O que é ERP e quais as suas vantagens

ERP: os enterprise resource plannings são softwares de gestão empresarial que nasceram em um ambiente econômico e organizacional de contínua informatização e otimização de processos internos através da adoção massiva de softwares que tratavam de etapas específicas dos processos produtivos nas empresas.  Aplicados na Europa e Estados Unidos no início dos anos 90, os sistemas de gestão empresarial chegaram ao Brasil por volta de 1996 com a ideia de agilizar processos e fluxos de informações anteriormente distribuídos através de documentos físicos. 

ERP system,

Para compreender o ambiente de aplicação de um ERP é fundamental se habituar com seus antecessores e com o cenário que os mesmos geraram. O início do conceito de transferência de dados e informações através de ferramentas informatizadas remonta ao MRP, na década de 70.

ERP : como tudo começou?

O MRP (Material Requirements Planning) é, antes de um sistema, um conjunto de princípios discutidos no livro de Joseph Orlicky “Material Requirements Planning (1975)” que foi desenvolvido desde 1964 a partir de diversas pesquisas de Joseph, incluindo a do modelo toyotista. Esse livro apresenta as formulações das disciplinas de Planejamento de Gestão de Materiais e, ao longo do tempo, tornou-se uma espécie de guia para a gestão industrial na época.

Após a publicação do livro em 1975, a empresa Black&Decker foi pioneira ao adotar os conceitos recém apresentados gerando, posteriormente, uma forte onda de adoção dessa nova forma de gestão. Com a utilização massiva dos computadores, o conceito do MRP é aplicado no formato de software, respeitando as diretrizes de boa gestão apresentadas por Orlicky em seu livro. Esse software era responsável por tarefas cotidianas relacionadas ao agendamento de produção e não gerava uma visão muito estratégica dos aspectos com que tratava.

Em 1983, com o uso mais comum dos computadores, nasce o MRP II (Manufacturing Resources Planning) que passa a integrar atividades mais complexas do dia a dia de uma empresa, gerando uma base de dados mais sólida e capaz de auxiliar nas tomadas de decisão estratégicas. Essa ferramenta integrava não apenas o setor de produção, mas também engenharia e financeiro, proporcionando uma melhor visualização do negócio como um organismo só.

Já nos anos 90 temos a aplicação dos Sistemas ERP, a evolução dos conceitos apresentados anteriormente e que possibilita a integração completa da empresa, sem exclusão de nenhum dos setores, por mais secundárias que sejam suas atividades. Dessa forma o ERP passa a ser uma espécie de sistema circulatório da empresa, possibilitando que a informação chegue aos diversos setores e pontos de demanda da organização. Essa capacidade de capilaridade da informação entre setores torna a empresa mais interdependente, mais unida e gera resultados de uma forma mais dinâmica devido à contínua troca de dados.

O intercâmbio de informações que o ERP proporciona gera soluções tanto específicas quanto genéricas, agilizando tomada de decisões e processos passíveis de automação, como o preenchimento de formulários e emissão de notas.

Tendo em vista essas capacidades produtivas do Enterprise Resource Planning, consegue-se apontar 4 aspectos de grande avanço quando pensamos na implementação desse software:

  1. Planejamento

    Um sistema ERP é capaz de gerar um potencial de planejamento estratégico muito grande por conta do acesso rápido e otimizado a diversos dados de setores, processos, atividades e resultados de uma empresa. O software também armazena prognósticos, previsões e atividades agendadas. Ter uma noção completa de todos os fatores inerentes a empresa e suas operações é um ponto a favor da capacidade de planejamento e desenvolvimento de estratégias empresariais.

  2. Retrabalhos

    A falta de integração de processos é o principal ponto quando o assunto é a realização de tarefas e atividades por mais de uma vez. Um retrabalho é considerado uma perda de tempo e dinheiro dentro da empresa, portanto, se isso se torna corriqueiro, o gasto de energia e de dinheiro vai pesar muito no final do mês e acabar gerando um déficit muito grande nas contas da empresa. O ERP atua, portanto, como controle de etapas de processo e do andamento de ciclos produtivos, de vendas, financeiro, de recursos humanos entre outros.

  3. Controle

    De forma integrada com o ponto anterior, o ERP permite o controle de processos, métodos e atividades, com objetivo de garantir que tudo está sendo aplicado no momento adequado e da forma que se espera. A falta de controle, por sua vez, pode gerar conflito de processos, falta de compatibilidade entre dados financeiros e produtivos, bem como a instabilidade das decisões da alta gerência por conta do cruzamento incorreto de dados.

  4. Qualidade

    O controle de qualidade é capaz de garantir a competitividade da empresa não apenas atestando a conformidade do produto com os padrões esperados, mas também com relação à qualidade necessária nos processos e no fluxo de informações dentro da própria organização.


O ERP consegue garantir adequação de processos produtivos, de movimentação,
armazenagem, de emissão de documentos e notas, de otimização do fluxo de informações bem como facilitação de auditorias. Ao final, isso garante que tudo dentro da empresa flua de maneira mais natural e automática.

Um bom software ERP deve ser capaz de proporcionar diversos benefícios como: Controle de estoque otimizado, gestão e cálculo financeiro (principalmente de tributos e fluxo de caixa), emissão de notas fiscais, boletos e controle de operações de produção e vendas.

Um layout simples ajuda a empresa a economizar com treinamentos, otimizando custos financeiros e alocação de tempo em atividades secundárias. Utilizar um sistema alinhado com diretrizes minimalistas e que sigam a filosofia de facilitação de uso gera benefícios e agilidade na execução de tarefas diárias.

ERP: Mainô Sistemas

O software ERP oferecido pela Mainô alia boas ferramentas com a fácil utilização e garante uma aplicabilidade do sistema de forma simplificada e ágil, garantindo menos custos e menor investimento de tempo para a realização de treinamentos para uso efetivo e eficiente do sistema. Outro ponto a favor do sistema é a capacidade de acesso remoto, através da internet, isso permite um acompanhamento melhor dos processos empresariais mesmo fora dos limites da organização, permitindo ao gestor um controle mais eficiente e contínuo bem como a gestão da qualidade muito mais consistente.

De maneira a concluir a reflexão sobre os sistemas ERP, podemos apontar que, atualmente, a gana de alcançar vantagens competitivas mais significativas bem como a necessidade de aplicação de alternativas tecnológicas nas empresas faz com que o ERP seja uma ferramenta muito importante e benéfica no sentido de integração de dados e uniformização do fluxo de informações.

Me chamo Gabriel Novoa, sou formado em Relações Internacionais com MBA em Gestão de Logística Internacional e autor da #piluladoconhecimento no Linkedin. Sou um apaixonado pela logística e por transmitir conhecimento de maneira simplificada e acessível a todos.

 

Como escolher um software de gestão para auto peças

A implementação de um software de gestão para auto peças produz diversos benefícios operacionais e financeiros. Com o uso da tecnologia como aliada torna-se possível automatizar processos, reduzir chances de falhas e aumentar a produtividade de toda a organização, melhorando os resultados alcançados.

Um dos maiores desafios de uma empresa de auto peças é conseguir integrar a gestão da empresa com as atividades do dia a dia. Entre atendimentos a clientes e reposição dos estoques, pode ser complicado dar atenção as atividades de gestão como controle de estoque, controle de vendas e controles financeiros.

O objetivo de um software de gestão é justamente facilitar processos e integrar as informações.

Veja neste artigo por que você deveria implementar um software de gestão na sua empresa de auto peças.

Benefícios de utilizar um software de gestão

Um software de gestão é uma plataforma digital criada com a finalidade de facilitar a gestão de uma empresa. Para isso, o sistema deve reunir diversas funcionalidades importantes como: controle do estoque, emissão de NF-e,  controle financeiro, controle das vendas, monitoramento das NF-es, gerenciamento das informações fiscais, entre outros.

São diversos os benefícios para uma empresa de auto peças que decide modernizar a gestão da sua empresa com essas plataformas. Confira os principais deles:

  • Redução do tempo gasto com atividades operacionais: Com o uso de uma ferramenta que automatiza vários processos manuais, a empresa reduz o tempo gasto nas suas atividades rotineiras. Ou seja, torna-se possível aumentar a produtividade de toda a organização. No fim, isso significa mais faturamento com os mesmos recursos.
  • Menor chance de erros: Menor dependência humana significa menor chance de erros cometidos em meio às operações. Afinal, um software não comete erros de digitação por falta de atenção e nem fica cansado em meio ao processo. Processos repetitivos e com baixo valor agregado devem ser automatizados, deixando as pessoas atuarem em processos que envolvam a tomada de decisão.
  • Diminuição de custos: Em vez de adotar diversas ferramentas diferentes, um software de gestão reúne todas as informações em um só local, permitindo a redução dos custos com outras ferramentas, diminuição da mão de obra necessária e eliminação dos gastos com correção de erros.
  • Informações de maior qualidade: As informações geradas com a integração dos dados gerenciais são de ótima qualidade para uma boa tomada de decisão.
  • Ganho de competitividade: Em um mercado tão acirrado, os benefícios obtidos com um software de gestão significam uma grande vantagem competitiva em relação aos concorrentes.

Principais funcionalidades de um software de gestão

Todos esses benefícios são alcançados graças às funcionalidades do software de gestão para empresas de auto peças. Se você está considerando contratar um software para auto peças, veja aqui quais funcionalidades devem ser verificadas.

Monitoramento de NF-e

Você enfrenta dificuldades para identificar quando uma nota fiscal foi emitida contra o CNPJ da sua empresa? Algumas empresas podem levar semanas até processar essas informações em seus controles internos. Com o uso de um software de gestão, essa rotina é executada de forma automática em poucos minutos. Isso agiliza as rotinas internas exponencialmente. Além disso, essa funcionalidade deve ser vinculada ao controle de estoque da empresa, permitindo que uma compra identificada possa entrar no estoque nem a necessidade de digitar os itens novamente.

Controle financeiro

O controle financeiro é fundamental para o sucesso de qualquer pessoa jurídica. Somente com o equilíbrio entre as receitas e despesas é possível alcançar uma boa lucratividade e manter as operações em financiamento. Para isso, é vital que o software de controle financeiro possua as seguintes funcionalidades:

  • Lançamentos de contas a pagar e contas a receber;
  • Automatização de cobrança com emissão de boletos bancários (ajuda atacadistas no combate à inadimplência);
  • Baixa automática de boletos bancários (para atacadistas);
  • Importação de extrato e conciliação bancária;
  • Relatório de fluxo de caixa.

Controle de estoque

Para uma empresa de auto peças, a gestão de estoque é uma rotina determinante para o sucesso, gerando impactos nas despesas operacionais e na agilidade para atender os clientes. Um software de gestão realiza o controle automático sobre o estoque com base em cada nota fiscal de entrada ou saída de mercadorias.

Controle das vendas

A construção de bons relacionamentos e a gestão adequada das vendas feitas pela sua empresa de auto peças são muito importantes para maximizar as receitas obtidas. São funcionalidades fundamentais para o controle de vendas:

  • Cadastro de clientes;
  • Acompanhamento das etapas de vendas;
  • Relatórios de histórico de vendas por cliente;
  • Controle de limite de crédito por cliente;
  • Bloqueio de vendas para clientes inadimplentes.

Gerenciamento das informações fiscais

Ao facilitar o cumprimento das obrigações legais completa um bom sistema de gestão permite que usuários com pouco ou nenhum conhecimento na área fiscal possam emitir NF-e, contanto que previamente ele seja parametrizado. Dentre as principais funcionalidades que deve-se esperar estão:

  • Emissão e monitoramento de NF-es;
  • Parametrização tributária de produtos por NCM;
  • Geração de arquivos para o SPED Fiscal e Contribuições;
  • Cálculo de impostos a partir das diferentes operações da empresa;
  • Softwares como o Mainô já integram as informações tributárias com empresas que fornecem essa tributação atualizada, tendo assim como funcionalidade o acompanhamento e alertas em relação a alterações na tributação dos seus produtos.

 

Por que não usar planilhas para gerenciar dados da empresa?

Muitas empresas ainda usam planilhas para gerenciar dados. Porém, essa é uma prática cada vez menos eficiente. Isso porque ela apresenta problemas de segurança, demora no cruzamento de dados, erros, perda de dados, entre outras falhas que podem comprometer o seu negócio.

Imagine uma empresa que utiliza planilhas para gerenciar dados enquanto as suas concorrentes utilizam um software específico para a gestão da empresa. Todo o tempo perdido com o cruzamento de dados e em busca dos erros identificados certamente faz uma grande diferença nos resultados que essa organização pode alcançar no mercado, não é?

Empresas que usam softwares para gestão de dados possuem maior competitividade, agilidade na tomada de decisões, taxa de retrabalho menor, entre outras vantagens.

Neste artigo veremos 4 motivos pelos quais uma empresa não deve confiar em planilhas para gerenciar dados. Confira.

4 motivos para não usar planilhas para gerenciar dados

Por muito tempo as planilhas foram muito eficientes para gerenciar os dados empresariais e representaram um grande avanço em relação aos controles feitos no papel. Entretanto, a tecnologia segue evoluindo e as planilhas já não são a melhor alternativa para essa finalidade.

Veja 4 motivos que comprovam que você não deve mais utilizar planilhas para gerenciar dados da sua empresa.

1. Falhas de segurança

O uso das planilhas para gerenciar dados apresenta sérios problemas de segurança – que estão relacionadas à confiabilidade dos dados e ao controle de acessos.

Por ser um software que funciona através de fórmulas complexas, não é incomum que um usuário menos experiente insira informações nas células erradas e comprometa a qualidade dos dados gerados.

Além disso, é muito difícil exercer um controle sobre quem acessa os arquivos que reúnem os dados empresariais – tornando as informações vulneráveis.

2. Lentidão nos processos internos

Quando o excel começou a ser utilizado no ambiente empresarial, um dos seus grandes destaques era o ganho de tempo proporcionado pelo uso de fórmulas – que agilizam os cálculos e podem extrair informações automaticamente. Entretanto, hoje em dia existem outras soluções que fazem esse processo de forma mais rápida e eficiente.

Em vez de perder tempo preenchendo diversas planilhas do excel, é possível utilizar um software de gestão empresarial que integra e centraliza os dados de todos os setores da empresa. Isso gera um grande ganho de tempo com a automação.

3. Maior dificuldade no acesso aos dados

Outro aspecto que deixa o excel atrás das outras soluções disponíveis para a gestão empresarial é a dificuldade no acesso dos dados. É possível abrir uma planilha apenas no computador em que ela está salva, sem a possibilidade de acessar os dados através de outros dispositivos.

Softwares que usam tecnologias mais modernas como o armazenamento na nuvem permitem que esses dados possam ser acessados de qualquer lugar, por qualquer dispositivo que esteja conectado à internet. 

4. Baixa integração das informações

Apesar de possuir muitas funcionalidades que auxiliam no gerenciamento dos dados da empresa, o excel possui limitações na integração das informações.

Mesmo que você consiga criar um ótimo controle financeiro, é muito difícil integrar esses dados com o controle de estoque ou utilizar as informações inseridas na nota fiscal de forma automática.

Sistema de gestão: uma ótima solução para os seus problemas

Já imaginou integrar todas as informações da emissão de NF-e, controle de estoque, cobranças e monitoramento de notas fiscais recebidas contra seu CNPJ, monitoramento tributário? Essas são algumas das rotinas que não podem ser realizadas com uma planilha do excel para gerenciar dados, mas estão inclusas em um sistema de gestão, como o Mainô e o Comex NF-e.

Essas ferramentas são desenvolvidas especialmente para facilitar o controle empresarial e gerar dados úteis para o gestor – automatizando processos e aumentando a produtividade da organização. Todos esses ganhos internos contribuem positivamente para os resultados alcançados no mercado.

Você ainda utiliza uma planilha no excel para gerenciar dados? Gostaria de conhecer melhor as funcionalidades de um sistema de gestão?