Como uma empresa de importação reduziu 97% do desperdício

É de domínio público o resultado de uma pesquisa onde afirma-se que são necessários 4 trabalhadores brasileiros para produzir o mesmo que um trabalhador americano. Nessa mesma pesquisa, mostra-se que são necessários dois trabalhadores brasileiros para produzir o mesmo que um chileno. Não adianta esconder, é fato: somos pouco produtivos. Definitivamente temos que fazer alguma coisa para mudar isso. Mas o que fazer? Como fazer mais com menos?

O objetivo dessa artigo é apresentar um estudo de caso de uma empresa onde, com uma única ação, foi possível reduzir 97% do desperdício em sua operação. Comecei a me aprofundar no assunto e descobri os dois fatores que fazem com que a produtividade do brasileiro seja tão baixa.

Primeiro fator: Impostos

Um dos fatores que influenciam nesse cenário é a alta carga tributária, que é uma das maiores do mundo.  Entre os 34 países da América Latina, o Brasil é o segundo colocado em percentual de impostos sobre o PIB. Na década de 80, a carga tributaria correspondia a 25% do PIB e em 2010 já representava 33,2%. Em 2013 ela representou 36,42% do PIB, o equivalente a 133 dias de trabalho ao ano. Isso mesmo: um terço do ano trabalhamos apenas para pagar tributos. 

Como eu adoro brincar com gráficos, fiz uma projeção. Se o governo continuar aumentando impostos desse jeito, em 2074 100% do trabalho dos seus netos será para pagar impostos. Isso mesmo, teremos o socialismo 100% instalado em 2074 se continuarmos nesse ritmo.

Tão grave quanto o valor dos impostos é a complexidade dos mesmos. Hoje mesmo atendemos um cliente do Espirito Santo que queria vender produtos importados para uma empresa de Minas Gerais que não é contribuinte do ICMS. Pra piorar, dos 36 itens da NF-e, 32 tinham FECP de 2% e 4 tinham FECP de 0%, pois Minas Gerais trabalha dessa forma. Com tudo isso, ainda é preciso calcular o diferencial da alíquota do ICMS de MG para ES, e quantos % corresponde a UF de Origem e de Destino. Ufa!

Olha, se trabalhamos um terço (1/3) do ano só para pagar impostos, creio que trabalhamos outro terço do ano só para calcular impostos. E mesmo sendo muito criterioso e tomando todos os cuidados, se você esquecer um pequeno detalhe, como esses 4 produtos que tem FECP 0% para MG, você pode pagar mais imposto que o devido. Ou ainda pior, pagar menos imposto que o devido e levar uma multa por sonegação.

Dá uma olhada só nesses números que vou lhe mostrar sobre o Brasil (Cuidado! Leitura forte e chocante!!!) :

• Mais de 60 tributos diferentes entre impostos, contribuições, taxas federais, estaduais e municipais;

• São editadas, em média, 35 normas por dia e cada empresa lida com aproximadamente 3500 normas referentes às questões tributarias;

• São gastos, em média, 45 bilhões de Reais ao ano para a manutenção de pessoal, sistemas e equipamentos no acompanhamento das alterações legislativas.

• De acordo com o relatório anual Doing Business 2013, do Banco Mundial, o Brasil apresenta a pior classificação no item pagamento de impostos, posicionando-se em 156º lugar;

• Estudos do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) demonstram que, pelo quinto ano consecutivo, o Brasil ficou em último lugar, dentre 30 países pesquisados, no retorno de valores arrecadados com tributos à qualidade de vida para a sua população;

• Os medicamentos possuem uma carga tributaria média de 35,7%, enquanto que em Portugal é 4,7%, na Espanha 3,8%, na Franca 2,1% e nos EUA, na Inglaterra e no México o imposto é zero.

A intenção não é assustar ninguém, mas o fato é que você não pode fazer nada contra isso. Sim, os impostos estão lá e, a não ser que você queira passar de empresário a contrabandista, que tenho certeza que não é o caso, você terá que pagá-los.

Isso nos leva ao segundo fator que mina a produtividade dos brasileiros.

Segundo fator: Processos

Uma coisa que aprendi é que existem dois tipos de pessoas: as de Locus Externo e Locus Interno. Sim, esse é um conceito que mudou minha vida. Chama-se locus de controle (https://pt.wikipedia.org/wiki/Locus_de_controle). Eu era um cara que vivia reclamando de tudo: do governo, dos impostos, do dólar, do Estado Islâmico, etc. Qualquer coisa era desculpa para os meus fracassos. Até que fiz um curso que me apresentou esse conceito. Foi como tomar a pílula vermelha da Matrix, sabe? Eu percebi que colocava a culpa dos meus resultados em qualquer coisa, menos em mim mesmo.

O ponto onde quero chegar é: os impostos estão lá e você precisa pagá-los! Aceita que dói menos. Você pode até protestar, xingar o governo, o PT, a Dilma, o Cunha, etc, mas não muda o fato de que os impostos estão lá e você precisa pagá-los. Então vamos nos concentrar em algo que temos o controle? Vamos nos concentrar no locus interno. Não temos controle sobre a variável “valor dos impostos”, mas temos controle sobre a variável “tempo de apuração”. E isso faz toda a diferença! Vai lendo.

Presta atenção nesse dado que vou te passar agora:

“O tempo médio gasto para se apurar e pagar tributos no Brasil é de 2.600 horas (equivalente a 65 semanas). No país que figura como a 7ª economia do mundo, leva-se mais de um ano útil para se cumprir obrigações fiscais. A média mundial é de 267 horas.”

É isso mesmo, no Brasil leva-se 10 vezes mais tempo que a média mundial para se apurar impostos! Mas ao contrário do valor dos impostos, essa é uma variável que temos controle sobre ela. Locus interno, lembra?

Então chegamos a pergunta fundamental desse artigo:

Já que não temos controle sobre o valor dos impostos então não podemos fazer nada quanto a isso. Mas se temos controle sobre o tempo de apuração dos impostos, o que podemos fazer para reduzir essas 2.600 horas desperdiçadas?

Para responder essa pergunta, façamos uma analise de um caso real. Veja um de nossos clientes antes de contratar nossos serviços. Ele é uma trading company, ou seja, presta serviço de importação para outras empresas que desejam realizar aquisição de mercadorias importadas. Ela faz de 10 a 50 processos por dia e sua margem de lucro é bem pequena por operação. Pois bem, após a mercadoria chegar no porto e o despachante registrar a DI, a empresa está autorizada a emitir a Nota Fiscal de Importação e a NF-e de Remessa por Conta e Ordem de Terceiros para seu cliente. Para isso, administrativamente, a empresa executada as seguintes etapas:

• Receber a Declaração de importação do despachante;

• Montar uma planilha com o cálculo da NF-e de Entrada, rateando as taxas entre os produtos;

• Digitar item por item no sistema de emissão de nota fiscal (cada importação pode ter até 500 itens);

• Para cada item, digitar as informações da DI e da adição (sim, o sistema da Receita é assim, para cada item você precisa repetir os dados da DI, mesmo sabendo que todos os itens pertencem a mesma DI);

• Para cada item, informar a base de calculo, alíquota e valor dos impostos (II, IPI, PIS, COFINS e ICMS)

• Emitir a NF-e de importação;

• Criar uma Nota NF-e de Saída;

• Calcular numa planilha a parte o valor dos produtos na remessa;

• Verificar, para cada NCM, se o produto possui alíquota diferenciada de ICMS, PIS ou COFINS;

• Verificar se a operação possui redução de Base de Cálculo do ICMS para algumas das mercadorias que compõem a NF-e;

• Alterar todos os CFOPs, CSTs de impostos, alíquotas e valores para os relativos a nota de conta e ordem, conforme a planilha;

• Conferir os valores totais, pois muitas vezes ao digitar os itens podemos errar a digitação de um único centavo e provocar uma diferença no valor total;

• Emitir a NF-e de Simples Remessa;

Isso tudo só para tirar a mercadoria do porto e entregar a seu cliente. Uma NF-e com 500 itens poderia demorar, facilmente, até 3 dias para ser emitida. Por isso não é exagerado falar em 2.600 horas de desperdício. Veja o caso desse meu cliente: faz entre 10 a 50 processos de importação por dia, demorando de 4 a 24 horas (3 dias) para realizar o processo burocrático de emissão de NF-e. Vamos dizer que, na média, ele vai fazer 30 processos por dia e demora 8 horas (1 dia) por NF-e. Isso significa que, por dia, ele perde 240 horas de trabalho. Ou seja, a empresa dele precisaria de 30 funcionários apenas para tratar da emissão de Nota Fiscal. Considerando 250 dias úteis no ano, são 60.000 horas de trabalho apenas para apurar impostos.

Como resolvemos esse problema?

Automação é a palavra chave. Não tem milagre. Veja esse estudo de caso. Após adotar nosso sistema, o Comex NF-e, nosso cliente:

• Deixou de digitar as NF-es de Entrada por Importação, pois o Comex NF-e importa o XML da Declaração de Importação do Siscomex Web;

• Deixou de digitar as NF-es de Remessa, pois o Comex NF-e faz uma NF-e de Remessa por conta e ordem a partir da NF-e de Entrada;

• Aboliu as planilhas de cálculo, pois o sistema já faz o rateio das taxas e cálculos de impostos, tanto da NF-e de importação quanto da NF-e de remessa;

• Emitir a NF-e de Saída sem precisar consultar a tributação dos produtos, pois os mesmos já haviam sido previamente parametrizados por NCM e UF;

Sendo assim, o processo do cliente, que anteriormente possuía 13 longos passos, agora possui apenas 4:

• O cliente importa o arquivo XML da Declaração de Importação do Siscomex Web;

• Emite a NF-e de Entrada;

• Gera a NF-e de Remessa apenas selecionando a NF-e de Entrada;

• Emite a NF-e de Remessa.

Mas não se trata apenas do número de passos. Cada uma dessas quatro etapas consiste em uma tarefa extremamente simples de se realizar. Para você ter uma ideia, o que em média antes levava entre 4 horas e 3 dias agora leva entre 5 minutos e 15 minutos. Vamos fazer as contas para ver o número de horas de trabalho salvas?

Cenário anterior

30 funcionários e 60.000 horas de trabalho no ano.

Cenário atual

10 minutos em média por processo e 30 processos por dia, toalizando 300 minutos ou apenas 5 horas de trabalho por dia. São 1250 horas de trabalho por ano.

Você não leu errado! O trabalho executado por 30 pessoas pôde ser executado com apenas uma pessoa, e ainda sobraram 3 horas por dia. Graças a implantação do Comex NF-e 58.750 horas de trabalho foram salvas. Isso significa que 97% do desperdício foi eliminado.

Conclui-se então que o segredo para se obter ganhos de produtividade expressivos, que levem as empresas nacionais a ter competitividade internacional, consiste em trabalhar arduamente para automatizar os processos burocráticos nas empresas, reduzindo o gigantesco tempo necessário para se apurar impostos. Obviamente o estudo de caso aqui apresentado consiste em mostrar um caso crítico, onde uma empresa passou de uma solução com nível baixíssimo de automatização para outra 100% automatizada. Entretanto, os enormes ganhos aqui apresentados demonstram que, mesmo em casos não tão críticos, ainda é possível eliminar desperdícios em diversos processos provocando um considerável ganho de produtividade e aumentando a competitividade das empresas nacionais.

Fontes:

https://pt.wikipedia.org/wiki/Locus_de_controle

http://pme.estadao.com.br/noticias/noticias,porque-e-tao-dificil-pagar-impostos-no-brasil,5748,0.htm

https://exame.com/economia/os-paises-que-mais-roubam-tempo-das-empresas-com-impostos-brasil-e-lider/