Você já ouviu falar da sigla “ERP”? O Enterprise Resource Planning, ou simplesmente ERP, é um sistema de gestão que articula todos os dados e processos de uma empresa em um único sistema.
Como qualquer mercado moderno, o de sistemas de gestão conta com muitas soluções. Algumas muito comuns e generalistas, que podem não atender a todos os tipos de negócio. Por isso, a escolha de um ERP (Enterprise Resource Planning) por uma empresa deve ser tomada com muita cautela e estudo.
Em nosso artigo, vamos apresentar melhor o que é um ERP e as vantagens de se tê-lo em sua empresa. Além disso, iremos te ajudar a escolher o melhor sistema baseado em suas necessidades.
Se você ficou interessado, continue a leitura!
O que é um ERP?
Imagine uma empresa onde cada um dos departamentos mantém seu próprio cadastro de clientes? Dá pra imaginar a quantidade de problemas que podem ser acarretados, certo? Ineficiência de processos e cadastros desatualizados são apenas alguns dos que podemos citar.
No início da era dos sistemas de informação, era comum cada departamento da empresa ter seu próprio sistema. Cada um deles funcionava de forma isolada, sem uma comunicação central. Por isso, uma das primeiras atribuições do ERP seria integrar processos, ideia inovadora para a época.
O Enterprise Resource Planning (ou ERP) é um sistema de gestão que integra todos os dados e processos de uma organização em um único software. Com isso, o ERP auxilia na automatização de processos, na unificação da informação em um só lugar, gerando uma maior facilidade no fluxo de informações entre os setores de uma empresa. Isso tudo ajuda, claro, na tomada de decisões e no acompanhamento sempre atualizado dos gestores. Assim, os ERPs servem como tradutores, transformando os dados registrados em informações relevantes.
As vantagens de utilizar um ERP
A gestão de informações passou por grandes transformações ao longo dos anos. Hoje, ter uma ferramenta que faça essa tarefa tornou-se um item básico nas empresas. O ERP é uma das opções de sistema de gestão empresarial que se mostra cada vez mais essencial e vantajosa.
Para te deixar ainda mais convencido a utilizar um ERP, trouxemos uma lista com diversos benefícios que você precisa conhecer. Veja abaixo:
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Integração e unificação das informações
Como já dito, utilizar um ERP permite uma integração entre os diferentes departamentos de uma empresa. Tudo passa pelo sistema, a informação é centralizada e isso, obviamente, ajuda na hora do planejamento e na aplicação das ações. Com o sistema é possível ter uma visão ampla do que ocorre na companhia e, assim, garantir uma melhor gestão e claro, melhores resultados.
2. Redução de erros e tempo a ser dedicado
Como a informação está concentrada em um só lugar, o acompanhamento se torna bem mais fácil. Normalmente, quando uma empresa utiliza diversos sistemas para suas operações, não há alinhamento, as informações se perdem, e tudo isso acaba por prejudicar o andamento dos negócios.
Com os dados centralizados dentro do ERP, a comunicação se torna mais rápida e efetiva e todos possuem acesso às informações. Desta forma, evita-se a perda de tempo e as decisões são tomadas mais rapidamente.
3. Redução de custos
Se tempo é dinheiro, então nada mais justo que admitir que o ERP reduz os custos no mundo corporativo. A centralização das informações otimiza o tempo que seria empregado, dando margem para investir em novas ideias e ações para a empresa.
Além disso, o sistema também lhe fornece informações como onde está se gastando mais, por exemplo. Com isso, é possível rever os gastos e, quem sabe, realocá-los para departamentos que estão se mostrando mais relevantes ao crescimento do negócio.
4. Segurança das informações
Os dados de uma empresa são artigos valiosos que devem ser guardados a sete chaves, ainda mais com as novas exigências da Lei Geral de Proteção de Dados que entrará em vigor. Assim, quanto mais protegidos eles estiverem, melhor será, e é isso que o ERP garante.
Estando os dados em apenas uma plataforma, é possível realizar um melhor monitoramento desses. Os profissionais responsáveis pela segurança da informação não precisam gastar seu tempo acompanhando diversas plataformas e ficando perdidos entre elas.
Outro aspecto dos ERPs é que muitas das soluções que se encontram no mercado possuem mecanismos e ferramentas de segurança bons, que impedem ataques externos.
5. Mobilidade e Facilidade de Acesso
Com a ascensão do uso dos celulares e da internet móvel, cada vez mais o mercado demanda por sistemas que se adequem a esta realidade. Assim, todos os dias surgem novas opções que permitem às empresas o monitoramento das informações de forma remota e em tempo real.
Ou seja, em qualquer lugar do mundo e a qualquer momento é possível ter acesso às informações da empresa através de softwares em nuvem. Isso agiliza os processos e permite um controle sempre ativo.
Como escolher o melhor ERP para sua empresa
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Pelas funcionalidades que o sistema oferece
Como já citado aqui, os ERPs podem variar muito quanto às funcionalidades oferecidas. Porém, um bom sistema não pode deixar de apresentar algumas características funcionais básicas. O que deve ser avaliado aqui é se apenas estas características irão atender aos requisitos da empresa ou se é necessário partir para algo mais especializado.
Geralmente, as principais funcionalidades de um ERP são:
- Administração financeira
- Administração Fiscal
- Gestão integrada dos dados
- Faturamento
- Gestão dos contatos
- Acompanhamento de compras e vendas
É perceptível o quanto essas funcionalidades são essenciais para a rotina empresarial e como elas atendem a diversas áreas, desde o financeiro até o marketing.
Além da comunicação mais efetiva entre as equipes, o ERP também auxilia na relação com os clientes e fornecedores. O planejamento e controle da produção, por exemplo, garante o pedido por mais peças no momento exato.
Contudo, vale ressaltar que não apenas as características funcionais devem ser observadas, mas também as não funcionais, algo que geralmente é ignorado. Não basta apenas avaliar se o ERP possui uma determinada funcionalidade, mas também deve-se verificar se a interface não é complexa, ou lenta demais. Funcionalidades complexas, por exemplo, elevam o custo de treinamento e tendem a causar mais rejeição da equipe na adoção da ferramenta. Softwares lentos, por sua vez, podem comprometer a produtividade da empresa.
Dentre as características não funcionais podemos citar:
- Treinamento
- Migração de Dados
- Usabilidade
- Plataforma
- Performance
- Disponibilidade
- Suporte Técnico
- Experiência
2. Conhecendo seu nicho e as necessidades dele
Em primeiro lugar, precisamos explicar o que são as verticais de mercado. Os mercados verticais são uma forma de dividir o mercado em nichos, ou seja, dividir em grupos especializado empresas que atendem exclusivamente um setor da economia.
Há vários mercados verticais, como Agronegócio, Construção Civil, Manufatura, Varejo, Distribuição, Saúde, Serviços de Recorrência e Educação. Eles envolvem um grupo de fornecedores e clientes que realizam transações com base em necessidades específicas e, normalmente, estão dentro de um cenário bem maior da indústria.
Baseado nesses mercados verticais é que são criados os sistemas de gestão e suas soluções, que visam atender as especificidades de cada área. Um sistema de gestão generalista, que busca atender diversos setores, raramente conseguirá, de fato, atendê-los nos seus detalhes.
Saber o mercado vertical no qual a empresa está inserida e as necessidades dele é o primeiro passo para escolher bem um ERP. Preferir um ERP extremamente generalista pode ser uma solução rápida e barata em um primeiro momento, mas dolorosa depois. Por isso, buscar uma solução de nicho, ou seja, um especialista na sua vertical de mercado, costuma ser a melhor opção, ainda que demande um pouco mais de pesquisa e recursos. Lembre-se sempre: o barato pode sair caro.
3. Avaliando o momento da empresa e seu orçamento
Outro ponto a ser considerado neste processo de escolha é o momento da empresa. Se você está pensando em ter um filho no próximo ano, você não vai alugar um apartamento de um quarto, certo? Então, porque as empresas contratam ERPs dessa forma?
Contratar um ERP é exatamente como alugar um apartamento. Você pode até se arrepender depois e mudar, mas é inevitável ter alguma dor de cabeça nesse processo. Por isso, na hora de escolher seu sistema, é importante projetar um cenário para a empresa de, no mínimo, de dois a três anos.
Tenha também em mente que implementar um ERP é um investimento, e você precisa ter um orçamento para tal ação. Os custos do ERP podem variar muito. Mesmo para as pequenas e médias empresas, a utilização desses sistemas pode chegar a R$ 100.000,00 por ano. Por isso, é necessário realizar previamente uma avaliação dos recursos disponíveis para a implementação do ERP.
Nesse momento você já deve ter percebido que, ao escolher um ERP:
- deve-se considerar se o mesmo possui as funcionalidades necessárias para atender sua empresa;
- deve-se considerar características funcionais, mas também as não funcionais como usabilidade, desempenho, migração de dados, treinamento, etc;
- considerar, o mais cedo possível, uma solução específica para sua vertical de mercado, vai evitar uma perda de eficiência operacional e troca precoce de ERP.
Da próxima vez, lembre-se de avaliar esses pilares para fazer uma escolha acertada.
Por que escolher o ERP da Mainô para sua empresa de comex?
Como dissemos a alguns parágrafos acima, conhecer o mercado no qual você está alocado é primordial. Conhecendo-o você conseguirá ter uma ideia clara de quais são suas necessidades. Assim, você pode buscar um sistema que atenda às suas demandas, ao invés de procurar generalistas que tentam atender a todos.
O comércio exterior, mais do que qualquer outro mercado, demanda especialização. Buscar soluções que amparem as suas exigências como empresa importadora, exportadora ou trading company é essencial para um bom andamento do negócio.
Os sistemas generalistas podem parecer até uma opção agradável à primeira vista, mas a verdade é que eles pouco vão atender as especificidades do comércio exterior. É provável que você pague por utilidades que não lhe servem e não tenha funcionalidades básicas do comex, como a emissão de NF-e de importação.
O ERP oferecido pela Mainô entrega ferramentas de fácil utilização, sem complexidades que levam horas de treinamento. Além disso, é um sistema rápido, o que, como citado mais acima, auxilia na redução dos custos. Outro ponto a favor do sistema é a capacidade de acesso remoto, através da internet. Isso permite um acompanhamento melhor dos processos empresariais mesmo fora dos limites da organização, permitindo ao gestor um controle mais eficiente e contínuo.
E claro, o sistema Mainô é especializado em comércio exterior. Isso significa que além de garantir todas as funcionalidades que um sistema generalista possui, a Mainô vai mais longe, entregando ainda mais benefícios . Veja alguns de nossos diferenciais:
Então, se você busca um sistema de gestão completo e vantagens competitivas, não deixe de conferir nossas soluções chamando no Whatsapp ou se cadastrando em nosso site.
