O tão esperado Módulo de Orçamentos chegou e já está disponível nos sistemas Traxo e Comex NF-e. Confira o artigo e saiba como usar a nova funcionalidade.
O que é o Módulo de Orçamentos?
O Orçamento é uma nova forma de se trabalhar com pedidos de venda, seguindo um fluxo lógico de criação, aprovação e faturamento.
Este módulo se encontra no menu CRM do sistema, que além de ser o lugar para gerenciar os seus clientes, também será possível gerenciar seus pedidos e orçamentos.
Todos os seus pedidos de venda que não possuem nota fiscal vão para a coluna “Pedidos”, e os com nota fiscal para a coluna “Faturas”. Os orçamentos que forem criados vão para a coluna “Orçamentos”.
Quando devo criar Orçamentos?
Quando um cliente seu faz um pedido de um orçamento, você precisa enviar a ele uma proposta o mais rápido possível. Entretanto, não é interessante que esse orçamento “reserve” os produtos do estoque, pois é um processo que ainda carece de aprovação por parte do cliente. O orçamento é uma forma de atender essa demanda. Posteriormente, ao aprovar um orçamento, um pedido é criado e, nesse momento, os produtos são reservados do estoque.
Como utilizar o Módulo de Orçamentos?
1) Criar um orçamento:
Criar um orçamento, aprová-lo para que então se torne um pedido e finalmente faturar esse pedido, que vai ter uma nota fiscal atrelada a ele e passar a ser uma fatura.
Vamos ver o fluxo passo-a-passo:
Ao clicar no “+” na coluna de orçamentos, somos levados à tela habitual de criação de pedidos, porém com uma particularidade: Um orçamento não movimenta estoque, sendo a forma perfeita para a criação de pedidos quando ainda há incerteza sobre a venda.
2) Aprovar o orçamento:
Quando o orçamento estiver pronto para se tornar um pedido, basta abrir o menu do orçamento e clicar em “Aprovar”.
Atenção: É importante criar o orçamento com todos os dados preenchidos corretamente, como o cliente e os produtos, caso contrário, ele não poderá se tornar um pedido. Não se preocupe, caso a aprovação seja recusada pelo sistema, nós mostramos uma mensagem de validação apontando tudo que precisa ser corrigido. Basta clicar na opção “Alterar” no menu.
3) Faturar o Pedido:
Agora que temos um pedido, o próximo passo é faturar. Novamente, as informações precisam estar preenchidas corretamente e mais uma vez exibiremos mensagens de validação para que todo o fluxo esteja claro.
Finalmente temos a fatura. Repare que o número da nota fiscal referente ao pedido é também um botão que leva à tela daquela nota fiscal.
Outras funcionalidades:
Isso cobre o fluxo básico do Módulo de Orçamentos. Mas, ainda temos algumas coisas para falar sobre ele:
– Começar da coluna de orçamento é completamente opcional. Você pode criar um pedido diretamente a partir da coluna de pedidos e ele será feito como sempre foi no sistema: movimentando estoque.
– Você deve ter reparado em uma opção diferente nos menus: o “Arquivar”.
Essa opção permite que um orçamento, pedido ou fatura seja removido da listagem principal e seja colocado numa listagem de “Arquivados”. É uma opção para que, caso aquele orçamento, pedido ou fatura não seja mais interessante, ele possa ser removido da sua visualização primária, mas sem removê-lo do sistema. Ele está somente em uma listagem diferente. Para ver os arquivados basta clicar neste botão:
Na coluna que deseja ver os arquivados, naturalmente, tudo que está arquivado pode também ser “Desarquivado” e levado de volta à listagem principal.
– Cada coluna do Módulo tem um botão de “Pesquisar” que abre uma caixa onde é possível procurar um orçamento, pedido ou fatura. Você pode procurar pelo nome do cliente, número do pedido ou número da nf-e, caso seja uma fatura.
– Para visualizar os clientes no CRM basta usar da mesma forma de antes, clicando no cliente que deseja ver as informações. Um painel será aberto e as listagem do Módulo de Orçamento serão escondidas. Para exibi-las novamente, basta clicar neste botão:
Com isso fechamos o Módulo de Orçamentos. Lembre-se, qualquer dúvida nosso suporte está pronto para atendê-lo, e qualquer feedback será bem-vindo!
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