O que fazer quando você perde suas notas fiscais?

Apesar de explicar no seu próprio nome, muitas pessoas ainda confundem o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). E é também comum se esquecerem de que o documento que tem importância e validade para o fisco é o arquivo .xml.

Dessa forma, o contribuinte passa a se preocupar com o documento errado e acaba descuidando do arquivamento correto das suas  Notas Fiscais Eletrônicas e ela acaba sendo extraviada ou perdida. Nesse caso, o que fazer quando suas notas fiscais são perdidas?

Obrigatoriedade da guarda das notas fiscais

O Ajuste Sinief 7, de 30 de setembro de 2005 indica que a apresentação do prazo para o arquivamento dos documentos fiscais é de 5 anos (mais o ano corrente). Esse prazo diz respeito às notas fiscais recebidas e aos documentos emitidos.

Essa prática é importante já que é o período necessário para que o governo possa cobrar por tributos não lançados, também chamado de período decadencial de cobrança da dívida. Tendo a posse dos documentos fica mais fácil para o contribuinte provar sua adimplência.

Além disso, fornecedores, prestadores de serviços ou quaisquer outras pessoas (físicas ou jurídicas), com as quais se negociou, podem realizar cobranças equivocadas. Com a posse dos documentos, dirimir dúvidas fica muito mais fácil.

Consequências da perda de notas fiscais

Perder documentos fiscais poderá expor a empresa a autuações. Ela pode ser obrigada a pagar multa pelo descumprimento da obrigação acessória, que pode ultrapassar o limite de R$ 1.000,00 por documento perdido.

Também é possível ser aplicada pena de reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, conforme nos traz a lei 9.964, de 10 de abril de 2000, no texto do seu artigo 1º.

O que fazer ao se perder uma NF-e?

É obrigação de cada empresa ter rígido controle sobre a guarda de seus documentos. Apesar desta tarefa ficar muito mais fácil quando se trata da NF-e pode haver alguns problemas.

Antes era necessário ter um grande espaço físico para guardar as notas fiscais. Inclusive, algumas empresas até alugavam espaços especialmente para isso. Agora, a NF-e trouxe uma nova realidade.

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Como é um arquivo digital, pode ser facilmente armazenado em locais mais compactos, como computadores ou HDs externos. Apesar da exigência de investimentos iniciais em novos recursos tecnológicos, são documentos mais fáceis de serem organizados, buscados e consultados, em comparação às notas fiscais impressas.

Mas essa vantagem também tem seus pontos negativos. Um deles é que fica mais fácil perder esses dados caso os dispositivos em que estão armazenados sofram algum tipo de avaria. Por isso é importante adotar estratégias que garantam mais segurança a esses dados.

Mesmo assim, caso perca suas notas, é essencial verificar junto à Secretaria da Fazenda do seu estado os procedimentos corretos necessários para recuperar seu arquivo .xml, bem como junto a seus fornecedores aqueles emitidos para a sua empresa, pois é de sua competência a correta guarda e organização dessas informações.

Soluções práticas para evitar a perda de suas NF-es

Atualmente existem várias maneiras de se proteger contra os infortúnios da perda de documentos fiscais. Um deles é contratar uma empresa de tecnologia da sua confiança para realizar a guarda desses documentos na nuvem, utilizando um sistema ERP.

Adotar um bom software garante mais segurança e evita a perda de suas NF-es. Além disso, ainda permite a comodidade de poder acessar seus documentos em qualquer parte do mundo, bastando apenas ter tablet, smartphone ou um computador conectado à internet.

Determinados softwares auxiliam, inclusive, a monitorar seu CNPJ e a lhe manter atualizado sobre cada nota fiscal emitida para ele, evitando fraudes, dando mais segurança ao seu controle de estoque e aos processos da sua empresa.

A NF-e veio para revolucionar o fisco e trouxe consigo muitas mudanças positivas para as empresas, as instituições públicas e para toda a sociedade. Porém, muitas leis anteriores a ela ainda continuam valendo e atendê-las no ambiente da NF-e pode ser um desafio para muitas empresas, devido, principalmente, aos recursos iniciais financeiro e de capital humano.

No entanto, até mesmo esse desafio pode ser positivo, já que ele impulsionou as organizações a otimizarem seus processos. Nesse contexto, uma ideia é importante: contar com os recursos tecnológicos especializados para se adaptar a essa nova maneira de emitir documentos fiscais ainda é a estratégia mais inteligente para o seu negócio.

Para você, qual amelhor forma de organizar suas notas fiscais eletrônicas? Deixe sua opinião em nossos comentários!