A nota fiscal avulsa (NFA-e) é um documento emitido por micro e pequenas empresas que não têm autorização ou acesso à emissão de documentos fiscais, como a Nota Fiscal eletrônica (NF-e). Trata-se de uma solução muito explorada pelas organizações e profissionais que realizam operações de venda com a necessidade de documento fiscal com pouca frequência.
Um Microempreendedor Individual, que costuma comercializar os seus produtos apenas para o consumidor final, não é obrigado a emitir nota fiscal. Nas situações ocasionais em que é feita uma venda para uma pessoa jurídica, pode ser exigido o documento fiscal. É nesses casos que a nota fiscal avulsa se torna necessária.
Porém, esse é um assunto que levanta muitas dúvidas por conta de suas particularidades. Neste artigo veremos o que é e como emitir a NFA-e. Acompanhe!
O que é a nota fiscal avulsa?
A NFA-e é um documento fiscal emitido individualmente em ocasiões de venda de produtos ou serviços. A sua emissão pode ser feita tanto em papel quanto formato eletrônico, assim como a nota fiscal eletrônica.
Basicamente, é um comprovante de uma transação usado por empreendedores que não realizam vendas com muita frequência, ou por aqueles que não têm obrigação de emitir a NF-e e a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e).
No que se refere a emissão, os campos que devem ser preenchidos no documento são muito semelhantes aos da nota fiscal tradicional (modelo 1, 1-A ou 55). A principal diferença está nas características do emissor.
Quem pode emitir a NFA-e?
Os emissores da NFA-e são os profissionais ou empresas que não são obrigados a emitir a nota fiscal eletrônica. São eles:
- Pessoa física não contribuinte, artesão e profissional autônomo;
- Microempreendedor Individual – MEI;
- Empresas públicas, repartições públicas, inclusive autarquias e fundações públicas;
- Pessoas jurídicas que possuem CNPJ, mas não a Inscrição Estadual;
- Produtor rural que atua como pessoa física.
Diferença entre a Nota Fiscal Avulsa e a NF-e
A NFA-e possui o mesmo valor legal da NF-e: registrar e comprovar uma transação comercial. Apesar disso, os dois modelos possuem diferenças específicas. Como foi visto antes, a nota avulsa é indicada para empresas que realizam transações esporadicamente, enquanto a NF-e é utilizada por outras que têm grande volume e são obrigadas a emiti-la.
Ao contrário da nota fiscal eletrônica, que necessita de um software específico, a nota fiscal avulsa pode ser gerada manualmente. Além disso, a NF-e é restrita a empreendedores que possuem CNPJ. Já a NFA-e pode ser emitida por autônomos, pessoas físicas, entre outras categorias.
Vantagens da Nota Fiscal Avulsa
- Microempreendedores Individuais (MEI) têm mais possibilidades de disputar o mercado com aqueles que já emitem a nota fiscal regularmente;
- As operações são seguras, principalmente a NFA-e que pode ser emitida e armazenada eletronicamente, sem ser em papel;
- Os custos são reduzidos, uma vez que não há necessidade de obter um sistema próprio para a emissão das notas.
Desvantagens da Nota Fiscal Avulsa
- Não existe um padrão nacional para sua emissão, ou seja, você precisará consultar a Secretaria da Fazenda do seu estado para saber qual será o processo;
- Para cada nota emitida é preciso uma nova autorização da Sefaz;
- A cópia da nota fiscal avulsa deve ser guardada obrigatoriamente por cinco anos;
- Caso ocorra um erro, não há possibilidade de reparar imediatamente. Uma vez emitida, a única alternativa será o cancelamento. Sendo assim, o processo deverá ser feito todo novamente;
- Se exigida em papel, a nota deverá ser entregue pessoalmente, o que é ruim tratando-se de longas distâncias.
Como emitir a Nota Fiscal Avulsa?
A emissão de uma NFA-e pode parecer complexa para empresas que ainda não encararam esse procedimento. Porém, nós preparamos um passo a passo que vai ajudá-lo a dominar essa rotina:
1. Informe-se na Secretaria da Fazenda do seu estado
O primeiro passo para a emissão da nota fiscal avulsa é buscar informações na Secretaria da Fazenda do seu estado. A autoridade tributária estadual tem poder para estabelecer requisitos próprios para a emissão do documento. Ou seja, cada estado possui exigências diferentes para solicitar e emitir a nota fiscal avulsa.
2. Reúna a documentação necessária
Mesmo com diferenças entre um estado e outro, os documentos necessários para realizar o cadastro para emissão da nota costumam ser os seguintes:
Para pessoas físicas:
- Documento de identidade ou outro com a mesma equivalência;
- CPF – Comprovante de Inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas;
- Comprovante de residência.
Para pessoas jurídicas:
- CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas;
- Número da inscrição no CF – Cadastro Fiscal;
- Documento de identidade ou equivalente.
3. Solicite a nota fiscal avulsa
Depois de feito o cadastro, você está apto para emitir a NFA-e. Geralmente, esse é um procedimento que pode ser realizado pela internet através de uma plataforma própria da Secretaria da Fazenda Estadual ou Municipal.
4. Insira todas as informações sobre a operação
Assim como acontece na emissão de uma nota fiscal eletrônica, é necessário inserir diversos dados essenciais: identificação das partes envolvidas na operação, descrição dos produtos ou serviço, CNAE, valores unitários e total, destaque dos tributos recolhidos, entre outras.
5. Faça a impressão do documento
Depois de concluído o processo e autorizada a nota fiscal, será preciso fazer a impressão do documento. O armazenamento da nota fiscal avulsa deve ser feita em formato impresso e deve seguir o prazo mínimo de 5 anos de guarda.
Você já conhecia essas informações sobre a nota fiscal avulsa?
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