Como fazer reuniões produtivas de trabalho? Parece difícil, não é mesmo? Você sabia que 47% dos empregados de uma empresa acreditam que as reuniões representam um grande desperdício de tempo? Além disso, alguns profissionais dizem perder mais de 30 horas mensais com reuniões improdutivas.
Essas estatísticas mostram uma imagem clara: reuniões ineficientes podem gerar enormes prejuízos as organizações uma vez que muitos funcionários se sentem impedidos de realizar um trabalho que consideram mais importante. Reuniões improdutivas também diminuem a satisfação dos funcionários, o que pode levar a mais demissões.
Reuniões produtivas são, portanto, a chave para que os funcionários sintam que estão realizando uma atividade importante e não se sintam desmotivados, não é mesmo? Mas, por onde começar?
Dicas para reuniões produtivas
1. Crie uma agenda de reunião
O planejamento é uma ação fundamental para ter reuniões produtivas. Comece definindo por que a sua empresa precisa realizar uma reunião. Ela é mesmo necessária ou é possível se comunicar com a sua equipe por meio de outros canais?
Uma reunião é fundamental quando possui pelo menos um desses objetivos:
- obter informações sobre projetos de trabalho;
- passar informações relevantes;
- pedir aprovação.
Se você verificar que uma reunião é mesmo necessária, é importante determinar qual será o seu objetivo. Descreva-o em palavras. O próximo passo é o planejamento, para isso, crie uma agenda focada. Não permita que uma reunião se desvie do seu objetivo, é preciso manter o foco.
Além disso, seja específico sobre os itens incluídos na agenda. Em vez de listar tópicos vagos, faça perguntas. Por exemplo: em vez de listar “atualizações de mídia social”, diga “Quais atualizações publicaremos nas plataformas XYZ e qual será o cronograma das nossas atualizações?”.
Antes da reunião, envie a agenda para os participantes, explicando claramente o propósito da reunião, bem como onde ela será realizada.
2. Limite o número de participantes
O Google, uma das empresas mais bem-sucedidas do mundo, é famosa por realizar reuniões produtivas e para isso não permite mais de 10 pessoas por reunião.
Ao limitar o número de participantes é possível garantir que se alcance o resultado desejado, ao invés de ter uma sala cheia de pessoas que poderiam contribuir trabalhando mais ativamente em suas tarefas regulares.
Ao limitar o número de participantes e convidar apenas pessoas importantes para a demanda abordada, será possível garantir que a reunião permaneça estruturada e que se alcance o resultado desejado.
3. Faça reuniões curtas
Qual é a duração ideal das reuniões produtivas? Segundo a lei de Parkinson, “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”. Isso também vale para reuniões. Se você agendar uma reunião de 60 minutos, é provável que você e seus colegas de trabalho consumam esse tempo.
Obviamente, isso significa que você não está usando seu tempo de forma produtiva. Em vez disso, opte por manter as reuniões tão curtas e concisas quanto possível.
Idealmente, você deve agendar reuniões de 15 minutos. Por quê? Pesquisas mostram que prestamos atenção a um assunto específico por um período máximo de 18 minutos – use um cronômetro para garantir que esse limite será respeitado.
4. Encerre sua reunião com itens de ação
Por último, mas não menos importante, certifique-se de que uma reunião tenha um resultado claro. Use os últimos minutos para recapitular o que foi dito.
Reuniões produtivas devem terminar com as seguintes perguntas:
- Quais são os próximos passos?
- Quem é responsável por eles?
- Quando implantá-los?
Cada participante deve responder as essas perguntas nos segundos finais da reunião. Desta forma, será fácil encerrar a reunião garantindo que todos estejam cientes de suas responsabilidades.
Após a reunião, envie um resumo do que foi dito a todos os participantes. Dessa forma, você garantirá que o resultado da reunião seja alcançado.
E você? Como tornas as suas reuniões produtivas? Comente e participe da conversa!
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