A ECD (Escrituração Contábil Digital) é uma obrigação acessória que desperta muitas dúvidas nas empresas brasileiras. Essa obrigação é integrante do Projeto SPED — que surgiu para modernizar os procedimentos fiscais e contábeis, substituindo o papel por processos digitais.
Você sabe se a sua empresa é obrigada a entregá-la? Como funciona essa obrigação? Quais são as penalidades pelo atraso na entrega? Essas são apenas algumas das perguntas mais comuns entre os empresários sobre a Escrituração Contábil Digital.
Neste artigo responderemos a 6 perguntas frequentes sobre a ECD. Confira!
1. O que é ECD?
A Escrituração Contábil Digital (ECD) representa a entrega dos livros contábeis em um formato digital. Ela engloba os seguintes livros:
- livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento auxiliares.
Ou seja, em vez de apresentar a escrituração contábil em papel, todas as informações são organizadas e transmitidas para o poder público por meio de um arquivo digital.
2. Como funciona a ECD?
O funcionamento da ECD é bem simples: todas as informações obrigatórias devem ser inseridas em um sistema e transmitidas digitalmente. Para que o processo seja válido, é necessário comprovar a autoria do arquivo digital através de uma assinatura digital com certificado de segurança, emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
3. Quem está obrigado a entregar a ECD?
As empresas obrigadas a entregar a ECD são:
- Empresas que estão sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no Lucro Real.
- Empresas tributadas pelo Lucro Presumido que fazem a distribuição de lucros ou dividendos com valores superiores aos da base de cálculo do Imposto de Renda diminuída dos impostos e contribuições a que a empresa em questão estiver sujeita.
- Sociedades em Conta de Participação, que devem apresentar os livros auxiliares do sócio ostensivo.
- Organizações isentas e imunes que são obrigadas e entregar com base nos termos da Instrução Normativa RFB 1.252/2012.
- Empresas do Simples Nacional que receberam aporte através de investimento anjo a partir de 2017.
4. Quais dados devem ser informados?
Os dados informados estão divididos nos seguintes livros:
G – Diário Geral;
R – Diário com Escrituração Resumida (vinculado a um livro auxiliar);
A – Diário Auxiliar;
Z – Razão Auxiliar;
B – Livro de Balancetes Diários e Balanços.
5. Qual o prazo para entrega?
O prazo para a entrega da ECD está previsto no art. 5º da Instrução Normativa no 1.420/2013: “a ECD será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira à escrituração”.
6. Como facilitar a entrega da ECD?
Para garantir o atendimento de todas as exigências relacionadas à entrega da ECD, muitas empresas optam pela utilização de um software fiscal. Ele automatiza diversos procedimentos contábeis, organiza as informações necessárias para transmitir ao poder público e facilita o relacionamento com o contador.
Como vimos, a Escrituração Contábil Digital ainda gera muitas dúvidas aos empreendedores brasileiros. Porém, com um bom auxiliar contábil e um software que automatize boa parte dos procedimentos, é possível reduzir muito o trabalho desta obrigação. Essa precaução também diminui a possibilidade de erros humanos, bem como potenciais multas e penalidades.
Caso ainda não tenha achado sua dúvida, vale a pena falarmos de alguns outros pontos importantes sobre a ECD. Veja abaixo:
7. Como retificar ECD?
Cometeu um erro na ECD? Saiba que a retificação, ou melhor, substituição da ECD apenas pode ser feita caso não haja outra maneira de corrigir os dados por meio de lançamento contábil extemporâneo.
Se esse é o seu caso, para fazer o cancelamento da autenticação é necessário apresentar o Termo de Verificação Para Fins de Substituição. Ele é feito no Registro J801 e, apesar de ser um texto livre, esse termo tem algumas informações obrigatórias, como:
- A nova ECD com os dados corretos
- A identificação da autenticação que foi substituída
- Descrição detalhada dos erros
- Definição de quais registros continha os dados incorretos
- Autorização para que o Conselho Federal de Contabilidade acesse as informações referentes a retificação
O que esse documento faz é cancelar a autenticação prévia e lembre-se: a autenticação possui o mesmo prazo que a entrega da ECD em si. Ou seja, você tem até o último dia útil do mês de maio do ano subsequente ao ano-calendário sendo transmitido. Isso é, se o ano-calendário é 2021, você tem até 31 de maio de 2022 para enviar a escrituração, sem multas ou prejuízos.
É claro que esse prazo pode ser alterado a cada ano, mas é sempre bom estar atento a essas modificações e não deixar para cima da hora.
8. Como imprimir declaração completa ECD?
Para imprimir a declaração completa ECD você deve clicar em escrituração e após isso em visualizações. Feito isso, basta clicar nos relatórios que você deseja imprimir.
9. Como recuperar dados da ECD para ECF?
O arquivo da ECD não é importado para a ECF, mas é recuperado. O programa da ECF consegue recuperar mais de um arquivo da ECD, entretanto o período dos arquivos da ECD deve ser equivalente ao período do arquivo da ECF.
Quer saber como recuperar dados da ECD para ECF? Então siga esses passos:
- Acesse o validador do SPED ECF
- No menu superior, selecione a opção Arquivo > Importar
- Selecione o arquivo SPED ECF, depois clique em Abrir
- Na tela principal do Passo a Passo clique no botão “Recuperar ECD”
- Será aberta a tela “recuperar dados de ECD”, no campo “incluir ECD” clique no botão “localizar”;
- Busque pelo arquivo da ECD – SPED Contábil do mesmo ano da ECF e clique em “abrir”;
- Será listado o arquivo para fazer a seleção, confirme se o Código HASH está de acordo com o arquivo transmitido;
- Ao clicar em “ok” para recuperar será emitida a mensagem “Os dados atuais do mapeamento e balanço e/ou DRE serão sobrepostos. Confirmar a sobreposição?” Clique em “sim” para continuar;
- Ao concluir, a seguinte mensagem surgirá: “Dados da ECD recuperados com Sucesso”
- No validador, confira os registros recuperados.
Ficou com alguma dúvida ainda? Deixa aqui nos comentários!
