Planejamento de Estoque: Inimigo ou Aliado?

A resposta dessa pergunta depende, apenas, de suas ações.

Antes de entendermos a importância do estoque, precisamos entender claramente que o objetivo de qualquer empresa é o lucro.

Em pleno 2017 falar que o objetivo de uma empresa é o lucro pode soar meio rude, grosso e frio, mas é uma verdade que o gestor jamais pode esquecer.  Por mais que sua marca tenha um propósito definido, foi a oportunidade de obter o lucro que deu vida ao propósito, tirando do papel e transformando numa realidade concreta.

Joãozinho pega seu fundo de garantia após ser demitido e abre uma loja de roupa. O incentivo que faz Joãozinho pegar seu capital e investir na abertura de uma loja (alugar espaço, comprar equipamentos, mobiliar o espaço, comprar estoque, etc.) é o potencial de lucro que ele terá com esse negócio. Se não fosse para ter lucro, não existiria empresa.

Frisei bastante a questão do lucro porque quero enfatizar a importância do estoque na maximização do lucro de qualquer empresa. A competividade está em colocar o produto certo, na hora certa, na qualidade certa com o preço certo na mão do cliente final.  E o estoque tem tudo a ver com esse processo, conforme veremos ao longo do artigo.

Quantas vezes já presenciamos em nossa volta boas ideias que geraram bons negócios, com bons clientes, boas vendas e, de repente, quebraram? Seja a lojinha de materiais de construção na esquina da sua casa, aquela loja de roupa que você tanto gostava no shopping ou mesmo aquele bar de esquina que sempre estava lotado, de repente, todos eles fecharam as portas.

Sabe por que isso acontece? Falta de planejamento de estoque que impacta diretamente no fluxo de caixa. Muitas dessas pequenas empresas ofertam seus produtos com bons preços e boas formas de pagamento (para o cliente) sem um planejamento prévio para medir o impacto dessas ações. Conseguem vender tudo, dando aquela falsa sensação de sucesso, mas quando vão abrir o caixa para pegar o dinheiro e pagar as contas, se ferrou, não tem um centavo. A falta do planejamento do estoque impacta com toda as finanças da empresa e pode acabar com ela.

Você presencia essa situação nessas pequenas lojas que, aparentemente, estavam bem e, repentinamente, fecham as portas sem ninguém imaginar o que aconteceu. Por exemplo, uma loja dessas tinha R$5.000 em estoque que custou R$3.500. Da noite para o dia, resolveu fazer uma liquidação sem nenhum estudo prévio do impacto financeiro dessa ação. Além da liquidação, facilitou a forma de pagamento dando prazos maiores aos clientes para pagarem as compras. Só com a liquidação, a empresa perdeu R$1.000 de lucro, o grande problema é quando perde essa margem sem estar preparada para isso. De R$1.500 passou a lucrar R$500 nessa operação.

Além dessa promoção sem planejamento, as pessoas parcelavam suas compras em até três vezes e os clientes antigos tinham a opção de pagar sem entrada. Resultado final? Estoque zerado com R$300 em caixa e R$3.700 a receber pelos próximos três meses.

A receita foi afetada. Entretanto as despesas continuam inalteradas esperando o pagamento (aluguel, fornecedores, funcionários, luz, etc..). O que fazer? Muitas vezes, a única alternativa é sentar e chorar. Esse é o alto preço da falta de planejamento, perder todo o investimento colocado no negócio. As vendas, na maioria dos casos, necessitam de um estoque. Sem estoque, sem vendas. Sem vendas, sem capital de giro. Sem capital de giro, sem estoque, sem vendas e sem lucro. É um ciclo complexo.

Viram como o lucro é importante?

Por trás de todo storytelling das marcas, existe uma margem de lucro financiando.

Equilíbrio do estoque

Aristóteles em sua obra, Ética a Nicômaco, dizia que devemos nos afastar de todos os extremos, tanto o excesso quanto a falta são, igualmente, nocivos. Se você tomar muito mais água do que precisa ou não tomar nada do que precisa, os resultados em ambos os casos serão negativos. Com o estoque é, exatamente, a mesma coisa, se tiver mais do que precisa ou se tiver menos do que precisa, ambos casos vão afetar, gravemente, a situação financeira do seu negócio.

Há uma guerra de percepções. No ponto de vista das vendas, é muito importante ter um estoque alto para garantir entrega rápida e variedade de escolha, o que possibilitaria mais facilidade de vender. Em contrapartida, no ponto de vista financeiro, o estoque alto significa aumento de custos e diminuição da margem de lucro.

Muito complexo, quase uma questão filosófica. Se você não tiver estoque, não tem vendas e, consequentemente, não tem dinheiro entrando. Se você tiver muito estoque, tem vendas, mas as margens serão quase nulas e não haverá dinheiro sobrando. É a questão do ‘excesso’ e da ‘falta’ citada por Aristóteles.

Estoque descontrolado (excesso e falta) significa custos, menos margem, menos capital de giro e deterioração do lucro.

Nem muito. Nem pouco. Você precisa buscar o ideal.

Lembra no começo quando eu disse que o objetivo da empresa é o lucro?

O controle do custo e um plano de vendas eficiente são variáveis fundamentais para que atingir o melhor ponto de lucratividade do seu negócio.  

Vamos nos aprofundar um pouco mais …

O que é estoque?

Estoque é o armazenamento de qualquer recurso da empresa. Nosso foco nesse artigo é para o estoque do ‘produto final’.  Mas só para terem um entendimento, estoque é desde aquela caixa de clipes guardada para uso administrativo até uma fila de pessoas esperando por algum serviço.

Entendem a importância desse tema, né?

Vamos ver como anda a sua gestão de estoque?

Prepare o Excel e mãos à obra.

Lembram quando falei da importância do lucro?

Então, o primeiro passo, vamos analisar como anda o retorno da sua empresa em relação ao seu investimento em estoque. Essa análise que vamos fazer agora se chama RETORNO DE CAPITAL.

Retorno do capital = LUCRO / CAPITAL

É a avaliação do retorno que a empresa está tendo no investimento do estoque.

Vamos supor a loja de roupa do Joãozinho:

Situação 1.

Em 2016, a ‘Loja X’ de Joãozinho faturou, no ano, R$1.340.178,90. Lucrou, no ano, R$345.678,56. E fez um investimento em estoque de R$234.456,43.

Retorno do capital = LUCRO / CAPITAL

Ou seja,

Retorno do capital= R$345.678,56 / R$234.456,43

RC =1,47

Situação 2.

Em 2016, a ‘Loja X’ de Joãozinho faturou, no ano, R$1.900.000,00. Lucrou, no ano, R$780.250,20. E um investimento em estoque de R$890.178,25.

Retorno do capital = LUCRO / CAPITAL

Ou seja,

Retorno do capital = R$780.250,20 / R$890.178,25

RC = 0,87

Tão importante como calcular é saber interpretar os resultados.  Vamos entender o que significa esse RC encontrado. Para começo de conversa, para a gestão do estoque ser considerada boa, o coeficiente (RC) precisa ser acima de 1. Quanto maior, melhor. Abaixo de 1, é o alerta de emergência tocando nos corredores da empresa porque há algo errado que precisa ser identificado imediatamente.

RC > 1 = boa gestão.

RC < 1 = péssima gestão.

Portanto, na situação 1, (RC=1,47), a ‘Loja X’ possui um bom gerenciamento de estoque. Já na situação 2, (RC=0,87), a ‘Loja X’ está com um péssimo gerenciamento de estoque.

Composição do Retorno do Capital:

As variáveis que compõe o Retorno do Capital são:

(1.) Rentabilidade de Vendas e;

(2.) Giro do Capital.

A rentabilidade de vendas é o índice encontrado após dividirmos o lucro pelas vendas.

Rentabilidade de vendas = LUCRO / VENDAS

Já o giro de capital é o índice encontrado após dividirmos as vendas pelo capital investido no estoque.

Giro do capital = VENDAS / CAPITAL

Nesse artigo vamos focar no ‘giro do capital’ que é onde o estoque está diretamente relacionado. Quanto menos dinheiro investido em estoque (supondo que as vendas permaneçam constantes), maior será retorno do capital (RC).

Vamos voltar para a situação 2 (citada acima) em que o RC acusava uma má gestão de estoque.

Recapitulando:

Situação 2.

Em 2016, a ‘Loja X’ de Joãozinho faturou, no ano, R$1.900.000,00. Lucrou, no ano, R$780.250,20. E um investimento em estoque de R$890.178,25.

Vamos calcular o giro do capital dessa situação:

Giro do capital = VENDAS / CAPITAL

Giro do capital= R$1.900.000 / R$890.178,25

Giro de Capital = 2,13.

A leitura é a seguinte: para cada R$1 investido retornará R$2,13 em vendas.

Situação 1.

Em 2016, a ‘Loja X’ de Joãozinho faturou, no ano, R$1.340.178,90. Lucrou, no ano, R$345.678,56. E fez um investimento em estoque de R$234.456,43.

Vamos calcular o giro do capital dessa situação:

Giro do capital = VENDAS / CAPITAL

Giro do capital = R$1.340.178,90 / R$234.456,43

Giro de capital = 5,71.

No caso da situação 1: para cada R$1 investido retornará R$5,71 em vendas.

Se lembram que já tínhamos concluído que a ‘situação 1’ tinha uma boa gestão de estoque e a ‘situação 2’ uma péssima gestão de estoque? A prova final disso tudo é a mensuração do retorno para cada real investido.

Como sua empresa se encontra nesse momento?

• Calcule seu Retorno de Capital.
• Calcule seu Giro de Capital.

Os índices encontrados revelarão a saúde financeira, sua capacidade de capital de giro e sua eficiência na gestão de estoque.

Esses conceitos que vimos até agora serve como uma análise geral da situação. Mas é fundamental que aprendam todas as técnicas e métodos que tornem sua gestão de estoque eficiente para contribuir, positivamente, com esses índices que vimos agora.

Gestão de estoque é um tema impossível de ser explicado num único artigo de internet. É um tema para graduação de quatro anos e centenas de milhares de horas de aulas, um vasto campo de conhecimentos a serem explorados.

Nesse artigo, primeiramente, introduzi o básico para você conseguir avaliar a sua real situação. Feito isso, agora mostrarei alguns outros conceitos básicos que são os primeiros degraus para se familiarizarem, ainda mais, com o tema e tomarem as rédeas da situação dentro da sua empresa.

PRINCÍPIOS DO CONTROLE DE ESTOQUE:

1. Número de itens (quais itens devem ficar)
2. Periodicidade (quando precisa ser reabastecido)
3. Quantidade de compra (quanto comprar)
4. Solicitação de compra (integração rápida com o responsável da compra)
5. Receber e armazenar os pedidos
6. Inventários periódicos (controle)
7. Retirar itens danificados ou obsoletos

PREVISÃO DE ESTOQUE

A gestão de estoque tem origem na previsão da demanda. É um ponto crucial para o planejamento estratégico da empresa e posicionamento no mercado.

Os dois tipos de previsão de estoque são: quantitativas (histórico de vendas, economia, publicidade) e qualitativas (pesquisa de mercado, opinião do vendedor, opinião do gerente).

É um tópico muito delicado que requer um artigo exclusivo para ele, entretanto, dei o ponta pé inicial para vocês terem um norte para buscar mais informações.

CUSTO DO ESTOQUE

Quando estamos falando de estoque, naturalmente, estamos falando de armazenamento.  E existem quatro tipos de modalidades: custo de capital (juros, depreciação), custo com pessoal (salários), custo do imóvel (aluguel, imposto, luz) e custo de manutenção (obsolescência, equipamento). O tempo de estoque e a quantidade estocada são as duas variáveis mais críticas que interferem no valor total.  

Imagina que a loja de roupa do Joãozinho resolva expandir e aumentar seu estoque, de imediato, precisará de um local maior para armazenar todo seu novo estoque, que demandará mais luz, equipamentos, terá um aluguel maior e precisará de mais pessoas para gerenciar.

A armazenagem tem um custo que é:

Custo de armazenagem = Q/2 * T * P * I

Q = quantidade de material em estoque

P = preço unitário do estoque

I = taxa de armazenamento (% custo uni.)

T = tempo de armazenagem

Imagina a loja de roupas de Joãozinho com 20.000 unidades em estoque com um preço unitário de R$5,00, taxa de armazenamento 0,5% há 89 dias.

C.A. = (20.000/2) * 89 * 5 *0,005 = R$22.250,00

Qual é o custo de armazenagem da sua empresa e qual impacto ela tem em sua margem de lucro e seu capital de giro? Você sabe? Calcula? Caso não, chegou a hora de fazer.

Estoque mínimo

É a quantidade mínima que sua empresa deve manter no estoque para garantir o funcionamento sem interrupções nas vendas. Diferenças de inventário, oscilação no consumo e atraso no tempo de reposição são exemplos de variáveis que podem comprometer seus resultados financeiros se você não estiver preparado para lidar com ele. E a melhor forma para lidar com essas situações é ter um estoque mínimo na sua empresa.

A fórmula é simples:

ESTOQUE MÍNIMO= Demanda média diária * tempo de entrega (em dias).

Imagina que Joãozinho tenha uma demanda de 30 camisas por dia e o tempo de reposição é de 45 dias. Com, apenas, esses dados, Joãozinho já conseguirá calcular uma estratégia para nunca ficar sem mercadoria em sua loja.

E.M. = 30 * 45 = 1.350 camisas de estoque de segurança.

Vejam bem, esse é apenas o primeiro degrau para vocês entenderem o estoque mínimo (estoque de segurança). Existem cálculos mais avançados que podemos ver num próximo artigo, mas minha intenção nesse primeiro momento é dar um ponta pé inicial para vocês terem um norte para onde correr.

Concluindo…

Esses foram os principais conceitos básicos que se você não tiver domínio, sua empresa caminhará com pernas bambas e poderá cair a qualquer momento como as lojas que vemos fecharem as portas, repentinamente.

Aplique esses conceitos apresentados aqui e entendam como se encontra a situação do seu estoque, a maioria das pequenas e médias empresas não fazem isso.

Pequenos ajustes podem fazer grandes diferenças em seus resultados financeiros.

Volto a frisar, o tema sobre gestão de estoque é muito abrangente, esse artigo só deu uma luz para vocês saberem darem os primeiros passos e analisarem a situação atual de seus negócios, pela minha experiência no mercado, afirmo, esses conceitos aqui apresentados já podem fazer grande diferença.

Tomei cuidado para não deixar um artigo muito complexo e que sai da realidade de aplicação de vocês. Está bem simples e aplicável. Se fizerem tudo aqui citado, começarão a enxergar de um novo ângulo seus negócios e caminharão em direção da lucratividade.

Boa semana a todos e com o estoque na medida certa!