nuvem – neste artigo você 5 vantagens de um software em nuvem–  garante o backup dos seus dados de forma muito mais segura e ágil.

6. Integração de informações

Imagine que você emita uma nota fiscal de uma venda e seus controles de estoque e financeiro sejam atualizados automaticamente. Essa integração das informações é possível com um sistema de gestão. Assim, você garante dados sempre atualizados e reduz a complexidade dos processos internos.

7. Segurança

Um software interno desprotegido ou mal gerenciado pode criar problemas de segurança. A perda de informações ou ataques de hackers podem causar prejuízos financeiros graves para uma empresa. Mas esse risco se torna muito menor quando você usa uma solução digital.

Além da segurança das suas informações, você também ganha mais segurança em relação às obrigações contábeis. Afinal, todos os dados ficam armazenados na plataforma e diversos processos podem ser automatizados para garantir que você nunca mais perca os prazos.

Agora que você já sabe que um software de gestão além de reduzir custos, se trata de um investimento com alto retorno para sua empresa, entenda melhor como a Mainô pode ajudá-lo falando com nossos especialistas!

Até o próximo post! 

Dicas do CEO: Margem de contribuição: O que é e como calcular

Olá,

Eduardo da Mainô aqui. Tudo bem?

O post de hoje é uma sequência da série “métricas” (Veja o primeiro post aqui), que é direcionada aos gestores de uma empresa de comércio e distribuição. Esse texto é baseado em alguns artigos que tive acesso da indústria de distribuição americana. Então, o que você vai encontrar nessa série é o que há de mais avançado em gestão.


Margem de Contribuição

Para explorar melhor o assunto, vamos imaginar uma empresa fictícia chamada ACME EPIs, que fabrica e distribui equipamentos de segurança (EPIs). Essa empresa utiliza a seguinte tabela de preços:

 

Part NumberDescrição do ItemPreço Unitário de Venda
#001Capacete com aba frontalR$ 15,00
#002Capacete aba frontal com viseiraR$ 25,00
#003Óculos de segurança com lente de proteçãoR$ 12,00
#004Protetor auditivo tipo conchaR$ 10,00
#005Luva isolante de borrachaR$ 8,00
#006Botas de couro (cano médio)R$ 30,00
#007Botas de couro (cano longo)R$ 40,00

 

Para funcionar todo mês, a ACME EPIs possui um custo fixo de R$ 20.000,00, que envolve pagamento de aluguel, salário do funcionário administrativo, pró-labore dos sócios, bem como outras despesas administrativas. Lembrando que, segundo o SEBRAE, custos fixo são os gastos que permanecem constantes, independente de aumentos ou diminuições na quantidade produzida e vendida.

Ao apurar o resultado da empresa, descobrimos que em janeiro, ela faturou R$ 100.000,00 e, em fevereiro, R$ 110.000,00. Acontece que, em janeiro ela deu lucro, em fevereiro, prejuízo. Como isso possível?

Margem de Contribuição

Para entender porque isso acontece você precisa dominar um conceito chamado margem de contribuição. Margem de contribuição é quanto cada produto contribui para para pagar os custos fixos da empresa.


“Margem de contribuição é quanto cada produto contribui para para pagar os custos fixos da empresa.”

Cada produto vendido possui um custo. CMV não é apenas o quanto você pagou pela mercadoria com seu fornecedor. Todo custo variável relacionado a venda da mercadoria deve entrar no cálculo do CMV. Para isso, vamos analisar uma venda da empresa ACME EPIs.

Essa venda gerou um faturamento de R$ 2.510,00 para a empresa. Mas para saber quanto desse faturamento está realmente ajudando a pagar os custos fixos precisamos entender qual a margem de contribuição dessa venda. Então vamos observar mais informações sobre essa venda.

Repare que as mercadorias vendidas custaram à empresa R$ 1.215,00. Mas quando acrescentamos a esse custo a comissão do vendedor, frete e imposto, sobram apenas R$ 818,50. A margem de contribuição desta venda foi de 32,61%.

Margem de Contribuição = (Receita – Custos Variáveis) / Receita

Essa mesma fórmula pode ser utilizada de várias formas. Podemos calcular a margem de contribuição da empresa inteira em um mês, de uma categoria de produtos, de um determinado cliente, de uma região geográfica, etc.

Conclusão

Receita é métrica de vaidade. Margem de contribuição é a métrica intimamente ligada a sua lucratividade. Imagine descobrir que uma determinada região geográfica, ou mesmo que um segmento de mercado específico, possuem margens melhores. Essa informação poderá (e deverá) ser utilizada estrategicamente para direcionar suas vendas.

“Receita é métrica de vaidade. Margem de contribuição é a métrica intimamente ligada a sua lucratividade.”

Uma empresa precisa pagar diversas despesas fixas e variáveis no decorrer das suas operações. Todos esses custos precisam ser levados em conta no momento de definir o preço de venda dos produtos e para se alcançar às margens de lucro desejadas. Não olhar para a margem de contribuição pode fazer o empresário tomar decisões unicamente voltadas para aumentar o faturamento. Como consequência, a empresa pode, de fato, aumentar seu faturamento. Entretanto, sem atentar às margens, um faturamento maior pode significar menos lucro, ou até prejuízo.

Guia de Gestão para Comércio de Autopeças

A gestão para o comércio de autopeças é um grande desafio enfrentado por muitas empresas que atuam nesse setor. Apesar das ótimas oportunidades que podem ser exploradas dentro desse segmento, muitos negócios ainda pecam ao administrar as suas rotinas internas.

Continue reading “Guia de Gestão para Comércio de Autopeças”

Como escolher um software de gestão para auto peças

A implementação de um software de gestão para auto peças produz diversos benefícios operacionais e financeiros. Com o uso da tecnologia como aliada torna-se possível automatizar processos, reduzir chances de falhas e aumentar a produtividade de toda a organização, melhorando os resultados alcançados.

Um dos maiores desafios de uma empresa de auto peças é conseguir integrar a gestão da empresa com as atividades do dia a dia. Entre atendimentos a clientes e reposição dos estoques, pode ser complicado dar atenção as atividades de gestão como controle de estoque, controle de vendas e controles financeiros.

O objetivo de um software de gestão é justamente facilitar processos e integrar as informações.

Veja neste artigo por que você deveria implementar um software de gestão na sua empresa de auto peças.

Benefícios de utilizar um software de gestão

Um software de gestão é uma plataforma digital criada com a finalidade de facilitar a gestão de uma empresa. Para isso, o sistema deve reunir diversas funcionalidades importantes como: controle do estoque, emissão de NF-e,  controle financeiro, controle das vendas, monitoramento das NF-es, gerenciamento das informações fiscais, entre outros.

São diversos os benefícios para uma empresa de auto peças que decide modernizar a gestão da sua empresa com essas plataformas. Confira os principais deles:

  • Redução do tempo gasto com atividades operacionais: Com o uso de uma ferramenta que automatiza vários processos manuais, a empresa reduz o tempo gasto nas suas atividades rotineiras. Ou seja, torna-se possível aumentar a produtividade de toda a organização. No fim, isso significa mais faturamento com os mesmos recursos.
  • Menor chance de erros: Menor dependência humana significa menor chance de erros cometidos em meio às operações. Afinal, um software não comete erros de digitação por falta de atenção e nem fica cansado em meio ao processo. Processos repetitivos e com baixo valor agregado devem ser automatizados, deixando as pessoas atuarem em processos que envolvam a tomada de decisão.
  • Diminuição de custos: Em vez de adotar diversas ferramentas diferentes, um software de gestão reúne todas as informações em um só local, permitindo a redução dos custos com outras ferramentas, diminuição da mão de obra necessária e eliminação dos gastos com correção de erros.
  • Informações de maior qualidade: As informações geradas com a integração dos dados gerenciais são de ótima qualidade para uma boa tomada de decisão.
  • Ganho de competitividade: Em um mercado tão acirrado, os benefícios obtidos com um software de gestão significam uma grande vantagem competitiva em relação aos concorrentes.

Principais funcionalidades de um software de gestão

Todos esses benefícios são alcançados graças às funcionalidades do software de gestão para empresas de auto peças. Se você está considerando contratar um software para auto peças, veja aqui quais funcionalidades devem ser verificadas.

Monitoramento de NF-e

Você enfrenta dificuldades para identificar quando uma nota fiscal foi emitida contra o CNPJ da sua empresa? Algumas empresas podem levar semanas até processar essas informações em seus controles internos. Com o uso de um software de gestão, essa rotina é executada de forma automática em poucos minutos. Isso agiliza as rotinas internas exponencialmente. Além disso, essa funcionalidade deve ser vinculada ao controle de estoque da empresa, permitindo que uma compra identificada possa entrar no estoque nem a necessidade de digitar os itens novamente.

Controle financeiro

O controle financeiro é fundamental para o sucesso de qualquer pessoa jurídica. Somente com o equilíbrio entre as receitas e despesas é possível alcançar uma boa lucratividade e manter as operações em financiamento. Para isso, é vital que o software de controle financeiro possua as seguintes funcionalidades:

  • Lançamentos de contas a pagar e contas a receber;
  • Automatização de cobrança com emissão de boletos bancários (ajuda atacadistas no combate à inadimplência);
  • Baixa automática de boletos bancários (para atacadistas);
  • Importação de extrato e conciliação bancária;
  • Relatório de fluxo de caixa.

Controle de estoque

Para uma empresa de auto peças, a gestão de estoque é uma rotina determinante para o sucesso, gerando impactos nas despesas operacionais e na agilidade para atender os clientes. Um software de gestão realiza o controle automático sobre o estoque com base em cada nota fiscal de entrada ou saída de mercadorias.

Controle das vendas

A construção de bons relacionamentos e a gestão adequada das vendas feitas pela sua empresa de auto peças são muito importantes para maximizar as receitas obtidas. São funcionalidades fundamentais para o controle de vendas:

  • Cadastro de clientes;
  • Acompanhamento das etapas de vendas;
  • Relatórios de histórico de vendas por cliente;
  • Controle de limite de crédito por cliente;
  • Bloqueio de vendas para clientes inadimplentes.

Gerenciamento das informações fiscais

Ao facilitar o cumprimento das obrigações legais completa um bom sistema de gestão permite que usuários com pouco ou nenhum conhecimento na área fiscal possam emitir NF-e, contanto que previamente ele seja parametrizado. Dentre as principais funcionalidades que deve-se esperar estão:

  • Emissão e monitoramento de NF-es;
  • Parametrização tributária de produtos por NCM;
  • Geração de arquivos para o SPED Fiscal e Contribuições;
  • Cálculo de impostos a partir das diferentes operações da empresa;
  • Softwares como o Mainô já integram as informações tributárias com empresas que fornecem essa tributação atualizada, tendo assim como funcionalidade o acompanhamento e alertas em relação a alterações na tributação dos seus produtos.

 

4 dicas para evitar a inadimplência no setor de autopeças

Você está em busca das melhores formas de evitar a inadimplência no setor de autopeças? Esse é um grave problema enfrentado por muitas empresas que atuam nesse segmento – que pode se tornar ainda mais complicado quando não são elaboradas estratégias para reduzir os casos de ausência ou atraso nos pagamentos.

É necessário fazer um grande esforço para conquistar novos clientes e fechar bons negócios, não é? Entretanto, as preocupações da empresa não podem ser interrompidas no momento em que a venda é fechada. O controle sobre o recebimento dos pagamentos também é muito importante para alcançar os resultados financeiros desejados.

Se você busca soluções para esse problema, confira 4 dicas para evitar a inadimplência no seu negócio!

 

4 dicas para evitar a inadimplência no setor de autopeças

Conseguir evitar a inadimplência no setor de autopeças é determinante para o sucesso das empresas que atuam nesse segmento. Durante os anos em que o Brasil enfrentou uma crise econômica, o setor de autopeças foi um dos maiores afetados – com grandes altas no índice de inadimplência e demissões em massa por conta da diminuição do faturamento.

Para manter a saúde do fluxo de caixa, você pode seguir as dicas que separamos para evitar a inadimplência.

 

1. Análise de crédito

Saber para quais clientes você pode conceder crédito é o primeiro passo para fugir da inadimplência. Se um dos seus clientes é uma pequena empresa que possui um grande histórico de dívidas e passa por um momento de baixas nas vendas, talvez não seja uma boa ideia conceder crédito, não é?

Uma boa análise sobre as condições de pagamento dos seus clientes pode salvá-lo de negócios prejudiciais para a sua empresa. Para isso, você pode buscar informações em órgão de proteção ao crédito, investigar o histórico de pagamento dos clientes, analisar o balanço e balancete do cliente, entre outras ações para garantir o pagamento efetivo pelas compras.

 

2. Seja flexível no recebimento e busque a redução de custo

Muitos clientes deixam de realizar o pagamento dentro do prazo combinado pela dificuldade de se adequar aos prazos de vencimento ou formas de pagamento propostas. Enquanto alguns preferem pagar através de boleto no início do mês, outros optam pelo pagamento no cartão de crédito apenas no final do mês.

Respeitar essas particularidades é uma ótima forma de garantir o efetivo pagamento das parcelas devidas. Para que o seu fluxo de caixa não sofra com essas variações nas datas de recebimento, procure colocar em prática ações para a redução de custo das operações internas – reduzindo a necessidade de capital de giro para manter as operações em funcionamento.

 

3. Estruturação dos processos internos

A sua empresa possui processos internos estruturados para fazer a cobrança dos clientes e aumentar as chances de receber os pagamentos devidos? Em muitos casos a inadimplência é causada pelo simples esquecimento do pagamento ou pela falta de prioridade dos seus clientes. Nesses casos, um lembrete próximo à data do pagamento pode ser um diferencial.

Procure estruturar os processos internos de modo que seja dada uma atenção especial para o recebimento dos pagamentos: lembretes da data de vencimento, negociação logo após o vencimento, estratégias de cobrança, entre outras ações que contribuem para reduzir os casos de inadimplência.

 

4. Uso de ferramentas tecnológicas para automação de processos

Se estruturar os processos internos é importante para evitar a inadimplência no setor de autopeças, a automação de processos torna isso ainda mais efetivo. Muitas empresas enfrentam dificuldades justamente no momento de lidar com tantas informações de clientes, vendas e datas de vencimento diferentes – o que torna difícil a cobrança efetiva.

Por esse motivo as ferramentas tecnológicas que permitem a automação de processos se tornaram tão populares dentro das empresas brasileiras. É possível utilizar sistemas de gestão que integram emissão de NF-e, controle de estoque, emissão de boletos, cobranças, monitoramento de NF-es recebidas contra seu CNPJ, entre diversos outros processos – gerando agilidade nas rotinas internas e redução de custo.

Explorando a automação de processos você consegue identificar facilmente o histórico de todos os seus clientes e realizar cobranças de forma automática. O Mainô é um sistema de gestão para comércio que possui diversas funcionalidades voltadas para empresas de comércio e distribuição – incluindo a cobrança de clientes para evitar a inadimplência no seu negócio.

 

Como a sua empresa lida com a inadimplência? Você gostou das dicas para evitar a inadimplência no setor de autopeças? Deixe o seu comentário!

Por que não usar planilhas para gerenciar dados da empresa?

Muitas empresas ainda usam planilhas para gerenciar dados. Porém, essa é uma prática cada vez menos eficiente. Isso porque ela apresenta problemas de segurança, demora no cruzamento de dados, erros, perda de dados, entre outras falhas que podem comprometer o seu negócio.

Imagine uma empresa que utiliza planilhas para gerenciar dados enquanto as suas concorrentes utilizam um software específico para a gestão da empresa. Todo o tempo perdido com o cruzamento de dados e em busca dos erros identificados certamente faz uma grande diferença nos resultados que essa organização pode alcançar no mercado, não é?

Empresas que usam softwares para gestão de dados possuem maior competitividade, agilidade na tomada de decisões, taxa de retrabalho menor, entre outras vantagens.

Neste artigo veremos 4 motivos pelos quais uma empresa não deve confiar em planilhas para gerenciar dados. Confira.

4 motivos para não usar planilhas para gerenciar dados

Por muito tempo as planilhas foram muito eficientes para gerenciar os dados empresariais e representaram um grande avanço em relação aos controles feitos no papel. Entretanto, a tecnologia segue evoluindo e as planilhas já não são a melhor alternativa para essa finalidade.

Veja 4 motivos que comprovam que você não deve mais utilizar planilhas para gerenciar dados da sua empresa.

1. Falhas de segurança

O uso das planilhas para gerenciar dados apresenta sérios problemas de segurança – que estão relacionadas à confiabilidade dos dados e ao controle de acessos.

Por ser um software que funciona através de fórmulas complexas, não é incomum que um usuário menos experiente insira informações nas células erradas e comprometa a qualidade dos dados gerados.

Além disso, é muito difícil exercer um controle sobre quem acessa os arquivos que reúnem os dados empresariais – tornando as informações vulneráveis.

2. Lentidão nos processos internos

Quando o excel começou a ser utilizado no ambiente empresarial, um dos seus grandes destaques era o ganho de tempo proporcionado pelo uso de fórmulas – que agilizam os cálculos e podem extrair informações automaticamente. Entretanto, hoje em dia existem outras soluções que fazem esse processo de forma mais rápida e eficiente.

Em vez de perder tempo preenchendo diversas planilhas do excel, é possível utilizar um software de gestão empresarial que integra e centraliza os dados de todos os setores da empresa. Isso gera um grande ganho de tempo com a automação.

3. Maior dificuldade no acesso aos dados

Outro aspecto que deixa o excel atrás das outras soluções disponíveis para a gestão empresarial é a dificuldade no acesso dos dados. É possível abrir uma planilha apenas no computador em que ela está salva, sem a possibilidade de acessar os dados através de outros dispositivos.

Softwares que usam tecnologias mais modernas como o armazenamento na nuvem permitem que esses dados possam ser acessados de qualquer lugar, por qualquer dispositivo que esteja conectado à internet. 

4. Baixa integração das informações

Apesar de possuir muitas funcionalidades que auxiliam no gerenciamento dos dados da empresa, o excel possui limitações na integração das informações.

Mesmo que você consiga criar um ótimo controle financeiro, é muito difícil integrar esses dados com o controle de estoque ou utilizar as informações inseridas na nota fiscal de forma automática.

Sistema de gestão: uma ótima solução para os seus problemas

Já imaginou integrar todas as informações da emissão de NF-e, controle de estoque, cobranças e monitoramento de notas fiscais recebidas contra seu CNPJ, monitoramento tributário? Essas são algumas das rotinas que não podem ser realizadas com uma planilha do excel para gerenciar dados, mas estão inclusas em um sistema de gestão, como o Mainô e o Comex NF-e.

Essas ferramentas são desenvolvidas especialmente para facilitar o controle empresarial e gerar dados úteis para o gestor – automatizando processos e aumentando a produtividade da organização. Todos esses ganhos internos contribuem positivamente para os resultados alcançados no mercado.

Você ainda utiliza uma planilha no excel para gerenciar dados? Gostaria de conhecer melhor as funcionalidades de um sistema de gestão?