Pedro, 47 anos, é representante comercial em uma grande fábrica do mercado têxtil, a LTexx Confecções. Todo dia, em média, ele visita 4 clientes da sua carteira, em sua grande maioria, grande varejistas e marcas conhecidas no ramo do vestuário. Em seu kit de trabalho ele leva sempre três ferramentas indispensáveis: catálogo de produtos da sua empresa, cartão de visitas e seu caderninho, onde anota todos os detalhes sobre os clientes que não podem constar nos relatórios.
Além de passar o dia visitando clientes, Pedro também precisa conhecer as rotinas de crédito, expedição e entrega da sua empresa e mediar problemas relacionados a entrega, devoluções, reclamações ou falta de pagamento. Às 17 hs, ele chega em casa para escrever um relatório para seu gerente, enviar e-mails de follow up ou elaborar propostas comerciais.
Como Pedro é um dos representantes mais experientes da LTexx Confecções, eventualmente ele viaja para treinar equipes comerciais em outros estados, ou mesmo para desenvolver potenciais grandes parceiros.
A maior parte do seu salário vem de comissões e bonificações por metas alcançadas. Inclusive, Pedro já conta com esses acréscimos em seu salário para pagar a prestação do seu carro e a viagem de férias parcelada no cartão.
Essa é rotina do Pedro. Pelo menos era até 16 de março de 2020.
O pesadelo do novo Coronavírus e da quarentena
No dia 16 de março de 2020, diversas capitais brasileiras decretaram quarentena. As empresas ainda tentavam responder perguntas como “qual será o prejuízo nas vendas?” e “quanto tempo isso vai durar?”, quando Pedro começou a perceber o cenário que se desenhava. A maior parte dos seus clientes são grandes marcas do ramo de vestuário, onde lojas em shoppings centers são o seu principal canal de distribuição.
De um dia para o outro, Pedro percebeu que 90% dos seus clientes estavam fechados e não iriam realizar novos pedidos tão cedo.
Passadas algumas semanas, o cenário que já era ruim se mostrou ainda pior. Muitas das vendas realizadas em fevereiro e março, cujas faturas venceriam em abril, precisaram ser renegociadas. A grande maioria foi postergada, sem juros. Acontece que um dos trabalhos de Pedro é garantir o pagamento das faturas, e sua comissão só conta a partir do momento que o cliente paga.
Para exemplificar, imagine o cenário que se desenha a partir de uma venda de R$ 20 mil realizada em 02/03/2020, faturada para 30/45/60 dias:
Pedro tinha uma expectativa de receber na folha de abril, paga em maio, os valores de comissão destacados acima. Acontece que no dia 02/04, quando a primeira parcela venceria, Pedro recebeu uma ligação do comprador:
“Você deve ter visto as notícias…todas as nossas lojas estão fechadas. Nossas vendas por e-commerce representam só 15% do nosso faturamento. Por mais que os pedidos tenham aumentado por lá, não estamos faturando nem 20% do que era antes. Infelizmente não temos condições de pagar essa fatura esse mês. O que você consegue pra mim?”
E lá se foi a comissão do Pedro. As despesas básicas com moradia e alimentação estavam garantidas pelo salário fixo, mas Pedro já começou a pensar em como iria pagar o cartão de crédito e a prestação do carro que tinha acabado de comprar. Ele começou a se preocupar não apenas com seu salário no fim do mês, mas também com seu emprego.
Parcerias e Tecnologia: Uma luz no fim do túnel para o pós-coronavírus
Diante do cenário que se desenhava havia apenas uma certeza: o futuro incerto. Não havia nenhuma data prevista para o fim da quarentena. O número de casos de infectados e mortos por coronavírus no Brasil não parava de aumentar todos os dias. Diante disso, a LTexx Confecções decidiu que não poderia apenas cruzar os braços e esperar a crise passar. Pedro também.
A LTexx Confecções tomou 3 ações (que podem ajudar você nesse momento):
1) Procurando sua associação
Como uma empresa do segmento têxtil, a LTexx Confecções procurou saber se sua associação poderia ajudar em algo. Para sua surpresa, descobriu que a associação tinha um programa em andamento que aproximava as empresas que queriam ajudar na produção de itens da rede têxtil solicitadas pelo Governo Federal, dos compradores em potencial. A associação inclusive forneceu uma lista de potenciais compradores desses produtos, com dados para contato.
A empresa de Pedro chamou seus engenheiros e conseguiu, em tempo recorde, adaptar suas máquinas para a produção de itens de EPI como máscaras de proteção, aventais cirúrgicos, botas, gorros e macacões hospitalares, enquanto Pedro entrava em contato com os potenciais compradores desses produtos e realizada as vendas. Tudo por videoconferência.
Apesar desse novo mercado não ser tão lucrativo, a ação foi muito importante pois:
- Manteve grande parte da fábrica operando, evitando demissões em massa.
- Permitiu que Pedro alcançasse pelo menos 50% da sua meta inicial, recuperando parte do seu salário variável.
- Permitiu que a LTexx Confecções se posicionasse como uma marca que está ajudando o Brasil a superar a crise de saúde provocada pelo novo coronavírus através da confecção de EPIs.
Observação: Para o caso de empresas que querem produzir ou importar esses EPIs aqui está a resolução da ANVISA com especificações técnicas. Consulte ainda a RDC Nº 356, que define os critérios e os procedimentos extraordinários e temporários para tratamento de petições de regularização de equipamentos de proteção individual identificados como estratégicos pela Anvisa.
2) Afiando o machado
A LTexx Confecções havia contratado novos funcionários. Ao invés de simplesmente demiti-los, ela sabe que o tempo que um vendedor leva para dar resultado é de pelo menos três meses e que, por pior que seja o momento atual, ele vai passar. Com isso, investiu na criação de um EAD (ensino a distância) em tempo recorde. De casa, Pedro, por ser um dos vendedores mais experientes da empresa, pôde ser útil, gravando treinamentos que foram replicados para representantes de outros estados através da plataforma de EAD. Além disso, a plataforma e seus conteúdos agora são um novo ativo da LTexx Confecções, que irá perdurar por anos.
3) Implantando ferramentas para apoio ao trabalho remoto
Com a eventual necessidade de todos os representantes trabalharem de casa, a empresa se deu conta da importância da integração das informações entre todos os departamentos. O representante precisa saber da logística qual a posição em estoque dos produtos e os prazos de entrega. Também precisa saber do financeiro informações sobre inadimplência dos seus clientes. Numa realidade onde os negócios são escassos, a informação precisa estar em mãos o mais rápido possível. A transformação digital que antes podia ser planejada, de um dia para o outro, virou obrigação.
Dentre as novas ferramentas adotadas pela empresa, estão:
- Um novo sistema de gestão em nuvem, que integra os processos de compras, estoque, vendas, fiscal e financeiro.
- Um ambiente em nuvem de compartilhamento de arquivos.
- Uma plataforma online para os clientes obterem mais informações sobre os produtos e fazerem seus pedidos.
- Uma ferramenta de CRM (customer relationship management) online para acompanhar os negócios (Pedro ainda usa seu caderno, mas passa tudo para a ferramenta no final do dia).
- Uma ferramenta de comunicação interna via chat.
- Uma ferramenta para realizar videoconferências, tanto internas quanto com os clientes.
Apesar de precisar investir em todas essas ferramentas, a realidade mostrava que a LTexx Confecções também precisava reduzir custos. Então ela fez uma conta que cada vez mais e mais empresas vez fazendo, e percebeu que trocar seus sistemas instalados em servidores proprietários por sistemas em nuvem (software as a service) representam uma economia de, em média, 80% a 90% nos gastos com TI em geral.
Pós-coronavírus: Um novo mundo e um novo Pedro
Muita gente diz “Quando tudo voltar ao normal…”. Acontece que o normal de antes não existe mais. O “novo normal” será uma mistura entre o momento que estamos vivendo agora e o mundo antes do COVID-19. Sim, muitas das mudanças que estão sendo enfrentadas pelas empresas e pelos vendedores durante o período do coronavírus são temporárias. Entretanto, a “experiência novo coronavírus” está fazendo com que empresas passem forçadamente por uma transformação digital que não tem volta.
Aqui vão algumas mudanças que devem perdurar quando a crise do novo coronavírus passar e chegarmos a um “novo normal”:
- O trabalho remoto num modelo parcial será uma nova realidade.
- Ferramentas instaladas em servidores internos ou em redes privadas serão praticamente extintas.
- O perfil de consumo online chegará com força, não apenas para o B2C (business to customer), mas também para o B2B (business to business).
- as empresas que não migrarem para modelos digitais inevitavelmente vão deixar de existir.
Com isso, eis a nova rotina do Pedro
Pedro, 47 anos, é representante comercial em uma grande fábrica do mercado têxtil, a LTexx Confecções. Como Pedro não precisa mais se deslocar fisicamente, sua produtividade de reuniões aumentou em 100%. Todo dia, em média, ele faz videoconferência com 8 clientes da sua carteira (antes só conseguia visitar 4).
Em seu kit de trabalho uma única ferramenta indispensável: seu smartphone. Através dele, tem acesso a todo o catálogo de produtos da sua empresa, e a todos os detalhes e informações sobre os clientes, que constam no CRM.
Pedro continua precisando conhecer as rotinas de sua empresa e mediar problemas. A diferença é que as informações dos clientes estão disponíveis no seu CRM, em tempo real. Às 17 hs ele não precisa mais escrever um relatório para seu gerente, afinal, o gerente já tem acesso a tudo através do relatório fornecido pela ferramenta de CRM. As propostas comerciais também são geradas automaticamente pelo novo sistema de gestão, que é integrado ao CRM, e as notas fiscais são emitidas sem demora.
Como Pedro é um dos representantes mais experientes da LTexx Confecções, ele aproveita o tempo livre após as 17 hs para gravar um review sobre algum novo produto do portfólio da empresa e fazer upload do vídeo para o EAD da empresa.
O Pedro pós-coronavírus faz menos viagens e treina mais gente. Faz menos visitas e vende mais. E a LTexx Confecções saiu fortalecida da crise.
Obs: Pedro e sua empresa são personagens fictícios, mas as ações aqui tomadas e cenários descritos são baseadas em casos reais de clientes e parceiros da Mainô, e mostram como eles têm superado os desafios provocados pela crise do novo coronavírus.
