Dicas do CEO: Série produtividade – Mudando a rotina – Parte 2

Olá!

Esse é o quarto artigo da série produtividade, dentro do Dicas do CEO. Esse artigo é uma continuidade do anterior. Se você ainda não leu o post da semana passada, apresentei três hábitos importantes: dormir cedo, dormir bem e ler diariamente. Caso tenha dificuldades em implementar em sua vida, tanto os hábitos apresentados semana passada, quanto os apresentados neste e-mail, leia esse post.

Uma vez que você entendeu como ele funciona, agora você está no controle! Então é hora de incluir novos hábitos em sua rotina! Quais hábitos você quer mudar? Não sabe ainda? Pois bem, hoje quero trazer mais 3 hábitos que vão tornar você mais produtivo.

Vamos aos três hábitos? Confira abaixo.

Hábito #4) Comece hoje seu dia de amanhã

Você tem a sensação que sua manhã passa rápido demais? Tem a sensação que você acorda cedo, mas nunca dá tempo de fazer tudo que você gostaria antes de ir para o trabalho? Tem a sensação de se sentir atarefado, mas não se sentir produtivo? Então com certeza o hack a seguir vai te ajudar.

Uma das principais coisas que acabam com nossa produtividade é quando, para cumprir uma tarefa, precisamos cumprir diversas subtarefas não planejadas. Vou exemplificar. Você já pensou o quanto você é produtivo ao escovar os dentes? Isso acontece porque você sabe exatamente onde está sua escova de dentes, sabe exatamente onde está a pasta de dentes, sabe como escovar os dentes. E, após terminar, deixa tudo no mesmo lugar para que, quando você precisar novamente, não tenha que perder tempo. Não é verdade?

Apesar de ser um conceito razoavelmente simples, muitas pessoas não se dão conta dessa poderosa ferramenta. Vamos exemplificar novamente. Alguma vez você já foi dormir pensando: “amanhã vou acordar cedo e fazer exercícios antes de sair para trabalhar”, mas, ao acordar, seus planos foram por água abaixo?

A simples tarefa de ir a academia implica numa mudança completa da sua rotina matinal. Uma série de subtarefas e decisões são automaticamente incorporadas a sua rotina. Ao arrumar a bolsa, você percebe que não há meias limpas disponíveis. Então você precisa procurar meias limpas no cesto de roupas para passar. Devo tomar banho ou deixo para tomar banho na academia? Tomo café da manhã ou vou me sentir pesado? Repare que essa série de subtarefas e decisões vão minando seu autocontrole e sua autodisciplina, fazendo você desistir do novo hábito. Sem você se dar conta, seu cérebro está sabotando você.

Como resolver esse problema? Simples. Facilite a tarefa para você e para seu cérebro. Quer ir a academia de manhã cedo? Deixe sua bolsa da academia já pronta no dia anterior. Quer fazer um curso online pela manhã? Deixe o link do curso já salvo nos favoritos. Quer ler um livro logo cedo? Deixe o livro marcado na página e a sua vista.

Aqui vão algumas coisas que eu costumo fazer que me ajudam a ser mais produtivo:

• Antes de sair do trabalho, organizo minha agenda e minha lista de tarefas do dia seguinte. Penso quando vou fazer cada tarefa e quanto tempo vou levar.
• A noite, deixo minha bolsa da academia já pronta para o dia seguinte.
• Deixo o pó do café e a água já na cafeteira (sim, no dia seguinte é só apertar um botão e o café estará pronto).
• Verifico se tem pão, queijo, etc, para não deixar para comprar pela manhã.

São coisas simples, mas que fazem eu começar o dia de forma super produtiva.

Hábito #5) Reduza a quantidade de decisões que você precisa tomar

Você já percebeu que Mark Zuckerberg, fundador do facebook, sempre aparece nas fotos com uma mesma camisa? Antes que você diga que é um problema de falta de asseio, saiba que ele tem várias camisas iguais.

Em 2014, o CEO do Facebook participou de uma sessão de perguntas e respostas abertas ao público. Dentre diversas perguntas, o questionamento que despertou maior interesse de quem assistia foi: “Por que você usa a mesma camisa todos os dias?”

A resposta dele foi que pequenas decisões, como escolher o que vestir ou o que comer no café da manhã, podem ser cansativas e consumir energia, e que ele não quer perder tempo com isso.

Mark sabe que existem milhares de pequenas decisões que tomamos no dia a dia que consomem nossa energia. Devemos guardar energia para as grandes decisões, aquelas que realmente vão impactar nossas vidas e nossos negócios. Segundo um artigo do Wall Street Journal, um adulto toma 35 mil micro decisões todos os dias. O hack aqui é eliminar o maior número de decisões que não agregam muito valor a sua vida.

Acha que estou exagerando? Lembra do Steve Jobs e sua famosa blusa preta com gola alta?

Outro líder que utiliza essa mesma técnica é Barack Obama. Em certa ocasião, ele disse:

“Observem que uso só ternos cinzas ou azuis. Estou tentando reduzir minhas decisões. Não quero tomar decisões sobre o que comer ou vestir, porque tenho muitas outras decisões para tomar.”

Ok, você não quer ser tão radical. Então que tal juntar essa dica com a anterior? Escolha, hoje, sua roupa de amanhã. Mas não mude.

*Mônica utilizando técnicas de produtividade para guardar energia para resolver planos infalíveis do Cebolinha.

Hábito #6) Organize a agenda do seu dia

Outro hábito que me ajuda muito a ser mais produtivo é organizar a agenda do meu dia. Por exemplo, reservei um tempo na minha agenda para escrever esse artigo. Parece simples, mas na prática não é. Isso porque, por mais que você se organize e planeje, a vida é feita de imprevistos.

Já passei várias vezes por isso. Organizo meu dia e todas as minhas tarefas, Quando penso que vou ter um dia super produtivo: “Eduardo, tem 5 minutos?”. E 5 minutos se tornam 30, e lá se vai meu planejamento.

Então como lidar com imprevistos?

Costumo seguir CEOs que admiro nas redes sociais, e certa vez li um artigo escrito por Jeff Weiner, CEO do LinkedIn, que apresentou um simples hack que me ajudou a organizar imprevistos: agendar tempo livre.

Isso mesmo, agendar tempo livre resolve 99% dos problemas não previstos. Um CEO deve agendar, no mínimo, uma hora e meia de tempo livre por dia. E o tempo livre deve durante seu horário de trabalho. Dessa forma, passei a mudar minha resposta quando perguntam: “Eduardo, tem 5 minutos?”. “Agora não tenho, mas 11:30 estarei livre. Podemos conversar esse horário?” Caso seja urgente, você pode remanejar o que você está fazendo para o tempo livre, e resolver a urgência. Mas te garanto que você vai se surpreender, pois 90% das vezes não era algo tão urgente assim.

Algumas ferramentas que vão ajudar você a organizar sua lista de tarefas: Google calendar (agenda online), Trello (organizador de tarefas extremamente flexível), Calend.ly (cria um link para que pessoas possam agendar reunião com você), Todoist (organiza tarefas de projetos), Toggl (quantifica quanto tempo você gasta em cada tarefa) e Tomato-timer (utiliza o método Pomodoro, alternando horas de trabalho e descanso numa combinação feita para você alcançar o topo da produtividade.

Lembre-se: somos seres de hábitos. Os nossos hábitos contam muito mais sobre nós do que o que fazemos deliberadamente.