Documentos para Exportação: quais são e como emitir

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Se na importação a maior dificuldade dos empresários está na alta carga tributária envolvida, na exportação lidar com toda burocracia e documentação necessária é um dos maiores entraves. Mesmo com as simplificações promovidas pela Receita Federal por meio do SERPRO nos últimos anos, ainda existe uma grande quantidade de documentos que precisam ser emitidos numa exportação para realizar todo processo com segurança.

Embora existam muitos documentos relacionados a todo o processo de exportação, nesse artigo iremos focar naqueles que são responsabilidades da empresa exportadora. São eles:

  • fatura proforma;
  • comercial invoice;
  • packing list; 
  • nota fiscal de exportação.

Além desses, existem diversos outros documentos que devem ser gerados num processo de exportação. Entretanto, usualmente, eles são de responsabilidade do despachante aduaneiro envolvido na operação ou da empresa de transporte e, por isso, não serão abordados neste artigo.

Entendendo a linha do tempo de uma exportação

Para entender melhor os documentos que precisam ser gerados numa exportação, primeiramente é preciso entender a linha do tempo da mesma. Dessa forma, você saberá exatamente quando cada documento deve ser emitido e quem é o responsável por ele. Para facilitar o entendimento, adotaremos a metodologia desenvolvida por Carlos Araújo, despachante aduaneiro e criador do ComexBlog, que divide a exportação em 4 fases:

  • Fase Comercial
  • Pré-Embarque
  • Fase Aduaneira
  • Pós-Embarque

Fase Comercial

A fase comercial, como o próprio nome sugere, diz respeito a tudo que envolve as condições comerciais de uma exportação, ou seja, a negociação entre importador e exportador. Nessa etapa, são emitidas a Fatura Proforma e a Comercial Invoice.

Pré-Embarque

A fase de pré-embarque inicia o trabalho operacional da exportação. Uma vez que a parte comercial e os prazos estejam todos definidos, é necessário agora realizar o planejamento logístico da operação. Nessa etapa são realizadas tarefas como:

  • Escolha da transportadora
  • Identificação do terminal do contêiner para retirada do vazio
  • Agendamento do local e data de ovação do Contêiner
  • Iniciação do processo de exportação com o despachante aduaneiro
  • Solicitação do modelo de draft ao armador / agente
  • Confirmação dos deadlines e liberação alfandegária
  • Confirmação da Estufagem (ou ova) da carga
  • Solicitação da programação ao porto para confirmação do embarque

Nesta etapa são emitidos o Draft do BL, o Packing List e a NF-e de exportação.

Fase Aduaneira

A fase aduaneira se inicia com a emissão da DU-e (Declaração Única de Exportação), que usualmente é emitida pelo despachante aduaneiro e deve ser vinculada a NF-e de exportação. Após a emissão deste documento eletrônico, que pode ser realizada tanto pelo portal siscomex quanto por sistema próprio (via webservices), o despachante irá acompanhar a parametrização da carga, podendo apresentar os seguintes resultados:

  • Canal Verde: a mercadoria é liberada para embarque
  • Canal Laranja: necessidade de conferência documental
  • Canal Vermelho: necessidade de conferência física das mercadorias

Pós-Embarque

A fase do pós-embarque visa garantir que a mercadoria chegará ao seu destino. Por mais difícil que seja imaginar, você pode preparar toda documentação, agendar o embarque, e descobrir, tarde demais, que a mercadoria não foi embarcada. Para ter certeza que a carga foi embarcada, o despachante aduaneiro deve consultar no site especializado do armador. Só então o despachante poderá emitir a via final do conhecimento de carga.

É hora de, então, reunir todos os documentos relacionados à exportação, juntamente com os certificados necessários, dependendo da carga, para entregar ao cliente final. Essa entrega pode ser feita por meio digital, caso seja aceita pelo cliente, ou enviada por courrier.

Cobrança

As cobranças são uma etapa à parte, pois é um processo que pode ser realizado de diferentes formas, dependendo da negociação com o cliente. Um modelo comum, por exemplo, é solicitar uma entrada para iniciar a produção das mercadorias e, em seguida, o restante antes do embarque.

Nesse momento, é importante entender que receber valores do exterior não é um processo tão simples quanto receber um PIX. É necessário realizar um pré-cadastro com seu banco ou com uma corretora de câmbio cadastrada no BACEN para realizar a operação. É importante que esse cadastro seja realizado com antecedência, de forma que a empresa possa estar apta a aproveitar oportunidades de fechamento com taxas de câmbio favoráveis.

Nesse processo, existem empresas chamadas correspondentes cambiais, que são autorizadas por bancos e corretoras de câmbio a realizar tais operações. A Mainô, por exemplo, é correspondente de algumas corretoras e bancos. Para saber mais, clique aqui.

Vamos às documentações

Conforme mencionado anteriormente, o foco deste artigo são os documentos que são responsabilidades da empresa exportadora: fatura proforma, comercial invoice, packing list e nota fiscal de exportação.

Fatura Proforma

A Fatura proforma é o primeiro contrato que as partes geram entre si. Este documento é emitido pelo exportador e formaliza a tomada de preços e intenção de compra do importador. Na prática, funciona de forma muito semelhante a um orçamento, só que para operações que envolvam comércio exterior.

Embora não haja um layout formal para o documento, a Fatura Proforma deve conter as seguintes informações:

  • Partes envolvidas na transação
  • Condições comerciais
  • Mercadorias e quantidades
  • Preços na moeda negociada
  • Local de Entrega
  • Modalidade de Transporte
  • Incoterms
  • Prazos de Entrega

Fatura Proforma

É comum o exportador solicitar o aceite do importador, podendo esse aceite ser realizado por meio digital. Nesse caso, o importador poderá imprimir o documento, assiná-lo, digitalizá-lo e devolvê-lo ao exportador, ou até mesmo responder o e-mail aceitando o orçamento

Comercial Invoice

Se anteriormente comparamos a Fatura Proforma a um orçamento, podemos comparar a Comercial Invoice a um pedido. A invoice é o documento que representa a formalização da negociação, e é utilizada como uma declaração aduaneira fornecida pelo exportador. Assim como a Fatura Proforma, a Comercial Invoice não possui um layout padrão, mas deve conter as mesmas informações da Fatura Proforma, já citada anteriormente.

Após a formalização do pedido com a comercial invoice, já deve ser possível saber quando a carga estará pronta e iniciar o planejamento logístico, realizando o booking da carga com o agente de carga ou armador, a reserva do embarque, etc. Dessa forma, é possível montar todo o planejamento para a próxima etapa.

Packing List

Guia de Exportação

Para quem não está familiarizado com o comércio exterior, pode ser que packing list soe como novidade. Entretanto, não é nada mais que um romaneio de carga para operações de comércio exterior. Ele deve descrever, individualmente, os volumes das embalagens transportadas, pesos líquidos e bruto, dimensões, numeração dos volumes e conteúdos de uma importação ou exportação. 

O romaneio auxilia no controle de cargas, que alimenta os sistemas de rastreamento de envios. Com o seu uso, embarcadores, transportadoras e carreteiros têm uma informação adicional sobre o progresso do envio.

Seu objetivo é auxiliar o controle de cargas, facilitando a identificação, localização e conferência dos itens de um lote por parte da fiscalização.

Assim como a fatura comercial, não existe um modelo padrão para este documento, mas é imprescindível que contenha os seguintes campos:

  • Quantidade total de volumes;
  • Marcação dos volumes;
  • Identificação dos volumes;
  • Espécie dos volumes (caixa, pallet etc); e
  • Peso líquido, peso bruto, dimensões unitárias e o volume total da carga.

Packing List

NF-e de Exportação

A nota fiscal é o documento que consolida, junto ao fisco, a entrada ou saída de mercadorias no estoque de uma empresa. Entretanto, na exportação, desde 2018, quando a DU-e (Declaração Única de Exportação) foi implementada, a nota de exportação ganhou ainda mais protagonismo na operação de exportação.

Isso ocorre porque grande parte das informações da nota de exportação devem ser transportadas para a DU-e, que é o documento mais importante do despacho aduaneiro na exportação. Sendo assim, qualquer erro na nota irá refletir em erros no despacho aduaneiro, que podem gerar multas ou atrasos.

Se você já emitiu uma nota fiscal de venda, saiba que a emissão de uma NF-e de exportação é muito semelhante. Entretanto, existem algumas particularidades que devem ser levadas em consideração para evitar erros. São elas:

CFOP

Deve-se iniciar com o numeral 7. Por exemplo, 7.101 (Venda de produção do estabelecimento) ou 7.102 (Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros).

Destinatário

O destinatário das mercadorias deverá ser uma empresa com sede no exterior. Ou seja, os campos de UF e Município deverão ser preenchidos com “EX” e “Exterior” respectivamente, além de ser necessário selecionar um país que não seja “Brasil”. Também vale lembrar que o destinatário da nota, no caso de exportação, não possuirá CNPJ. Parece óbvio, mas muitos sistemas ainda obrigam que o CNPJ do destinatário seja preenchido.

Quantidade e Unidade de medida: Comercial x Tributável

Essa costuma ser a grande “dor” de se elaborar uma NF-e de exportação, principalmente para aqueles empresários que não possuem sistemas especializados em comércio exterior. O governo regulamenta qual unidade de medida deve ser utilizada para cada NCM. Sendo assim, muitas vezes a unidade de medida utilizada pela empresa para comercializar seus produtos (comercial) pode ser diferente da unidade de medida regulamentada pelo governo (tributária). Esta última, na exportação, costuma ser chamada de “unidade de medida estatística”, pois a uniformização das unidades de medida ajuda o governo a elaborar estatísticas sobre o comércio exterior.

Para exemplificar, imagine que sua empresa comercializa sais de banho perfumados em pacotes de plástico, cujo NCM é 3307.30.00. Entretanto, para este NCM, a receita regulamenta que a unidade de medida tributária deve ser KG. Sendo assim, você precisará saber quantos KG pela 1 pacote da sua mercadoria.

Um bom sistema que atenda exportadores permitirá que você cadastre essa informação em seu estoque, de forma a facilitar a geração da nota de exportação.

Local e UF de Embarque

Esses são campos obrigatórios na nota fiscal de exportação. Você deverá informar o estado e o local onde a mercadoria foi despachada. Por exemplo, “SP” e “Porto de Santos” respectivamente.

Tributos

Com o objetivo de estimular as exportações, os tributos nesta operação são isentos ou não incidentes.

Veja a seguir uma nota de exportação pronta:

Nota de Exportação

Veja, a seguir, um trecho do XML da nota de exportação, podemos verificar que os campos de unidade de medida comercial e unidade de medida tributária, bem como suas quantidades, podem ser diferentes.

Trecho do XML da nota de exportação

Com a NF-e de exportação devidamente transmitida e autorizada pela receita, o despachante aduaneiro poderá seguir com a emissão da DU-e.

Conclusão

A exportação, assim como todo o comércio exterior, exige especialização. Uma nota fiscal de importação ou de exportação não é igual a uma nota fiscal padrão. Uma fatura não é apenas um pedido, existem algumas informações que são imprescindíveis, assim como um packing list não é apenas um romaneio. A emissão incorreta desses documentos poderá acarretar em multas ou atrasos na operação, por isso é importante buscar ajuda especializada, seja de despachantes aduaneiros, assessorias ou consultorias. E, se você atua no comércio exterior, ao buscar um software para atender suas necessidades, busque soluções que foquem em atender empresas que atuam no comércio internacional.

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