Gestão de Estoque: Como classificar e padronizar produtos

O primeiro passo para uma gestão de estoque eficiente é padronizar e organizar os produtos. Por isso, neste tópico falaremos um pouco mais sobre como isso pode ser feito e qual a importância desse trabalho. Veja:

Classificação e padronização de produtos

Essa primeira etapa é fundamental para que a gestão de um estoque seja feita da forma mais adequada possível. Atacadistas costumam trabalhar com uma grande variedade de produtos, para atender os varejistas em suas necessidades — e essa variedade, tanto de categoria quanto de tipo de produtos, quando não é bem organizada, pode trazer problemas para a área.

Um exemplo prático de classificação de produtos

Imagine um atacadista que atende varejistas do ramo eletrônico. Esse atacadista trabalha com itens de diversas categorias, como celulares, tablets, smartphones etc. Dentro de cada categoria, existem tipos diferentes de produtos. Para que o controle desses produtos seja feito da melhor maneira possível, o ideal é que seu cadastro seja padronizado, principalmente, no que diz respeito à nomenclatura que será usada. Cada produto deve possuir apenas um código e um nome — e, na hora de realizar o cadastro de novos itens, é importante fazer uma verificação, para analisar se esse item já possui um cadastro no sistema.

Feito isso, é hora de alocar esses itens em cada espaço dentro do estoque. O ideal é que os itens sejam armazenados, de acordo com as categorias, por tipo e por giro, e frequência de saída. Assim, os smartphones devem estar localizados em uma área específica para isso, sendo separados por marcas, por exemplo — sendo que cada modelo, de cada marca, possui uma locação específica para isso. Os produtos que possuem maior giro devem ficar armazenados nas locações mais acessíveis e perto da área de expedição, por exemplo.

A importância da padronização de cadastros de produtos

A padronização no cadastro dos produtos é importante tanto para verificar a existência de um cadastro previamente, para evitar que o mesmo item seja cadastrado mais de uma vez, quanto para evitar furos de estoque no inventário. Já a organização é importante para que a produtividade dos colaboradores seja otimizada, uma vez que todos saberão onde cada item estará localizado.

A compra e venda de produtos

A gestão de estoque pode influenciar diretamente nas rotinas dos setores de compra e comercial. Infelizmente, ainda podemos encontrar empresas em que cada área atua isoladamente e sem integração — cada uma em busca de seus objetivos.

No que diz respeito à melhoria de resultados e à área de gestão de estoque, a melhor maneira de fazer uma gestão mais eficiente e aprimorar os números da empresa como um todo é fazendo com que a comunicação entre essas áreas seja fluida e constante. Dessa forma, quando as áreas de compras, comercial e gestão de estoque atuam em conjunto, é possível estabelecer previsões de demanda mais assertivas, programar a compra apenas dos produtos que se fazem necessários e na frequência correta, evitando deixar o estoque abarrotado ou perder vendas por falta de itens. Além de evitar a compra de produtos obsoletos ou com baixa saída no estoque, entre outros.

Essa integração contribui para que as três áreas otimizem suas rotinas, potencializem seus resultados e apresentem benefícios para a empresa como um todo, uma vez que as perdas e faltas de produtos serão minimizadas ou até mesmo eliminadas.

Rotina e controle de estoque

Depois que a padronização, o cadastro e a alocação dos itens no estoque são realizados, é a hora de planejar a rotina do setor. Para isso, é importante que a integração entre as áreas seja parte da rotina da empresa.

Inventários dos materiais

Além disso, vale dizer que, um dos principais pontos no que diz respeito ao controle de estoque, é o inventário dos materiais. O inventário é a contagem e conferência do estoque, que é feito pela comparação entre o estoque físico com o estoque contábil — aquele disponível nos registros. Essa tarefa ajuda a identificar perdas, por validade, defeito ou obsolescência, além de extravios, avarias, e a encontrar quais são as possíveis causas dessas ocorrências, criando um plano de ação para que elas não voltem a ocorrer.

Apesar da importância de se realizar um inventário geral de tempos em tempos, o ideal é que as empresas realizem, também, os inventários cíclicos — em que cada divisão do estoque é inventariada separadamente. Como esses inventários ocorrem com maior frequência, a identificação das causas de não conformidades acaba se tornando mais fácil e as ações realizadas são mais efetivas.

Indicadores de desempenho

Além da realização de inventários, é importante que haja a criação e a gestão de indicadores de desempenho. Esses indicadores apresentam os resultados das rotinas das diferentes áreas e ajudam na análise do desempenho de cada uma delas, mostrando se as metas foram atingidas, apontando os índices de não conformidade, resultados das ações etc.

Alguns indicadores importantes para a área de estoque, que podem ser controlados, são: índices de perdas — e por quais motivos — índices de produtividade, nível de serviço de atendimento de pedidos, giro de estoque dos produtos, ponto de ressuprimento, entre outros. A rotina e o controle de estoque são importantes para ajudar a manter a organização, seguir o planejamento, aprimorar os resultados e alcançar as metas propostas pela gestão.

Você tem implementado essas técnicas na gestão do seu estoque? Deixe seu comentário abaixo e tire suas dúvidas sobre gestão de estoque.