Muitas empresas ainda usam planilhas para gerenciar dados. Porém, essa é uma prática cada vez menos eficiente. Isso porque ela apresenta problemas de segurança, demora no cruzamento de dados, erros, perda de dados, entre outras falhas que podem comprometer o seu negócio.
Imagine uma empresa que utiliza planilhas para gerenciar dados enquanto as suas concorrentes utilizam um software específico para a gestão da empresa. Todo o tempo perdido com o cruzamento de dados e em busca dos erros identificados certamente faz uma grande diferença nos resultados que essa organização pode alcançar no mercado, não é?
Empresas que usam softwares para gestão de dados possuem maior competitividade, agilidade na tomada de decisões, taxa de retrabalho menor, entre outras vantagens.
Neste artigo veremos 4 motivos pelos quais uma empresa não deve confiar em planilhas para gerenciar dados. Confira.
4 motivos para não usar planilhas para gerenciar dados
Por muito tempo as planilhas foram muito eficientes para gerenciar os dados empresariais e representaram um grande avanço em relação aos controles feitos no papel. Entretanto, a tecnologia segue evoluindo e as planilhas já não são a melhor alternativa para essa finalidade.
Veja 4 motivos que comprovam que você não deve mais utilizar planilhas para gerenciar dados da sua empresa.
1. Falhas de segurança
O uso das planilhas para gerenciar dados apresenta sérios problemas de segurança – que estão relacionadas à confiabilidade dos dados e ao controle de acessos.
Por ser um software que funciona através de fórmulas complexas, não é incomum que um usuário menos experiente insira informações nas células erradas e comprometa a qualidade dos dados gerados.
Além disso, é muito difícil exercer um controle sobre quem acessa os arquivos que reúnem os dados empresariais – tornando as informações vulneráveis.
2. Lentidão nos processos internos
Quando o excel começou a ser utilizado no ambiente empresarial, um dos seus grandes destaques era o ganho de tempo proporcionado pelo uso de fórmulas – que agilizam os cálculos e podem extrair informações automaticamente. Entretanto, hoje em dia existem outras soluções que fazem esse processo de forma mais rápida e eficiente.
Em vez de perder tempo preenchendo diversas planilhas do excel, é possível utilizar um software de gestão empresarial que integra e centraliza os dados de todos os setores da empresa. Isso gera um grande ganho de tempo com a automação.
3. Maior dificuldade no acesso aos dados
Outro aspecto que deixa o excel atrás das outras soluções disponíveis para a gestão empresarial é a dificuldade no acesso dos dados. É possível abrir uma planilha apenas no computador em que ela está salva, sem a possibilidade de acessar os dados através de outros dispositivos.
Softwares que usam tecnologias mais modernas como o armazenamento na nuvem permitem que esses dados possam ser acessados de qualquer lugar, por qualquer dispositivo que esteja conectado à internet.
4. Baixa integração das informações
Apesar de possuir muitas funcionalidades que auxiliam no gerenciamento dos dados da empresa, o excel possui limitações na integração das informações.
Mesmo que você consiga criar um ótimo controle financeiro, é muito difícil integrar esses dados com o controle de estoque ou utilizar as informações inseridas na nota fiscal de forma automática.
Sistema de gestão: uma ótima solução para os seus problemas
Já imaginou integrar todas as informações da emissão de NF-e, controle de estoque, cobranças e monitoramento de notas fiscais recebidas contra seu CNPJ, monitoramento tributário? Essas são algumas das rotinas que não podem ser realizadas com uma planilha do excel para gerenciar dados, mas estão inclusas em um sistema de gestão, como o Mainô e o Comex NF-e.
Essas ferramentas são desenvolvidas especialmente para facilitar o controle empresarial e gerar dados úteis para o gestor – automatizando processos e aumentando a produtividade da organização. Todos esses ganhos internos contribuem positivamente para os resultados alcançados no mercado.
Você ainda utiliza uma planilha no excel para gerenciar dados? Gostaria de conhecer melhor as funcionalidades de um sistema de gestão?
