Home office para empresas: como manter um time produtivo

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Em tempos de coronavírus até as empresas que não têm por hábito o home office, estão precisando se adaptar a essa nova realidade. Para as empresas que já tinham por rotina essa modalidade, a adequação foi mais rápida e simples. Já as que não tinham, ainda encontram dificuldades para gerenciar seus times, organizar as demandas e manter a empresa produtiva. 

Neste artigo eu vou trazer algumas vantagens e desvantagens do home office e dicas que implementamos aqui na Mainô, para que a produtividade do time se mantivesse mesmo no trabalho remoto. Vem comigo! 

O que é Home Office?

Na tradução para a língua portuguesa, o home office significa “escritório em casa” e hoje é um dos grandes temas quando o assunto é “trabalho do futuro”. Com a crise mundial do Covid-19 que estamos vivendo, esse “trabalho do futuro” precisou ser bastante antecipado. Apesar de muitos freelancers e empresas de tecnologia já adotarem esse formato há algum tempo, é necessário haver uma adaptação, já que o momento pediu que não 1 ou 2 funcionários trabalhassem de suas casas, mas toda (ou quase toda) a empresa. 

Preparando-se para o Home Office:

Assim como tudo na vida, há muitas vantagens de se trabalhar home office, mas também há desvantagens, além dos muitos mitos e verdades que rodeiam esse conceito. 

1- Procure um lugar tranquilo e confortável:

Lembre-se que você estará trabalhando de sua casa, mas não é por isso que você precisa sentar esparramado no sofá ou deitado na cama. Você precisará trabalhar durante suas 8 horas de forma produtiva. Então, busque uma escrivaninha ou uma mesa com uma cadeira confortável, se possível em um cômodo da casa que seja mais calmo e silencioso. Monte a sua estação de trabalho como se você estivesse no escritório e reforce a ideia de que trabalhar 8 horas não é abrir o computador rapidinho. É preciso ter foco e disciplina. 

2- Pijama não combina com Home Office:

Tire a sensação de que ainda está na cama. Tente manter a sua rotina normal de trabalho no escritório. Se você acorda cedo para se exercitar, ler ou meditar, continue fazendo isso. Se não, acorde no horário de sempre, tome um bom banho, vista uma roupa própria para trabalhar, afinal, ao longo do dia você pode precisar participar de reuniões, tome um bom café da manhã e depois sente no lugar que você reservou para começar o seu trabalho.

3- Converse com as pessoas que moram com você:

Antes de iniciar a sua rotina de trabalho, converse com as pessoas que moram com você. Deixe claro que você está no seu horário de expediente e por isso precisará de foco, concentração e dedicação. Não terá a possibilidade de arrumar algo, trocar uma lâmpada ou ir na padaria. Avise sobre os horários que você estará disponível e os que não estará.

4- Não seja um lobo solitário: Comunique-se! 

Se a comunicação já é essencial presencialmente, remotamente ela ganha uma proporção ainda maior. O trabalho remoto exige que você se comunique um pouco mais e de forma mais clara. Caso você sinta a necessidade de explicar algo mais complexo, não perca tempo fazendo isso por texto, chame num hangout ou use uma ferramenta de voz. Mais a frente eu vou indicar algumas que vão te facilitar muito nesse ponto. 

5- Cuidado com as interrupções: 

Na nossa rotina normal já é comum lidarmos com muitas coisas que tiram facilmente o nosso foco: redes sociais, os 20 grupos da família no WhatsApp, mais os 5 paralelos do trabalho, fora os dos amigos e aqueles grupos da época da escola. No home office isso pode atrapalhar ainda mais. Então, minha sugestão é: deixe o celular de lado, se você sofre de ansiedade e não consegue se controlar ao ver piscar uma notificação, desative-as temporariamente enquanto você estiver no seu horário de expediente.Combine um canal único de comunicação com seus parceiros de equipe que, de preferência, não seja o WhatsApp, assim você conseguirá se manter mais distante das distrações do celular. Evite também ficar acompanhando notícias a todo tempo. Estamos vivendo um momento difícil e ficar com a GloboNews, jornais e sites o tempo inteiro vendo sobre isso, pode causar um certo desespero e ansiedade. Escolha uma hora do seu dia para se atualizar sobre as notícias. 

6- O Home Office não é esse mar de rosas todo que se fala por aí…

Há quem pense que trabalhar em casa é sinônimo de acordar 12h, dar um rolê no mercado ou beber aquela cervejinha enquanto assiste um episódio da série favorita. Mas, para o home office funcionar, é preciso uma dose extra de disciplina, bastante foco e autocontrole. Você precisa ter disciplina para saber a hora de começar e de terminar o seu expediente, para organizar o seu espaço de trabalho, para gerenciar as suas tarefas e não se enrolar com os prazos. Você só atingirá a produtividade que precisa tendo foco e disciplina. 

7- …mas ele pode ser um dos melhores lugares para se trabalhar.

Existem muitos desafios nesse tipo de trabalho. Mas se você aprender a lidar com eles, a administrar o seu tempo e as suas tarefas, você vai perceber como a sua produtividade vai aumentar muito. Além do mais, no trabalho remoto, você evita o stress com deslocamento e trânsito. Você consegue otimizar o seu tempo e se dedicar a atividades físicas, leituras, meditação e uma boa alimentação. É um ganho enorme não só para o colaborador como para as empresas. 

Como gerenciar a sua equipe no home office?

Ter uma equipe toda em home office e ainda em um momento de crise, demanda muitos e novos desafios. Mas nada que com organização não se possa resolver. Na Mainô, cada gestor se organiza da forma que entende ser melhor para a sua equipe. Mas os alinhamentos são frequentes e estamos sempre abertos a ouvir e tirar quaisquer dúvidas rapidamente que venham a surgir, isso em todos os departamentos da empresa.

Aqui vou dividir com você algumas dicas de como organizamos nosso trabalho em equipe. Muitas delas já eram feitas no trabalho no escritório e foram intensificadas e adaptadas para o trabalho remoto. 

1- Alinhamentos diários: 

Algumas equipes, inclusive a minha, têm o hábito de fazer um alinhamento diário, logo no início da manhã. Em 30 minutinhos batemos todas as prioridades que precisamos resolver, trazemos pendências que ficaram do dia anterior e aproveitamos para alinhar o que foi dito em reuniões com outras equipes. Assim, mantemos a comunicação, o foco nas prioridades e o trabalho caminha muito bem. 

2- Reuniões semanais para apresentação de resultados:

O objetivo dessa reunião é apresentar os relatórios de resultados da semana e em cima disso traçar planos de ação e estratégias para as semanas seguintes. Assim permitimos que toda a equipe esteja a par dos resultados e possibilitamos que todos possam participar das decisões estratégicas. Essa ideia começará a ser implementada agora, no home office.

3- Brainstorm mensal para planejamento do mês:

Nossa, Priscilla, como você faz para realizar um brainstorm em home office? De início foi desafiador. No escritório fazemos esses brainstorms usando post-its e muita troca. Mas como fazer isso remotamente? Criamos uma planilha no google planilhas, onde todos podem acessar em tempo real e por videoconferência fomos estruturando as ideias e depois priorizando cada uma delas para estruturarmos no planejamento mensal. Foi uma experiência bem legal e deu super certo. Afinal, estamos remotos, mas o trabalho não pode parar, não é?

4- Pomodoro:

Na Mainô, usamos a técnica do pomodoro, excelente para gerenciamento de tempo e melhor execução das tarefas. A técnica é baseada na ideia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do nosso cérebro e estimular o nosso foco. Dessa forma, otimizamos a gestão do nosso tempo e nos tornamos mais eficientes.

Você só precisará de um timer ou cronômetro e fazer o seu “to-do-list”. Depois, basta dividir o seu tempo em períodos de 25 minutos. Nesse tempo você deverá trabalhar ininterruptamente em suas tarefas. Ao final marque um X nas tarefas concluídas. Em seguida, faça uma pausa de 5 minutos e retome o processo. A cada 4 ciclos, tente fazer uma pausa maior, de 25 a 30 minutos. 

5- Utilize ferramentas para gestão da sua equipe:

Como empresa de tecnologia que somos, já temos por hábito controlar tudo em nuvem e sistemas online. Isso já facilita muito o trabalho remoto, já que podemos acessar nossas pastas e documento de qualquer lugar. 

Abaixo, vou compartilhar com você uma listinha de ferramentas que utilizamos para controlar nossa rotina e produtividade:

  • Google Drive: Possibilita que possamos criar e armazenar documentos, permitindo a edição de maneira colaborativa e com um ótimo mecanismo de busca de arquivos. Como é em nuvem, podemos acessar de qualquer lugar;

  • LastPass: São tantas senhas para contas em sites, nuvem e apps que usamos diariamente que um serviço como esse é muito bem-vindo. O LastPass armazena todas as credenciais em um único lugar, deixando-as acessíveis para toda a equipe.

  • Discord: É o mais novo canal de comunicação interna da Mainô. Usávamos o Slack, mas quando aderimos ao home office em função dessa crise do Covid-19, optamos pelo Discord porque ele oferece além do recurso de texto para falar individualmente ou em grupos, o recurso de voz. No trabalho remoto isso facilitou demais a nossa comunicação.
  • Trello: É uma plataforma de gerenciamento e organização de projetos e tarefas. Por lá fica mais fácil de organizar as demandas da equipe, direcionando as tarefas de cada um e acompanhando o andamento e prazos. Para esse fim você também pode optar por usar o Asana. 

  • Google Hangouts Meet: Usamos essa plataforma para nossas reuniões de equipe. É um recurso avançado de videoconferências que permite que toda nossa equipe acesse ao mesmo tempo e compartilhe a tela de arquivos. 

  • Mainô: É o nosso sistema em nuvem que permite que realizemos toda a gestão de operações de importação, exportação e distribuição de mercadorias, com emissão e monitoramento de notas fiscais, controle de estoque, controle de contas a pagar e a receber, emissão de boleto entre outras coisas, de qualquer lugar. Basta ter acesso a internet. 

Conclusão

Viu como o trabalho remoto não é nenhum bicho de sete cabeças? 

Se conseguirmos seguir uma rotina certinha, como foco, disciplina e responsabilidade, preparando nosso “escritório em casa” com carinho e escolhendo as ferramentas necessárias para nos auxiliarem nesse processo, é sim possível fazer a sua empresa continuar entregando resultados satisfatórios, com muita produtividade e principalmente com segurança que esse momento pede muito. 

Tenha em mente três palavras-chave para o sucesso do home office: DISCIPLINA, FOCO e RESPONSABILIDADE

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