O DANFE Online é um documento que ainda gera muitas dúvidas no dia a dia dos empreendedores. Muitas vezes, é confundido com a Nota Fiscal Eletrônica, a famosa “NF-e”.
Mas não se engane, o DANFE Online é um documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica que ajuda em vários aspectos, como a conferência das mercadorias.
Neste artigo, vamos explicar o que é, seu funcionamento, além de tirar todas as dúvidas relacionadas ao assunto.
Vamos lá?
O que é DANFE Online?
Conhecido também como “Web DANFE”, o DANFE Online é o “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”. Este é um documento impresso para acompanhar a NF-e que possui os principais dados dos produtos que foram comprados, NCM, tributos compostos e as principais informações do destinatário e emitente.
Resumidamente, é uma NF-e simplificada. Vale ressaltar que o DANFE não substitui a NF-e, mas sim facilita a visualização de seus dados.
Para que serve o DANFE?
O DANFE é uma representação da NF-e (digital) em forma física. Por essa razão, funciona como um comprovante da existência e da validade da Nota Fiscal Eletrônica, além da operação realizada.
Com ele, é possível, também, ajudar na escrituração contábil, pois certas vezes acontece do destinatário do produto não ser o emissor da nota fiscal. Nesse caso, o DANFE deve ser arquivado por cinco anos, como recomenda a legislação tributária.
Além disso, serve para auxiliar o transporte das mercadorias e sua conferência. É obrigatório para a realização do tráfego de mercadorias, pois, em casos de fiscalização, um veículo que não possui o documento em conjunto aos produtos pode ser multado. Por isso, é importante emiti-lo antes de saírem em transporte.
O que deve constar no DANFE Online?
Existem dois elementos cruciais para a composição do DANFE: o código de barras, onde é possível realizar a leitura da DANFE por leitores ópticos e a chave de acesso da NF-e, que é composta por 44 dígitos.
O layout do DANFE Online deve ser padronizado, seguindo o modelo disponibilizado pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda. O documento pode ser emitido em mais de uma página, porém, em todas as páginas devem conter o mínimo de informações obrigatórias da primeira página, que são:
- dados do emitente (CNPJ, Razão Social e Inscrição Estadual);
- o nome DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica;
- número e série da NF-e;
- tipo de operação (entrada ou saída);
- chave de acesso;
- código de barras;
- número total de folhas do documento.
Devem constar também no DANFE:
- dados do destinatário (CNPJ, Razão Social e Inscrição Estadual);
- data e horário da emissão do documento;
- descrição das mercadorias;
- informações de transporte;
- seguros e impostos;
- natureza da operação.
DANFE: chave de acesso
O DANFE possui uma chave obrigatória de acesso composta por 44 números. A chave funciona como uma identificação única da nota fiscal. Veja como se compõe.
- 2 primeiros dígitos: código do estado do emitente (UF);
- 4 dígitos seguintes: ano e mês da emissão da nota fiscal eletrônica no formato (AAMM);
- 14 dígitos seguintes: CNPJ do emitente da NF-e;
- 2 dígitos seguintes: modelo da NF-e;
- 3 dígitos seguintes: série da NF-e;
- 9 dígitos seguintes: número da NF-e;
- 9 dígitos seguintes: código da NF-e (número gerado pelo sistema);
- Último dígito: dígito verificador.
Como foi dito, cada estado brasileiro possui um código. São estes:
11 — Rondônia (RO);
12 — Acre (AC);
13 — Amazonas (AM);
14 — Roraima (RR);
15 — Pará (PA);
16 — Amapá (AP);
17 — Tocantins (TO);
21 — Maranhão (MA);
22 — Piauí (PI);
23 — Ceará (CE);
24 — Rio Grande do Norte (RN);
25 — Paraíba (PB);
26 — Pernambuco (PE);
27 — Alagoas (AL);
28 — Sergipe (SE);
29 — Bahia (BA);
31 — Minas Gerais (MG);
32 — Espírito Santo (ES);
33 — Rio de Janeiro (RJ);
35 — São Paulo (SP);
41 — Paraná (PR);
42 — Santa Catarina (SC);
43 — Rio Grande do Sul (RS);
50 — Mato Grosso do Sul (MS);
51 — Mato Grosso (MT);
52 — Goiás (GO);
53 — Distrito Federal (DF).
Qual a diferença de NF-e, DANFE Online e XML?
NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica, ou “NF-e”, é um documento gerado digitalmente através de um emissor de NF-e, que leva todas as informações da operação realizada pela empresa naquele momento. Dentre elas, estão: venda de mercadorias, transferência para filiais, armazenagem de produtos, entre outros.
DANFE Online
Como falado anteriormente, é um documento auxiliar da nota fiscal eletrônica, que possui as principais informações da NF-e. Pode ser considerado um resumo da mesma, é importante lembrar que o DANFE contêm a chave de acesso da NF-e, que é composta por 44 dígitos obrigatórios e pode ser utilizada para que seja consultada e impressa novamente.
XML
O XML é o formato utilizado digitalmente para registrar todas as informações compostas na NF-e, até mesmo aquelas que não são impressas no DANFE Online. Basicamente, é uma versão em arquivo XML da nota fiscal completa.
Dessa forma, quando uma NF-e é transmitida, o XML já está pronto. Após esse processo, a Sefaz disponibiliza outro arquivo chamado protocolo de aceite. Este é o atestado de que aquela operação foi validada. Para garantir a autenticidade do documento, é necessário conter a assinatura digital do emissor.
É importante destacar que o arquivo deve ser armazenado por no mínimo 5 anos. Caso contrário, a empresa pode ser multada pela fiscalização da Receita Federal.
Como gerar uma DANFE Online?
O Ministério da Fazenda recomenda gerar o DANFE Online pelo mesmo sistema utilizado para emitir suas Notas Fiscais Eletrônicas. Dessa forma, reduz as possíveis divergências que podem ocorrer entre o seu DANFE e a NF-e.
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