As demandas por eficiência e agilidade são uma preocupação cada vez maior para as organizações, principalmente com a transformação digital. Neste sentido, vale a pena conhecer as melhores ferramentas de produtividade para empresas.
Assim, é possível que os colaboradores tenham menos distrações e, principalmente, consigam se comunicar de maneira mais eficaz – algo essencial para os trabalhos remotos.
Segundo este relatório, 46% dos agentes não possuem as ferramentas certas para ter sucesso no trabalho em casa. Ao mesmo tempo, 70% das empresas estão procurando investir em novas maneiras de engajar os funcionários.
Contudo, não basta que os líderes consigam motivar os seus funcionários, se eles não têm os instrumentos ideais para realizar o seu trabalho, certo?
Pensando nisso, separamos uma lista com as melhores ferramentas de produtividade para empresas. Quer saber mais? Então, continue a leitura.
Qual a importância da produtividade no trabalho?
O que realmente significa ser produtivo no trabalho? Muitos acreditam que é apenas “produzir mais, com menos recursos”. Essa ideia não está errada, mas podemos ir além deste conceito.
Porque, a principal questão é que a qualidade da produção deve continuar a mesma (ou, às vezes, ser até superior). Afinal, não adianta fazer as tarefas rapidamente, se elas não estão bem feitas, certo?
No fim, não são esses os resultados que as organizações esperam. Exatamente por isso, é essencial definir o nível de qualidade necessário para as atividades que são realizadas.
Mas, então, quando falamos sobre manter a produtividade alta, é necessário ter um bom investimento em planejamento. Isso vai além de exigir que os colaboradores “produzam mais”. Às vezes, inclusive, é preciso focar em treinamentos, sejam técnicos ou de gestão de tempo, para que todos consigam aproveitar o trabalho de maneira inteligente.
No fim das contas, a produtividade pode ser traduzida como eficiência dos processos no dia a dia das instituições. E é exatamente essa a importância dela.
Por isso, procurar as melhores ferramentas de produtividade para empresas e, de fato, investir nelas, de acordo com as necessidades da organização, é o primeiro passo para conseguir um alto desempenho. Afinal, dessa maneira é possível:
- reduzir os custos;
- trazer inovação para os processos;
- conquistar mais competitividade no mercado;
- satisfazer os clientes e proporcionar boas experiências.
Ou seja, os benefícios podem ser sentidos de todos os lados, da gestão, passando pelos funcionários e indo até o consumidor final. Então, agora, conheça quais são as principais ferramentas de produtividade.
5 melhores ferramentas de produtividade para empresas
Google Workspace
O Google Workspace é um conjunto de ferramentas online configuradas especialmente para auxiliar o trabalho em empresas.
Além da facilidade de gerenciamento de contas e dispositivos, ainda permite a colaboração de arquivos e documentos em tempo real, além de uma boa capacidade de armazenamento no Drive.
Basicamente, os planos do Google Workspace oferecem e-mail corporativo personalizado e incluem ferramentas de comunicação e colaboração como:
- Gmail;
- Agenda;
- Meet e Chat;
- Drive;
- Documentos, planilhas e apresentações;
- Formulários;
- Sites e muitas outras.
Ou seja, além de ter a possibilidade de criação de diferentes tipos de documentos, ainda permite uma boa organização dos eventos e reuniões, tudo isso em um único lugar.
É uma opção inteligente e prática para quem quer investir nas melhores ferramentas de produtividade para empresas.
Trello
O Trello já é uma plataforma bem conhecida, que pode ser usada tanto de maneira profissional quanto pessoal, exatamente pelos inúmeros templates que são possíveis se criar.
É uma boa ferramenta para quem deseja organizar as demandas. Com opções pagas e gratuitas, é uma ótima maneira de gerenciar a rotina de trabalho, definindo as atividades do dia e, inclusive, podendo dividir por equipes ou projetos.
É uma ferramenta colaborativa simples de usar e intuitiva, além da possibilidade de integração com outros aplicativos.
Discord, Slack e Skype
Essas três plataformas têm um objetivo em comum: melhorar a comunicação da equipe. Afinal, sabemos como isso é essencial para manter a produtividade em alta, seja no trabalho presencial ou remoto.
Cada uma com suas particularidades, você pode criar um canal de comunicação corporativo personalizado para sua empresa, em que todos os colaboradores conseguem conversar individualmente com os outros.
Além disso, é possível estabelecer grupos para cada projeto ou equipe, em que as informações ficam salvas em um único local.
Evernote
O Evernote é uma ferramenta gratuita com uma grande abrangência. Pode ser considerado um bloco de notas universal, mas também conta com funcionalidades de agendamento de tarefas e anotações, até salvar documentos e imagens.
Além disso, todos os dados são armazenados na nuvem, garantindo facilidade no acesso, além de poder baixar o aplicativo em celulares e tablets, sincronizando em diferentes dispositivos.
CRM
Quando falamos sobre a produtividade de empresas que têm um forte setor comercial ou de atendimento ao cliente, os CRMs são uma boa alternativa.
Apesar de existirem várias opções no mercado, cada uma com suas diferentes funcionalidades, de maneira geral permitem organizar as informações de contato, com todos os dados salvos de maneira organizada.
Isso permite a otimização da gestão do relacionamento com o cliente, simplificando processos e dando mais visibilidade para as oportunidades.
Como incentivar a produtividade nas empresas?
Implementar novas ferramentas pode ser um desafio para muitas equipes. Afinal, os colaboradores devem aprender a mexer com algo novo e que, às vezes, possuem pouca familiaridade.
Uma das principais maneiras de incentivar o seu uso é ressaltando os pontos positivos das plataformas, mostrando o potencial que tem para otimizar todas as partes do trabalho: da comunicação à entrega de atividades.
Mas, como já ressaltamos, é essencial ter um bom planejamento para que tudo isso seja feito de maneira simples e ágil. Afinal, não basta indicar o uso das melhores ferramentas de produtividade para empresas, mas elas devem realmente ser úteis para o dia a dia das equipes.
Exatamente por isso, indicamos diferentes tipos de plataformas, em que na sua maioria, possuem opções gratuitas e pagas. Assim, é possível até mesmo testar as ferramentas por um tempo para entender como elas realmente funcionam e se são as ideais para o que seu time precisa.
Por mais que aumentar a produtividade nas empresas seja um desafio e dependa, também, da motivação dos colaboradores, adotar as ferramentas certas pode ser o diferencial de um trabalho eficiente ou não.
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Este post foi escrito pela equipe da Safetec, uma empresa estabelecida no conceito de inovar a forma de trabalhar das organizações, através de soluções de computação em nuvem focadas em comunicação, colaboração e produtividade.
